Overture User Manual

Overture is a production management platform for performing arts venues. This manual covers every page, tab, and workflow in the application — and the companion Shift Planner. Use the table of contents on the left to jump to any section.

Overview

Overture is a single-page web application that centralises event planning, multi-day productions, staff scheduling, resources, contracts, contacts, and financial reporting for a venue. All data lives in a MySQL database and synchronises in real time across every open browser tab. The app never needs to be reloaded.

Key concepts:

Event — a single performance, rehearsal, load-in or other activity on a specific date.
Production — a multi-date run made up of a master event (no date) and one or more child events (one per date).
Contact / Account — an external organisation or individual linked to an event.
Staff — internal personnel allocated to events, organised by department.
Resource — equipment or any other item that can be reserved for an event.
Catch — a saved query that filters events, staff or resources for ad-hoc reports.
Contract — a generated PDF agreement based on a configurable template, with an optional questionnaire and digital signing flow.

A separate Shift Planner companion app shares the same staff and event data and is documented later in this manual.

Login & Users

When you open Overture you are prompted to select your user account from the list and enter your password. Each user belongs to a role (e.g. Admin, Producer, Viewer) that controls which pages and actions are available.

First-time password change

If an admin marks an account with must change password, the user is forced to set a new password before they can use the app.

Online indicator

Staff cards show a small green dot in the top-right corner of the avatar when a user linked to that staff member is currently active. Presence updates every 30 seconds and clears automatically when the browser tab is closed.

Stay signed in & sessions

Signing in creates a secure server session, stored in a protected cookie that page scripts cannot read. The Stay signed in on this device checkbox on the login screen controls how long it lasts:

Ticked — the session stays valid for up to 30 days and slides forward every time you use the app, so day-to-day use never logs you out. It survives browser closes, reboots, and (on iOS) the OS evicting the PWA.
Unticked — a shared-device session: it ends when you close the browser, and in any case after 12 hours. Use this on public or shared computers.

The default is on when running as an installed app (PWA) and off in a regular browser. If a session expires while you're away, the app returns you to the login screen — just sign in again. Tap Sign out in your profile menu at any time to end the session immediately on this device.

Two-factor authentication (2FA)

Overture supports time-based one-time passwords (TOTP) compatible with Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator, and any other RFC 6238 app. Once enabled, signing in requires both your password and a 6-digit code from your authenticator.

To enable 2FA on your account:

Click your name/avatar in the top-right corner to open the profile modal.
In the Two-factor authentication section, click Enable 2-factor authentication.
Choose how to pair: Scan QR code (point a phone authenticator at the on-screen code — fastest if your phone is in your hand and Overture is on a desktop), Open in authenticator (taps through to your phone's authenticator if you're enrolling from the same device), or copy the setup key and paste it into the app manually.
Type the first 6-digit code your app generates into the input field and click Confirm & enable.

From now on every sign-in shows an extra step asking for the current code.

To disable (non-admin accounts only): open the same section and click Disable — you'll be prompted for a current code first.

Trust this device for 30 days

On the 2FA challenge screen there's a Trust this device for 30 days checkbox. When ticked, Overture stores a signed trust token on the device — your next 30 days of sign-ins on that browser/PWA skip the 6-digit prompt straight after entering your password. The token is per device + per account: enabling it on your laptop doesn't trust your phone, and signing in as a different user on the same device starts a fresh 30-day window for that account. Sign out manually to invalidate the token immediately; otherwise it expires on its own. On shared computers, leave the box unticked.

Admin accounts must use 2FA. Admins are forced to enable 2FA at first sign-in and cannot disable it themselves. If an admin loses their device, another admin must reset it for them (see below).

Admin: reset another user's 2FA

When a user loses their phone or buys a new one, their codes won't validate anymore. Any admin can reset the 2FA on any account:

Open Settings → Users.
Find the user in the table — a Reset 2FA button appears next to their Edit button when 2FA is currently enabled.
Click it and confirm. Their next sign-in uses just the password; they can re-enroll a new authenticator app from their profile modal afterwards.

Passkeys (Face ID / Touch ID / Windows Hello)

A passkey lets you sign in with your device's biometric or PIN instead of typing a password and 2FA code — one tap. Passkeys are phishing-resistant: they only work on the real Overture site, and no password or fingerprint ever leaves your device. A passkey satisfies both factors at once, so it replaces the password + 6-digit code for daily sign-in (your password and 2FA stay as backup).

To add a passkey:

Sign in normally, then click your name/avatar → open the profile modal.
In the Passkeys section, click Add a passkey on this device.
Approve with Face ID / Touch ID / Windows Hello / your device PIN. The passkey appears in the list.

To sign in with a passkey: on the login screen tap 🔑 Sign in with passkey and approve the prompt — no username needed.

Remove a passkey any time from the same Passkeys section (tap Remove next to it).

Good to know: If your devices sync passkeys (Apple iCloud Keychain, Google Password Manager), a passkey created on one Apple/Google device works on your others automatically — you'll still see a single entry in the list. Passkeys are tied to the site's address, so a passkey made on the live site won't appear on the demo site, and vice-versa. On a brand-new device outside that sync (a Windows PC, an Android phone, a security key), add a fresh passkey there. Lost all your devices? Sign in with your password + 2FA and add a new passkey.

Tip: Only an Admin can create or delete user accounts. Go to Settings → Users to manage them.

Mobile App (PWA)

Overture is a Progressive Web App. There's nothing to download from an app store — you install the live site as an app directly from your browser. The installed app gets its own icon, runs in a standalone window without browser chrome, and (on iOS) is the only way to receive system push notifications.

Install on iPhone / iPad (Safari)

Open Overture in Safari (not Chrome — iOS only allows PWA install from Safari).
Sign in once so the app remembers your account.
Tap the Share button (the square with an arrow pointing up) at the bottom of the screen.
Scroll the list and tap Add to Home Screen.
Confirm the name and tap Add.

An Overture icon now sits on your home screen. Open it from there — not from Safari — to use the standalone app and to enable push notifications.

Install on Android (Chrome / Edge)

Open Overture in Chrome or Edge.
You'll usually see an Install app banner at the bottom — tap it. If you missed it, open the browser menu (⋮) and choose Install app or Add to Home screen.

Install on desktop (Chrome / Edge)

Open Overture in Chrome or Edge.
Look for the install icon at the right edge of the address bar (a small monitor with a down-arrow).
Click it and confirm.

Updates

The PWA auto-updates in the background. When a new version is available, the app reloads itself once the new files have downloaded. You can confirm which version you're running by checking the small version label in the bottom-right corner of the app window.

iOS slow to update? If you're sure a new version was deployed but the version label still shows the old number, force-quit the PWA from the iOS app switcher (swipe up from the bottom and pause, then swipe the Overture card up) and reopen it from the home screen. iOS sometimes caches the app aggressively.

Real-time Sync

Overture polls the database every 15 seconds and merges any changes other users (or other tabs of yours) have made. There is no "Save and refresh" workflow — edits flow live. A small online status pill in the topbar shows whether the live sync is healthy.

Edits in another tab appear in this tab on the next poll.
Field-level dirty tracking protects what you're typing: while a field has unsaved changes, the poll won't overwrite it.
Local-first writes — changes save immediately to local storage, then to the server. If the server is briefly unavailable, your work is queued and pushed when the connection returns.
Cross-tab portal sync — when a client submits the portal form in another tab, the change shows up here without a reload.

Catch reports and other "snapshot" views can be refreshed on demand using a ↻ Re-run button (see Catch below).

Navigation

The icon sidebar on the left edge of the screen contains links to every main section. Click an icon to navigate; the active page is highlighted. The notification bell appears in the topbar — see Notifications.

Icon	Page	Description
⊞	Dashboard	At-a-glance summary of the current week
📅	Calendar	Visual week / month / list calendar with venue filtering
👤	Contacts	Client and partner contact database
📋	Events	Tabular list of all events; supports grouping by production
👥	Staff	Staff directory with online presence dots
⏱	Timeline	Horizontal staff scheduling timeline (Gantt-style)
🔧	Resources	Equipment and room inventory
🕵	Catch	Saved queries for ad-hoc reports across the app
📊	Reports	Revenue and ticket charts (Tixly-driven)
⚡	Integrations	External system connections (Tixly, Make, Drive, feeds)
⚙	Settings	All configuration options including Contract Templates

Dashboard

The Dashboard gives a live overview of activity for the current week:

Stats bar — events this week, confirmed vs tentative, tickets sold, weekly and YTD revenue (revenue requires a Tixly connection).
Upcoming events — the next events in the current week, sorted by date.
Needs Attention — events that are upcoming but still tentative, missing a venue, or overdue on submission deadlines.
Staff on today — all staff allocated to today's events with their shift times.
Venue utilisation — bar per venue showing how heavily it is booked this week.
Top Contacts — the contacts most frequently linked to events.
LIVE indicator — events currently happening (based on system time) get an animated red LIVE badge on the Dashboard and Calendar.

Tip: Click any event row in "Upcoming events" to open that event's inspector.

Calendar

The Calendar is the primary view for navigating events over time. Three view modes are available at the top right:

Week — a 7-column grid Monday to Sunday. Events appear as colour-coded blocks inside each day column. Drag and drop to move events between dates.
Month — a traditional monthly grid. Each day cell lists event titles with mini status dots.
List — a flat, date-ordered list of all events suitable for printing.

Navigation

Use ‹ and › arrows to step backward or forward; Today snaps to the current date. A mini calendar in the sidebar lets you jump to a specific date.

Venue filter

The collapsible venue list on the left (or a row of pills, depending on layout) lets you show or hide events per venue. Each venue has a colour matching its calendar blocks.

Creating an event

Click an empty day cell, or the + New event button, to open the production wizard. Fill in title, type, status, venue, date and optional contacts; the wizard supports both single-day events and multi-day productions (master + auto-generated children).

Drag-and-drop & conflict detection

Drag any event to a new date / time. If the move overlaps another booking in the same space, you get an inline warning and can choose to override (e.g. for an intentional load-in inside another event's window). Same-space concurrent events are flagged in red wherever they appear.

Recurring & multi-day events

Recurring patterns can be set up at creation time. Multi-day productions (see Productions) span a continuous run of dates and propagate the master's metadata to each child date.

Closed days

Custom closed days (per venue or organisation-wide) and bank holidays appear visually on the calendar and prevent accidental bookings.

Set as Unavailable (single date or range)

Right-click any empty day-cell in a venue column to mark that date as unavailable — useful for construction, maintenance, cleaning, private holds, holiday closures and the like. The dialog supports:

Single date or range — pick a From and To date. Leave them equal for one day; spread them for a whole construction window.
Preset reasons with emojis — 🚧 Construction, 🔧 Maintenance, 🧹 Cleaning, 🔒 Private booking, 🏖 Holiday closure, 🎭 Rehearsal hold, ⚙️ Tech installation, 📦 Storage / load-in, ⛔ Closed, 🚫 Other.
Custom label overrides the preset name (e.g. "New stage floor installation").
Optional note shown on hover and inside the right-click menu (contractor name, contact, extra details).

The marked cell fills with a muted grey diagonal-striped wash and shows the emoji + label. Clicking the cell does not open the event inspector — unavailability isn't an event, just a hold on the space.

Removing an unavailability

Right-click any unavailable cell and pick Remove unavailability. If you originally created a range, you're asked whether to remove just this date or all N dates in the range. Single-date entries are deleted with one confirmation click.

Tip: Colour coding follows the event-type palette configured in Settings → Event Types. Renaming a type automatically migrates all events using it — no manual relinking required.

Events (List View)

The Events page shows every event grouped by month. Each month is a foldable section with a header that rolls up its totals — for example "June 2026 · 12 events · 4 820 / 6 500 sold" — so you read a whole season at a glance. Click a month header to fold it; empty months collapse to a single line. Fold state is remembered per month.

Date-rail cards — each event is a card with a bold date block on the left and, on the right, its type, venue, genre, status pill and a ticket bar.
Multi-day productions show as one card with a date range (e.g. 16–20) and a ★ N dates badge. Click the chevron to unfold the run into a tree of its child dates; click the card body to open the production master.
Auto-scroll to today — opening the page jumps to the first event dated today-or-later, scrolling past finished events. If everything is in the past it lands on the most recent.
Completed stamp — events whose date has passed are dimmed and marked ✓ Completed (the status pill is hidden for them). A production is stamped complete once its last date has passed.
Edit button — the pencil on each card, production header and child date opens the quick-edit modal without leaving the list.
Filters narrow by status, type, genre, year and season; Expand all / Collapse all fold every month and production at once.

Click any card to open the Event Inspector.

Merging events into a production

Use Merge in the toolbar to combine separate events into one multi-day production — for example when a re-import brings more dates for a show you already have, or when two single-day events belong together.

Choose Merge into — an existing production, or Create a new production (then give it a title).
Tick the events to fold in: whole productions (moves all their dates) and/or individual standalone events.
Merge events — each selected date becomes a child of the target master. Its own schedule, staff, spaces and ticket figures are kept; only its production grouping changes.

An emptied source production (all its dates moved out) is removed automatically. The merged production opens in the Inspector afterwards. Merging writes to the shared database, so all sessions see it on their next sync.

Event Inspector

The Event Inspector is the central editing panel for a single event. It opens when you click any event in the Calendar, Events list, or Dashboard. The header shows the event name, venue, date / time, producer, status badge and type badge. If the event belongs to a production, the production name and previous / next-date arrows appear at the top.

The inspector is divided into tabs (visibility depends on permissions):

📋 Info tab

Core event metadata:

Field	Description
Title	Name shown on the calendar
Type	Category (Concert, Theatre, Conference, etc.) — drives colour coding
Status	Booking lifecycle (Tentative, Confirmed, Cancelled, etc.)
Genre	Optional sub-categorisation used by Catch and reports
Venue	The space where the event takes place
Date / Day	Specific date, or recurring weekday if no date is set
Time / Booking window	Show start, plus the wider booking window (load-in to load-out)
Producer	Internal staff member responsible for this event
Production	Links the event to a multi-date production record (master / child)
Capacity	Total capacity; drives sold-percentage
Sold / Revenue	Ticket sales (synced from Tixly when connected)
Price group	Links to a pricing template from Settings → Pricing
Client contacts	One or more contacts; searchable, multi-select
Organizer / Account	Promoter or organisation booking the event
Notes	Free-text internal note

Edits save automatically when you blur a field or navigate away.

🏛 Spaces tab

Lists the venue spaces (rooms, stages) assigned to this event. You can add or remove spaces, set per-space usage windows, and flag whether each space is included in the rental price. Conflicts with other events on the same space are highlighted in red.

⏱ Schedule tab

A time-ordered list of schedule items for the day — load-in, sound check, doors, show, show end, load-out, etc. Each item carries a category, a label and a time, and is auto-sorted chronologically.

Categories can carry special flags configured in Settings → Schedule:

Show start / end markers (used for ticket-window logic and reports).
Rental Start / End markers — define the billable rental window. The Contract Builder's Rental schedule question reads from these and can write to them.
Duty markers per department — when a department's "on duty" item is present on the schedule, staff in that department auto-inherit those times.

👥 Staff tab

Shows all staff allocations for this event. Each row displays the staff member's name, role, booking window (when they are contracted to be on site) and actual shift window (when they are working).

Add placeholder roles to plan positions before specific staff are confirmed; replace a placeholder with a real person at any time.
Per-allocation multi-day mode (this date / all production dates / select dates) speeds up filling a long run.
Inline notify compose box and a "notify all" option send shift notifications. The compose box supports @-autocomplete: type @ followed by a name to mention a specific staff member, role or department. Prefix the name with ! (e.g. @!Anna) to fire an urgent notification — same content, but it lands as a red push instead of the usual neutral one. Autocomplete still works while typing past the ! — the exclamation mark is preserved in the final mention so the receiver knows it was sent urgently.
Departmental coverage gaps surface in Catch's Day coverage subject.
A / B responsibility tags — small A and B buttons on each allocation (always visible) mark who is lead and who is support. A = responsible / main person (gathers information, carries the responsibility); B = support (assists the A, no equal responsibility). Handy when two people share a role — e.g. two light technicians, A-light and B-light. Several A's are allowed across different roles (e.g. an A-light and an A-sound on the same event). A-tagged people always sort first, and the tag renders as a prefix like A-Light technician. Click a set tag again to clear it.
Duty-window sync — a booking's start/end follows the schedule's on/off-duty markers automatically, including markers added after the person was booked. Editing the times by hand stops the auto-sync for that one allocation.

🔧 Resources tab

Lists equipment and other resources reserved for this event. Add resources from inventory by clicking + Add resource and searching by name. Each item shows quantity, notes, condition and return status. The system warns if a resource is over-allocated across overlapping events.

📝 Instructions tab (Production)

Customisable per-event instruction fields — Lighting, Sound, FOH, Marketing, Stage Manager, plus any custom fields you've defined in Settings → Instructions. Three field types are supported:

Multi-line text for paragraph-style instructions.
Single-line for short values like "Pin code", "Wifi password", "Door time".
Yes/No for checklist items.

Each saved value carries an audit line ("saved by … on …"). Values written by a contract questionnaire show a teal 📩 from contract badge so you can tell at a glance which instructions came from a generated agreement (and may be overwritten if the contract is regenerated).

"Sticker" line fields can be promoted to the inspector header so critical info — door time, dress code — is always visible.

Production chat

The Production tab also hosts the per-event chat panel. Type a message and press Send; everyone in the production sees it in real time. Use @ to mention a specific staff member, role or department — autocomplete suggests matches as you type. The mentioned person gets a bell notification and (if they've enabled push) a system notification that deep-links them straight back to this tab.

Prefix the name with ! (e.g. @!Anna) to send an urgent mention. Urgent mentions land as a red push notification so they stand out against routine alerts. Autocomplete works the same way past the ! — the exclamation mark is preserved in the rendered mention, so it's obvious to the receiver that you flagged it as urgent.

📎 Files tab

Attach documents, images, riders and other files. Click + Attach to upload. Each entry shows file name, type and upload date, with download / preview / remove actions. Optional Google Drive integration auto-creates a per-event folder; the link appears on the Production tab.

⚠️ Risk Analysis

Overture fills out your venue's risk-analysis Word document for you. An administrator uploads one template once; every event then shows a Fill out risk analysis button on its Production tab. Filling it produces a finished .docx for that event — no downloading, editing in Word and re-uploading.

Filling it out

Open an event → Production tab → the Risk Analysis card. A pill shows Not started, Draft or Complete.
Fill out risk analysis opens a form built automatically from the template. Fields Overture already knows (venue, date, contact, staff…) are pre-filled and marked · auto; you complete the rest.
Risk-matrix rows show S and K as 1–5 dropdowns; R is calculated automatically (S × K) and colour-coded (red at 10+).
Save draft stores your answers; Save & generate .docx produces the document, attaches it to the event (Files tab) and downloads it.
Delete file removes a generated document — your answers are kept, so you can regenerate.

Fill on a phone (QR)

Press QR fill on the card to show a QR code. Anyone can scan it — no login required — and complete the analysis on a phone in portrait. On submit the .docx is generated and saved straight to the event. Handy for walking the room with the crew before a load-in.

Multi-day productions

Fill the risk analysis on the master and it is shared with every date — the same single file, referenced, never copied. A date can Override for this date to keep its own, or Revert to master to return to the shared one.

Building the template (admin)

Upload one organisation-wide Word .docx in Settings → Instructions → Risk Analysis Template. Design it however you like — any layout, sections and language. Overture reads two kinds of placeholder:

Auto-fill fields — double braces {{ }}. Filled from the event automatically, using the same names as the contract merge tags (keep these names in English). Common ones: {{Event Title}}, {{Venue}}, {{Date}}, {{Show Time}}, {{Event Type}}, {{Status}}, {{Capacity}}, {{Tickets Sold}}, {{Staff}}, {{Spaces}}, {{Resources}}, {{Organizer}}, {{Contact}}, {{Contact Email}}, {{Producer}}, {{Organisation}}, {{Today}}. Spaces inside the name are allowed.
Manual fields — single square brackets [ ], lower-case, no spaces. These become boxes staff fill in, e.g. [utfort_av], [deltakere], [dato_rigg], [godkjent_av]. The label beside the box comes from the surrounding cell or line text.

Building a risk matrix

To get the S/K/R grid (dropdowns + automatic R), give each hazard row a set of manual fields sharing a row id — letters + a number, e.g. B1 — with these prefixes:

[s_B1] likelihood (S) · [k_B1] consequence (K) · [r_B1] risk (R, auto = S×K)
[measure_B1] measure · [responsible_B1] responsible · [deadline_B1] deadline · [status_B1] status
For blank rows where staff type their own hazard, add [hazard_B15] — it becomes a hazard-description box.
The prefixes are fixed keywords — copy them exactly; only the part after the underscore is your own row id. Each column accepts an English or Norwegian form: S s_/l_, K k_/c_, R r_, measure measure_/tiltak_, responsible responsible_/ansvarlig_, deadline deadline_/frist_, status status_, hazard hazard_/hendelse_.

Put one such set per table row, with the hazard wording as normal text in the row. Overture detects the matrix from these field names alone, so the table heading can say anything, in any language. Use as many sections (e.g. B, S, F, P for different areas) and rows as you need.

Notes

Use exactly {{ }} and [ ]; inside [ ] use only letters, numbers and underscores (no spaces).
Edit the template in Word and re-upload any time — replacing it affects new fills only; already-generated documents keep theirs.
Staff need Production-tab access to fill; only administrators upload or replace the template.

✓ Tasks tab

An event-specific to-do list. Tasks have a description, optional due date and optional assignee (a staff member). Completed tasks tick green; overdue tasks turn red. Open tasks contribute to the Dashboard "Needs Attention" panel and to the Catch Has open tasks filter.

Urgent tasks

Tick the Urgent flag on a task to escalate it. Urgent tasks:

Carry a red 🔴 marker in the task list and the Dashboard "Needs Attention" panel.
Fire red push notifications to the assignee (instead of the usual neutral notification), so the alert visually stands out on a phone lock screen alongside everything else competing for attention.
Bubble to the top of the assignee's task list regardless of due date.

Use urgency sparingly — if everything is urgent, nothing is. Good candidates: a missing crew callsheet for tomorrow's load-in, a contract that has to go out today, a broken piece of equipment that blocks the next event.

💰 Invoice tab

Visible only to users with invoice_view. Shows pricing line items based on the event's price group, with totals and VAT calculations. Line items can be edited and additional custom lines added. The invoice exports to PDF using the heading, logo and footer configured in Settings → Invoice.

Billable overtime

When a staff member confirms a timesheet after their booking ends and they worked longer than planned, they can tick Billable to client. On approval, the producer confirms that tick. A billable-overtime line then appears on the invoice, separate from the base staffing line:

The base staff line bills the planned hours; the overtime is split onto its own Overtime line so it's transparent.
The rate is the staff member's hourly rate × the price group's overtime percent (set per price group in Settings → Pricing, e.g. 150 %).
Overtime that is not marked billable is still paid to the employee (via the shift planner) but is left off the client invoice.

📬 Submissions tab

Manages the external Client Portal — a separate URL you send to a client so they can supply technical and production information. From this tab you can:

Generate a unique portal URL and access code.
Set a submission deadline.
Send the link by email directly from Overture (see Client Portal).
Review what the client has submitted; new submissions trigger a notification to the producer.
Switch the form template per event if the default isn't a fit.

📄 Contracts tab

Lists every contract generated for this event. Each row shows status (draft / sent / signed), creation date, who signed and when. Actions per contract:

Preview / Print PDF — opens the rendered contract.
Send for signing — admin signs first, then a unique signing link is emailed to the client.
Track status — when the client signs, a notification is fired and the inspector reflects the new state.

Click + New Contract to launch the Contract Wizard — picks a template, walks through any questionnaire, lets you review the assembled body, and generates the PDF.

🕘 History tab

A chronological log of all changes made to this event — who changed what and when. Entries are recorded automatically whenever an edit is saved, including contract signatures, status transitions and portal submissions.

Productions (Multi-Day)

A production is a run of related events sharing one identity. Examples: a 5-night theatre run, a multi-day conference, a touring show that occupies the venue for a fortnight.

Master & child events

Each production has one master event (no specific date — represents the whole run) and one child event per date. Editing the master can propagate fields like type, status, organizer or genre down to all children. Editing a child only affects that date.

Master-event visual indicator

Because edits on the master cascade to every date in the production, the inspector makes it visually obvious when you're on the master rather than a single date:

The whole inspector content area gets framed by a 3px gold border (matching the gold ★ icon used for master events elsewhere). The frame sits below the tab strip and stays in place no matter which tab you switch to (Info, Schedule, Staff, Spaces, etc.).
Tabs whose edits cascade to all dates (Info, Production, Instructions, Tasks) carry a small gold ★ in their top-right corner as an extra reminder.
Clicking a child date in the left sidebar fades the gold frame out over 1 second; clicking back to Master fades it back in. The smooth transition makes the master / child boundary clear without flashing.

Where multi-day status matters

Catch sorts events chronologically, treating a master without its own date as occurring on its earliest child date so the production stays grouped with its dates.
Contracts can be scoped to "the whole production" (saved on the master) or "just this day" (saved on the child) — see Contract Wizard scope.
Rental schedule in a contract gets one row per child date, with a "use the same times every day" toggle for uniform runs.
Reports can break down by production for total run-of-show analytics.

Contacts

The Contacts page is the CRM — a searchable database of organisations and individuals you work with. Each contact card shows name, company, email, phone and a colour-coded initial avatar.

Creating a contact

Click + New contact, fill in the form, save. The available fields are configured in Settings → Contacts.

Viewing a contact

Click any card to open the side panel, with all filled-in fields grouped (Contact details, Company, Address, Social, Custom).

Linking contacts to events

Contacts are linked from the Info tab of the Event Inspector. Multiple contacts per event are supported, and the first contact is treated as the "primary" client for contract merge tags and emails.

Bulk import

The ⬆ Import button on the Contacts page accepts a JSON or CSV file and walks you through field mapping — useful for migrating from another system.

Staff

Lists all internal personnel as cards: name, role, department, email, phone. A green dot in the avatar's top-right indicates the person is online in Overture. Click a card to open the staff panel with full details and shift history.

New staff are added in Settings → Staff & Departments. Each staff member can be linked to a user account so their permissions and online state line up automatically.

The staff editor has a Shop steward checkbox (union representative / tillitsvalgt). Several people can be shop stewards. A shop steward whose user account has the Shift Planner → Access permission can log in to the Shift Planner, scoped to their own department — to co-approve the rota and review deviations. See Roles & Permissions and Shift Planner → Access.

Staff Timeline

A horizontal Gantt-style view of all staff allocations across the week. Each row is a staff member; each block is an event they're booked for. Use the week-navigation arrows to step forward / backward; click any block to open that event's inspector.

Department filter chips at the top let you focus on one team. Approved absences and shift-change requests from the Shift Planner show inline so you can plan around them.

Resources

Your full equipment and room inventory. Each resource has a name, category, quantity, condition and (optionally) a service log tracking when it was last inspected or repaired. A resource that is fully allocated for a date appears as unavailable on its card.

Resources are reserved per event from the Resources tab inside the Event Inspector. Over-allocations across overlapping events are detected and surface as Catch Conflicts.

Reports

Aggregated analytics across the venue:

Revenue — monthly bar chart of gross revenue, sourced from Tixly sync data.
Tickets — monthly ticket sales.
Capacity / utilisation by venue.
Hours by department or individual staff member, exportable for payroll.
Production summaries — consolidated revenue and attendance for a multi-day run.

Note: Revenue and ticket figures only populate after a Tixly integration is connected and synced.

Catch (Saved Queries)

Catch lets you build, save and re-run filtered queries across events, staff, resources, attachments and instructions. Each saved catch appears in the left list; click one to run it and see results in the right pane.

Subjects

Choose what you're filtering — each subject exposes its own set of relevant filters:

Subject	What it returns
Events	Events matching genre, type, status, date range, organizer, capacity %, missing staff, contract status, day-of-week, etc.
Day coverage	Days where shifts exist but no events, events without confirmed staff, idle venues, fully empty days
Conflicts	Double-booked staff, over-allocated resources, venue clashes, production-drift inconsistencies
Resource usage	When and where a resource is used; supports a flow chart view
Venue bookings	Days a venue is booked, optionally narrowed by event type or price group
Staff allocations	Who is allocated to what and when, by department or individual
Resources	Resource catalogue filtered by group, manuals, service log, usage
Attachments	Search uploaded manuals and event documents
Instructions	Browse instruction text across events, optionally as columns per field

Re-run, refresh and the "released" timestamp

A generated catch is a snapshot. The header shows when the catch was last "released" (run) and a ↻ Re-run button. Re-run pulls the freshest data (forces a server poll, then re-reads local storage) and re-evaluates the query. A toast indicates how the result changed: +3 rows, −2 rows, ~5 edited (cell content changed), or no change.

Date sorting & multi-day events

Event-subject results sort chronologically. A multi-day production master (which has no own date) is positioned at its earliest child date so the production stays grouped with its dates rather than dumped at the bottom.

Export & print

Every catch can be exported as CSV or printed/saved to PDF using the buttons in the result header.

Stale-filter awareness

If you rename an event type or genre, all existing events are automatically migrated to the new id, and any catches filtering on that id are updated transparently. If you instead delete and re-create a type, you may need to re-pick the new value in the catch builder once.

Notifications

In-app bell

The bell icon in the topbar shows a count of unread notifications. Click it to open the dropdown panel. Notifications cover:

Contract signed — fires when a client signs a contract you sent.
Submission received — fires when a client submits the portal form for an event you produce.
Shift assigned / removed — fires when a staff member's allocations change.
Shift-change requests — fires for managers when staff request a swap.
Task assigned to you — fires when a task in any event is assigned.
Chat mention — fires when someone @-mentions you, your role, or your department in production chat.

Notifications are deduplicated across tabs so the same event doesn't fire twice. Read state syncs through the database — clearing on one device clears everywhere.

Urgent notifications

Some alerts can be flagged urgent — they arrive as red push notifications on the lock screen instead of the usual neutral colour, so they stand out when several alerts compete for attention. Sources:

Urgent tasks — assignee receives a red push the moment a task is ticked urgent (see Tasks tab).
Urgent staff notify — recipient gets a red push when the notify compose box used @!name for them (see Staff tab).
Urgent chat mentions — same red treatment when a production-chat message uses @!name (see Instructions tab → Production chat).

Urgent notifications go through the same push pipeline as regular ones — they just carry an "urgent" flag the OS renders with the red tint. They do not bypass system-wide Do Not Disturb, so respect the user's quiet hours.

Push notifications (system-level)

The same events can also arrive as native iOS / Android / desktop notifications, even when Overture is closed. This is opt-in per device — each phone, tablet or browser you sign into needs to be enabled separately.

To enable on your device:

(iOS only) Install Overture as a PWA first — see Mobile App (PWA). iOS does not allow push notifications from a regular browser tab; the home-screen install is mandatory.
Open Overture and click your name/avatar in the top-right to open the profile modal.
In the Push notifications section, click Enable push notifications.
Allow the permission prompt the OS / browser shows.

The status changes to ✓ Enabled on this device. To turn it off later, click Disable in the same section.

Per-device, per-account. Enabling push on your iPhone does not enable it on your laptop, and vice versa. If you sign in as a different user on the same device, you'll need to enable push for that account too.

Deep-linking from notifications

Tapping a system push notification (or clicking a bell-panel notification) takes you straight to the relevant place rather than the default landing page:

Task assigned → opens the event inspector at the Tasks tab.
Chat mention → opens the event inspector at the Production tab where the chat panel lives.
Contract signed / unsigned → opens the event's Contracts tab.
Submission received → opens the event's Submissions tab.
Schedule tag → opens the event's Schedule tab.
Shift change accepted / declined → jumps to the staff timeline on the right day.
Timesheet request → opens the timesheet fill-in modal directly.

If the app is closed when you tap, it opens, signs you in (or shows the login screen if your session expired), and routes once data has finished loading. The deep-link survives the 2FA challenge step too — finish entering your code and you'll land on the right place.

Client Portal

The Client Portal is a public, login-free page where a contact fills in the technical and production details for their event. From the inspector's Submissions tab you generate a unique URL + access code and email it to the client.

What the client sees

The portal page is branded with your organisation name and the event's title and venue.
Form fields are configured per template (text, select, date, time, file upload, yes/no, etc.).
A confirmation email is sent on submission; the producer receives a notification in Overture.

Email composer

Click Send by email to open a composer pre-filled from the email template (Settings → Contacts → Email Templates). You can pick any contact on the event or type an address manually. Variables resolved automatically include:

Variable	Replaced with
`{{first_name}}`	Recipient contact's first name
`{{event_title}}`	Event title
`{{portal_url}}`	Submission portal URL
`{{access_code}}`	Portal access code
`{{deadline_line}}`	Pre-formatted deadline line (empty if none set)
`{{org_name}}`	Your organisation name
`{{producer_name}}`	Event's assigned producer

Two send modes: Open in mail app (hands off a pre-filled draft to your local mail client) or Copy to clipboard.

Contract Builder

Overture's Contract Builder turns a template plus a few wizard answers into a polished, signable PDF — and can write the answers back into the event so operations teams see them automatically. The system has three layers: Templates & Questions (configured once), the Generation Wizard (used per contract), and Digital Signing (admin → client signature flow).

Templates & Questions

Templates live in Settings → Invoice / Contract. Each template has:

Name & signature label — e.g. "Standard Rental" / "Lessee Signature".
Logo position & contract title.
Body — a freeform A4 editor with simple markdown (## Heading, **bold**, --- for separator).
Merge tags — click any teal chip in the right sidebar to copy it to clipboard. Tags resolve at generation time: {{Event Title}}, {{Date}}, {{Venue}}, {{Contact}}, {{Account}}, etc.
Questions — an optional questionnaire that runs in the wizard and inserts answers at {{section: id}} anchors in the body.

Question types

Type	Wizard control	What lands in the contract
`yes_no_snippet`	Checkbox + editable snippet	The snippet text (only if checked)
`text`	Free textarea	Whatever the user types (only if non-empty)
`select_with_snippet`	Dropdown + editable snippet	The selected option's snippet
`venue_terms_select`	Venue dropdown + editable snippet	The chosen venue's Contract Terms field, with the venue name as the section heading
`rental_schedule`	Per-date Start / End time pickers + total	An auto-formatted rental window block; see Rental schedule

Section anchors

Drop {{section: id}} anchors anywhere in the body to mark where each question's snippet should land. Each question has a ⤵ Insert anchor button that drops its anchor at the cursor. Anchors that have no answer collapse to nothing — including the line they sat on, if it contained only the anchor.

Heading prefix

By default each answered section gets a ## QuestionLabel heading prepended automatically (rendered as a bold section title in the PDF). Per-question checkbox "Show question label as a section heading in the contract" turns this off where you want a snippet to slot in inline. The venue_terms_select type uses the chosen venue's name as the heading instead of the question label.

Round-trip to event fields

Each question can send its answer back into an instruction field on the event ("Send answer to event field" dropdown). Two modes:

Replace — overwrites the field on Generate; if the field already has different content, the wizard prompts for confirmation.
Append — adds a blank line then the answer text. Always silent.

Fields written this way show a 📩 from contract badge in the inspector so you know the value can be regenerated.

Generation Wizard

From the inspector's Contracts tab, click + New Contract. The wizard's steps adapt to what's available:

Choose Template (skipped if there's only one).
Answer Questions (skipped if the chosen template has no questions).
Review & Generate — A4 preview with the body fully assembled (merge tags resolved, sections filled in). Edit freehand if needed; click Generate PDF.

Multi-day production scope

If you open the wizard from a child of a multi-day production, a banner at the top asks:

This is day 2 of 5 in Production Name. [📋 Whole production (5 days)] [📄 Just 2026-05-06]

Whole production — uses the master event for merge tags; the contract record is saved on the master; rental_schedule renders one row per child date.
Just this day — uses the child you're on; contract is saved on that child; rental_schedule renders a single row.

Switching scope mid-wizard preserves your free-text answers but resets rental_schedule answers (the date set has changed).

Frozen answers

The wizard's answers (and any in-place edits to snippets) are saved on the contract record alongside the assembled body. Re-opening a generated contract always renders what was generated, even if templates or venue terms change later.

Rental Schedule

The rental_schedule question type asks the user for the rental Start and End time per date. It integrates both ways with the Schedule tab:

Pre-fill

If schedule items flagged Rental Start / Rental End exist, those times pre-fill (most precise; treat as authoritative).
Otherwise, the earliest and latest scheduled times pre-fill (covers the typical Load-in … Load-out window).
If no schedule items exist, fields are blank.

Multi-day input

For a multi-day production scope, the wizard shows one row per child date. The Use the same times every day checkbox (default on) lets you enter once and apply to every date; uncheck for per-day overrides. A live Total shows the sum of hours; overnight windows (end before start) are detected and noted.

Auto-generated snippet

Single-day → one line: Rental window: 2026-05-10, 09:00–23:00 (14 h).

Multi-day → bullet list with totals:

• 2026-05-10  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-11  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-12  10:00–02:00  (16 h, overnight)
Total: 44 h.

Push-back to schedule

The wizard offers a checkbox "Push these times into the event schedule on Generate". When enabled (default-on if no rental markers existed yet), each affected event's schedule receives Rental Start / Rental End items — existing markers are updated in place, missing ones added. A toast confirms how many events were touched.

Digital Signing

Signing a contract has two stages:

Admin sign-and-send — when you click Send for signing, a signature canvas opens. Draw your signature, type your full name, and confirm. Your signature is embedded in the PDF.
Client signing link — Overture generates a unique URL and emails it to the contact. The client can sign on any device — the page is mobile-friendly and login-free.

When the client signs, Overture fires a Contract signed notification to the producer, the contract's status moves to signed, and the inspector's contract row updates with the signer's name and timestamp. A countersigned PDF is now available to download.

De-duplicated across tabs and reloads: a given signature event only fires one notification even if the poll catches it multiple times.

Calendar Feeds

Calendar Feeds are read-only iCal subscriptions you publish for staff or external partners. They live in Settings → Calendar Feeds. Each feed has a label, a token-based URL, and a venue filter (one or more venues). Subscribers can paste the URL into Apple Calendar, Google Calendar, Outlook, etc.

Per-venue feeds — share only certain spaces with a partner.
Token-based access — feeds can be revoked instantly without changing other URLs.
Last accessed timestamp on each feed shows whether anyone is actually subscribed.
Live updates — feed contents update with each calendar app refresh; no manual republish needed.

The venue info modal (clickable in calendar header, etc.) shows a "Active feeds for this venue" list, so non-admin users can subscribe without going into settings — admins still control creation and revocation.

Settings

The administration area, divided into tabs. The settings_view permission is required to open the page; settings_edit to make changes.

Event Types & Statuses

Add, rename, reorder and colour-code event types and statuses. Renaming a type or status auto-migrates all events using it, and updates any saved Catches that filter on it — no orphan ids left behind. A merge confirmation is offered if the new id collides with an existing one (handy for tidying up "Concert" + "Konsert" duplicates).

Statuses also carry a semantic role (confirmed / tentative / option / cancelled) so Overture can recognise the meaning of a custom status name in reports and conflict checks.

Genres

Define genres for events (Pop / Rock, Jazz, Classical, Folk, etc.) with custom colours. Genres feed the Calendar's optional genre filter and the Catch genre filter. Same auto-migration on rename.

Spaces & Venues

Define every physical space at your venue. Each space has:

Name, colour, capacity, short code.
Space group — venues sharing a group cannot have overlapping events.
Info Card content: technical specifications, photos, configurations (theatre / cabaret / standing), uploaded documents, fire & evacuation notes.
Contract Terms field — boilerplate inserted into rental contracts that pick this venue (used by the venue_terms_select question type).

Schedule Categories

Configure the categories used in the Schedule tab. Each category has a colour and optional flags: Show start / end, Rental Start / End, plus department duty markers. Custom flags let the contract Rental Schedule auto-detect billable windows.

Departments & Duty Marker Sets

Departments group your staff. Each department can have a duty-marker set tied to specific schedule categories — when those categories appear on an event's schedule, staff in the department auto-inherit those times.

Resources & Resource Groups

Manage the full resource catalogue. Resources can be grouped (Audio, Lighting, Furniture, etc.) for easier filtering, and each carries a quantity, condition, optional manual / photo, and a service log.

Pricing

Create price groups (templates) consisting of line items with unit prices, VAT and quantities. A price group can be linked to an event category so it's applied automatically, and pulled into invoices and contracts.

Contacts

Configure which fields appear on contact records. Built-in fields (name, company, email, phone, address) can be enabled / disabled / reordered, and you can add custom fields.

Email Templates

Reusable email templates (subject + body) with {{variable}} placeholders. Used by the portal email composer; can be reset to defaults.

Invoice & Contract

Invoice settings (organisation name, address, VAT number, logo, payment terms, footer) are used for invoice PDF generation. The Contract Templates area lives here too — see Contract Builder for the full feature.

Submissions (Portal Templates)

Configure the default form template all new events inherit, plus any per-event overrides. Form fields support text, select, date, time, file upload and yes / no inputs, with conditional show / hide rules.

Instructions

Define the custom fields that appear in the Instructions tab of each event. Three field types: multi-line text, single-line, yes/no. Each field can be promoted as a "sticker" (summary chip in the inspector header).

Users

Create user accounts, assign a role to each, and link to a staff record so presence and shifts line up. Force first-time password change, reset passwords, or revoke users from here.

Calendar

Default view (week / month / list), first day of week, and visual preferences for the calendar.

Calendar Feeds

Manage iCal subscription feeds — see Calendar Feeds.

General

Database connection (host, user, password, name), sync token, organisation name. The DB status badge shows whether live sync is active.

Legal

Privacy notice and terms of use shown to clients in the portal footer.

Integrations

The Integrations page shows all external systems Overture can connect to. Each card has a status badge, last-tested time and a ⚙ Configure action.

Overture API (built-in)

The built-in REST API is documented at REST API below. Two tokens control access:

Sync token — full read / write. Used internally; keep private.
Read-only token — share with third parties that only need to read.

Tixly

Connects to the Tixly ticketing platform to sync ticket sales and revenue into events. Configure the Tixly endpoint and key. Once connected, the Dashboard revenue bar and the Reports charts populate automatically.

Make (Integromat)

Inbound and outbound webhooks for custom automations — Slack notifications when an event is confirmed, Google Calendar mirroring, etc. Map JSON payloads to Overture fields per direction.

Google Drive

OAuth-connect Drive to auto-create a folder per event for storing files. The folder URL appears as the event's Drive link; staff use it via the Production tab.

Calendar Feeds

iCal subscription feeds — see Calendar Feeds.

Tip: ↻ Check all tests every integration in one click and refreshes the status badges.

Shift Planner

The Shift Planner is a companion app to Overture, focused on hourly staff scheduling, absence tracking, time bank balances, validation against labour rules, and payroll export. It shares user accounts and staff records with Overture, and reads events from the same database — so a shift planner draft pulls the latest events automatically.

The sidebar contains: Week, Staff, Absences, Timebank, Contracts, Import ICS, Hours Report, Validation, Settings.

Week view

The main grid: rows of staff (grouped by department), columns of weekdays. Each cell shows shifts for that staff / day combination as coloured pills (start–end, optional overtime "OT" badge, status indicator).

Today column highlighted in teal; weekends in pink.
Sticky header & left column stay visible while scrolling.
Events row at the top of the grid lists all events for the week (colour-dotted by venue) so you can drag an event onto a staff cell to auto-create a shift.
Department filter chips hide / show whole teams.
Compressed view toggle reduces column widths for high-density weeks.

Shifts & absences

Create a shift by clicking a cell or dragging an event onto it. Edit shifts inline — start, end, role, notes, status. Drag to move a shift to a different staff or day. Multi-day events create multi-day shift sets in one drop.

Shift-change submissions

Staff (via the main Overture app's portal or the Shift Planner self-serve) can request a swap: "can you move me to 10:00–18:00?". Pending requests appear as a banner at the top of the week view. Managers accept or decline each one. Accepted shifts are shown with an orange dashed border and an ACCEPTED badge plus category (overtime / staggered / other).

Absences

The Absences tab is a month view of vacation, sick days, unpaid time, etc. Approved absences appear inline on the week grid so you can plan coverage around them. Some absence types (e.g. sick) skip the approval flow.

Time bank

Tracks each staff member's overtime / comp-time balance. Configurable thresholds (e.g. after 40 h / week → time-and-a-half) and the choice between paid overtime or banked comp time.

Validation

The Validation page reports any shift configurations that violate labour rules (max hours / week, min rest between shifts, contracted unavailability, etc.). Each violation shows a severity (warning / error) and links back to the offending shift. Custom rules are configured in Settings → Policies.

Live validation also surfaces inline: a red border on a shift in the week view means it's currently flagged.

Hours & export

Hours Report — total hours per staff / department for any date range; exportable as CSV / PDF, emailable to payroll.
ICS import — upload an external .ics file to bulk-create shifts; conflicts and duplicates are flagged for review before import.
Payroll exports — schedule recurring exports to ADP, Guidepoint or your own CSV format. Export history is logged.

Monthly work lists (PDF)

Both month views have a 🖨 Print button that opens a clean, high-contrast sheet for saving as PDF. It honours the active layer (draft rota / active rota), the selected month and the department filter.

Per employee — a day-by-day list for the selected person: date, weekday, shift, hours, notes. Weekends are shaded, public holidays highlighted, F-codes (days off) labelled, and a total of planned hours at the bottom.
Per team — the whole team × every day of the month in one landscape grid, with an hours total per person.
Event bookings show the event name and time slot; the time is blue when it falls inside a shift, red when it falls outside the person's shift window.
Absences (leave, vacation, sick, etc.) are always shown — even on days that also have a planned shift.
Event-booking hours are not added into the planned-hours total (they are handled separately), and shifts always sort above event bookings.

Written exceptions to violations

Some red rule violations (labour-law breaches such as too-short rest) may be waived with a documented, dual-signed exception (unntak). Each contract sets a legal number of exceptions allowed per employee per calendar year (Contracts → exceptions/year, 0 = no limit).

Open a red shift (or use the Deviations page) and choose Create exception. Pick the scope (this shift, or a date period), write the justification, and sign as approver.
The affected employee signs in Overture: they get a notification, open it, and confirm with their name.
Once both signatures are in, the affected shift turns from red to orange with a 📝 icon (click it to see the log and signatures) in the week, month and team views — and in the Deviations list the row goes orange too.
Signed exceptions are counted per employee per year and checked against the contract limit; going over is flagged.
An exception can be voided by an approver, which turns the shift red again.

Access, roles & department scoping

The Shift Planner is no longer admin-only. Who can sign in and what they can do is driven by the Shift Planner permissions on their Overture role (see Roles & Permissions).

Login requires the admin role or a role with Shift Planner → Access. Non-admins must have 2FA enabled (set up in Overture) to sign in with a password; a passkey counts as 2FA on its own.
Department heads and shop stewards are automatically scoped to their own department(s): they only see and act on staff in those departments. A non-admin never sees the whole organisation.
Department heads are assigned per department in Shift Planner → Settings → Department leaders (the candidate list = people set as department head in Overture). One person can lead several departments.
Shop stewards are set per person via the Shop steward checkbox in Overture's staff editor, and are scoped to their own department. Several people can be shop stewards.
An admin who is also a department head / shop steward gets a sidebar toggle to switch between full-admin (all departments) and "act as my department only".
Pages are gated by permission: views (week/month/team/staff/absences) need Access; the Deviations & change-log need Deviations; approving/transferring the rota needs Approve; contracts, pay rates, imports, reports and settings need Manage.

Roles & Permissions

Every user is assigned a role. Roles are defined in Settings → Users and each role carries a set of permission flags. The built-in Admin role always has full access. Other roles can be configured to allow or restrict any combination of:

Permission	Controls access to
events_view	Calendar and Events list
events_edit	Creating and editing events
events_own_only	Restrict user to events they produced or are linked to
staff_view / staff_edit	Staff page, allocations, and editing staff records
resources_view / resources_edit	Resources page and inventory
contacts_view / contacts_edit	Contacts page
invoice_view	Invoice tab inside the Event Inspector
contracts_view / contracts_edit	Contracts tab and contract generation
reports_view	Reports page
settings_view / settings_edit	Settings page
page_catch / page_integrations	Catch and Integrations pages
sp_access	Log in to the Shift Planner (dept heads / shop stewards). 2FA required for non-admins.
sp_approve	Approve shifts & months, transfer the rota to active, sign exceptions
sp_avvik	View the Deviations page and create / sign written exceptions
sp_manage	Contracts, pay rates, integrations and settings inside the Shift Planner

Permissions can be tab-level (tab_schedule, tab_contracts, etc.) so a producer can be granted access to specific inspector tabs without giving them everything.

The four Shift Planner permissions (a "Shift Planner" group in the matrix) let non-admins into the companion app. Access is always scoped by department: a role-holder only sees staff in the departments they head (assigned in the Shift Planner) or are shop steward for (the Shop steward checkbox on their staff record). See Shift Planner → Access.

REST API

Overture exposes a REST API at https://your-domain/api.php. All requests must include a valid token either as a URL parameter (?token=…) or in the X-CRM-Token HTTP header.

Tokens

Full access token — allows GET and POST. Used by Overture itself for sync.
Read-only token — allows GET only. POST requests return 403 Forbidden.

Key endpoints

Method	Path / Action	Description
GET	`?action=get&key=ov_events_v1`	Retrieve all events
GET	`?action=get&key=ov_staff_v1`	Retrieve all staff
GET	`?action=get&key=ov_accounts_v1`	Retrieve all contacts
GET	`?action=get&key=ov_details_v1`	Retrieve event detail records (contracts, schedule, instructions, etc.)
GET	`?action=get&key=ov_productions_v1`	Retrieve all productions
GET	`?action=timestamps`	Get last-updated timestamp per key (used by the polling sync)
POST	`action=set`	Write a key/value pair (full token only)
GET	`?action=health`	Health check — returns 200 OK

Note: All data is stored as JSON strings under named keys. Reading a key returns the raw JSON; writing replaces the entire key value. Concurrent writes to the same key are last-write-wins, so consumers should fetch-modify-write within a short window.

Overture Benutzerhandbuch

Overture ist eine Produktionsmanagement-Plattform für Bühnen und Kulturhäuser. Dieses Handbuch beschreibt jede Seite, jeden Tab und jeden Arbeitsablauf der Anwendung — sowie den begleitenden Schichtplaner. Nutzen Sie das Inhaltsverzeichnis links, um direkt zu einem Abschnitt zu springen.

Überblick

Overture ist eine Single-Page-Webanwendung, die Eventplanung, mehrtägige Produktionen, Personaleinsatzplanung, Ressourcen, Verträge, Kontakte und Finanzberichte für eine Veranstaltungsstätte an einem Ort bündelt. Alle Daten liegen in einer MySQL-Datenbank und synchronisieren sich in Echtzeit über alle geöffneten Browser-Tabs. Die App muss nie neu geladen werden.

Wichtige Begriffe:

Veranstaltung (Event) — eine einzelne Aufführung, Probe, ein Aufbau oder eine sonstige Aktivität an einem bestimmten Datum.
Produktion — eine mehrtägige Serie aus einem Master-Event (ohne Datum) und einem oder mehreren Kind-Events (eines pro Datum).
Kontakt / Konto (Account) — eine externe Organisation oder Person, die mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Personal (Staff) — interne Mitarbeiter, die Veranstaltungen zugeordnet und nach Abteilung organisiert werden.
Ressource — Ausrüstung oder ein beliebiger anderer Gegenstand, der für eine Veranstaltung reserviert werden kann.
Catch — eine gespeicherte Abfrage, die Veranstaltungen, Personal oder Ressourcen für Ad-hoc-Berichte filtert.
Vertrag — ein generiertes PDF-Dokument auf Basis einer konfigurierbaren Vorlage, mit optionalem Fragebogen und digitalem Signaturablauf.

Eine separate Schichtplaner-Begleitanwendung nutzt dieselben Personal- und Veranstaltungsdaten und wird weiter unten in diesem Handbuch beschrieben.

Anmeldung & Benutzer

Beim Öffnen von Overture werden Sie aufgefordert, Ihr Benutzerkonto aus der Liste auszuwählen und Ihr Passwort einzugeben. Jeder Benutzer gehört einer Rolle an (z. B. Admin, Produzent, Betrachter), die steuert, welche Seiten und Aktionen verfügbar sind.

Erstmalige Passwortänderung

Markiert ein Admin ein Konto mit Passwort muss geändert werden, muss der Benutzer ein neues Passwort festlegen, bevor er die App nutzen kann.

Online-Indikator

Personalkarten zeigen in der oberen rechten Ecke des Avatars einen kleinen grünen Punkt, wenn ein mit diesem Mitarbeiter verknüpfter Benutzer gerade aktiv ist. Die Anwesenheit wird alle 30 Sekunden aktualisiert und erlischt automatisch, wenn der Browser-Tab geschlossen wird.

Angemeldet bleiben & Sitzungen

Bei der Anmeldung wird eine sichere Server-Sitzung erstellt, gespeichert in einem geschützten Cookie, das Seitenskripte nicht lesen können. Das Kontrollkästchen Auf diesem Gerät angemeldet bleiben auf der Login-Maske steuert die Gültigkeitsdauer:

Aktiviert — die Sitzung bleibt bis zu 30 Tage gültig und verlängert sich bei jeder Nutzung der App, sodass Sie im Alltag nie abgemeldet werden. Sie übersteht das Schließen des Browsers, Neustarts und (unter iOS) das Entfernen der PWA durch das Betriebssystem.
Deaktiviert — eine Sitzung für gemeinsam genutzte Geräte: Sie endet beim Schließen des Browsers, in jedem Fall aber nach 12 Stunden. Verwenden Sie dies an öffentlichen oder gemeinsam genutzten Computern.

Standardmäßig aktiviert beim Betrieb als installierte App (PWA) und deaktiviert in einem regulären Browser. Läuft eine Sitzung ab, während Sie abwesend sind, kehrt die App zur Login-Maske zurück — melden Sie sich einfach erneut an. Tippen Sie jederzeit in Ihrem Profilmenü auf Abmelden, um die Sitzung auf diesem Gerät sofort zu beenden.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Overture unterstützt zeitbasierte Einmalkennwörter (TOTP), kompatibel mit Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator und jeder anderen RFC-6238-App. Nach der Aktivierung erfordert die Anmeldung sowohl Ihr Passwort als auch einen 6-stelligen Code aus Ihrer Authenticator-App.

2FA für Ihr Konto aktivieren:

Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen/Avatar, um das Profil-Modal zu öffnen.
Klicken Sie im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung auf 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
Wählen Sie die Kopplungsart: QR-Code scannen (richten Sie eine Authenticator-App auf den angezeigten Code — am schnellsten, wenn Sie Ihr Handy in der Hand halten und Overture auf einem Desktop läuft), In Authenticator öffnen (springt zur Authenticator-App auf Ihrem Gerät, wenn Sie sich vom selben Gerät aus registrieren) oder Einrichtungsschlüssel kopieren und manuell in die App einfügen.
Geben Sie den ersten 6-stelligen Code, den Ihre App erzeugt, in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf Bestätigen & aktivieren.

Ab sofort zeigt jede Anmeldung einen zusätzlichen Schritt, in dem der aktuelle Code abgefragt wird.

Deaktivieren (nur Nicht-Admin-Konten): Öffnen Sie denselben Abschnitt und klicken Sie auf Deaktivieren — Sie werden zunächst nach einem aktuellen Code gefragt.

Diesem Gerät 30 Tage vertrauen

Auf dem 2FA-Abfragebildschirm gibt es ein Kontrollkästchen Diesem Gerät 30 Tage vertrauen. Ist es aktiviert, speichert Overture ein signiertes Vertrauens-Token auf dem Gerät — bei Ihren nächsten 30 Tagen an Anmeldungen in diesem Browser bzw. dieser PWA entfällt die 6-stellige Abfrage direkt nach der Passworteingabe. Das Token gilt pro Gerät und pro Konto: Die Aktivierung auf Ihrem Laptop macht Ihr Handy nicht vertrauenswürdig, und die Anmeldung als anderer Benutzer auf demselben Gerät startet für dieses Konto einen neuen 30-Tage-Zeitraum. Melden Sie sich manuell ab, um das Token sofort ungültig zu machen; andernfalls läuft es von selbst ab. An gemeinsam genutzten Computern lassen Sie das Kästchen deaktiviert.

Admin-Konten müssen 2FA verwenden. Admins müssen 2FA bei der ersten Anmeldung aktivieren und können es nicht selbst deaktivieren. Verliert ein Admin sein Gerät, muss ein anderer Admin es zurücksetzen (siehe unten).

Admin: 2FA eines anderen Benutzers zurücksetzen

Wenn ein Benutzer sein Handy verliert oder ein neues kauft, werden seine Codes nicht mehr akzeptiert. Jeder Admin kann die 2FA jedes Kontos zurücksetzen:

Öffnen Sie Einstellungen → Benutzer.
Suchen Sie den Benutzer in der Tabelle — neben seiner Schaltfläche Bearbeiten erscheint eine Schaltfläche 2FA zurücksetzen, wenn 2FA derzeit aktiviert ist.
Klicken Sie darauf und bestätigen Sie. Die nächste Anmeldung erfolgt nur mit dem Passwort; danach kann der Benutzer aus seinem Profil-Modal eine neue Authenticator-App registrieren.

Passkeys (Face ID / Touch ID / Windows Hello)

Ein Passkey ermöglicht die Anmeldung per Biometrie oder Geräte-PIN Ihres Geräts, statt ein Passwort und einen 2FA-Code einzutippen — mit einem Tippen. Passkeys sind phishing-resistent: Sie funktionieren nur auf der echten Overture-Seite, und weder Passwort noch Fingerabdruck verlassen jemals Ihr Gerät. Ein Passkey erfüllt beide Faktoren gleichzeitig und ersetzt so Passwort + 6-stelligen Code für die tägliche Anmeldung (Ihr Passwort und 2FA bleiben als Reserve erhalten).

Passkey hinzufügen:

Normal anmelden, dann auf Ihren Namen/Avatar klicken → Profil-Modal öffnen.
Klicken Sie im Abschnitt Passkeys auf Passkey auf diesem Gerät hinzufügen.
Bestätigen Sie mit Face ID / Touch ID / Windows Hello / Ihrer Geräte-PIN. Der Passkey erscheint in der Liste.

Mit einem Passkey anmelden: Tippen Sie auf der Login-Maske auf 🔑 Mit Passkey anmelden und bestätigen Sie die Abfrage — kein Benutzername erforderlich.

Passkey entfernen jederzeit im selben Abschnitt Passkeys (tippen Sie daneben auf Entfernen).

Gut zu wissen: Synchronisieren Ihre Geräte Passkeys (Apple iCloud-Schlüsselbund, Google Passwortmanager), funktioniert ein auf einem Apple-/Google-Gerät erstellter Passkey automatisch auf Ihren anderen — Sie sehen weiterhin nur einen Eintrag in der Liste. Passkeys sind an die Adresse der Seite gebunden, daher erscheint ein auf der Live-Seite erstellter Passkey nicht auf der Demo-Seite und umgekehrt. Fügen Sie auf einem brandneuen Gerät außerhalb dieser Synchronisierung (Windows-PC, Android-Handy, Sicherheitsschlüssel) dort einen neuen Passkey hinzu. Alle Geräte verloren? Melden Sie sich mit Passwort + 2FA an und fügen Sie einen neuen Passkey hinzu.

Tipp: Nur ein Admin kann Benutzerkonten erstellen oder löschen. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer, um sie zu verwalten.

Mobile App (PWA)

Overture ist eine Progressive Web App. Es gibt nichts aus einem App-Store herunterzuladen — Sie installieren die Live-Seite direkt aus Ihrem Browser als App. Die installierte App erhält ein eigenes Symbol, läuft in einem eigenständigen Fenster ohne Browser-Bedienelemente und ist (unter iOS) die einzige Möglichkeit, System-Push-Benachrichtigungen zu empfangen.

Installation auf iPhone / iPad (Safari)

Öffnen Sie Overture in Safari (nicht Chrome — iOS erlaubt die PWA-Installation nur über Safari).
Melden Sie sich einmal an, damit die App sich Ihr Konto merkt.
Tippen Sie unten auf die Schaltfläche Teilen (das Quadrat mit dem nach oben zeigenden Pfeil).
Scrollen Sie durch die Liste und tippen Sie auf Zum Home-Bildschirm.
Bestätigen Sie den Namen und tippen Sie auf Hinzufügen.

Ein Overture-Symbol liegt nun auf Ihrem Home-Bildschirm. Öffnen Sie die App von dort — nicht aus Safari —, um die eigenständige App zu nutzen und Push-Benachrichtigungen zu aktivieren.

Installation auf Android (Chrome / Edge)

Öffnen Sie Overture in Chrome oder Edge.
Meist erscheint unten ein Banner App installieren — tippen Sie darauf. Falls Sie es verpasst haben, öffnen Sie das Browser-Menü (⋮) und wählen Sie App installieren oder Zum Startbildschirm hinzufügen.

Installation auf dem Desktop (Chrome / Edge)

Öffnen Sie Overture in Chrome oder Edge.
Achten Sie am rechten Rand der Adressleiste auf das Installations-Symbol (ein kleiner Monitor mit Abwärtspfeil).
Klicken Sie darauf und bestätigen Sie.

Updates

Die PWA aktualisiert sich automatisch im Hintergrund. Sobald eine neue Version verfügbar ist, lädt sich die App neu, nachdem die neuen Dateien heruntergeladen wurden. Welche Version Sie ausführen, sehen Sie am kleinen Versionslabel in der unteren rechten Ecke des App-Fensters.

iOS aktualisiert langsam? Wenn Sie sicher sind, dass eine neue Version bereitgestellt wurde, das Versionslabel aber weiterhin die alte Nummer zeigt, beenden Sie die PWA über den iOS-App-Umschalter vollständig (von unten nach oben wischen und halten, dann die Overture-Karte nach oben wischen) und öffnen Sie sie erneut vom Home-Bildschirm. iOS speichert die App manchmal aggressiv im Cache.

Echtzeit-Synchronisation

Overture fragt die Datenbank alle 15 Sekunden ab und führt alle Änderungen zusammen, die andere Benutzer (oder Ihre eigenen anderen Tabs) vorgenommen haben. Es gibt keinen „Speichern und aktualisieren“-Ablauf — Änderungen fließen live. Eine kleine Online-Status-Pille in der Topbar zeigt, ob die Live-Synchronisation einwandfrei läuft.

Änderungen in einem anderen Tab erscheinen in diesem Tab beim nächsten Abruf.
Feldbezogene Änderungsverfolgung schützt, was Sie gerade eintippen: Solange ein Feld ungespeicherte Änderungen enthält, überschreibt der Abruf es nicht.
Local-First-Schreibvorgänge — Änderungen werden sofort im lokalen Speicher und anschließend auf dem Server gespeichert. Ist der Server kurz nicht erreichbar, wird Ihre Arbeit in eine Warteschlange gestellt und übertragen, sobald die Verbindung zurückkehrt.
Tab-übergreifende Portal-Synchronisation — wenn ein Kunde das Portalformular in einem anderen Tab absendet, erscheint die Änderung hier ohne Neuladen.

Catch-Berichte und andere „Snapshot“-Ansichten lassen sich bei Bedarf über eine Schaltfläche ↻ Erneut ausführen aktualisieren (siehe Catch weiter unten).

Navigation

Die Icon-Seitenleiste am linken Bildschirmrand enthält Links zu allen Hauptbereichen. Klicken Sie auf ein Symbol, um zu navigieren; die aktive Seite ist hervorgehoben. Die Benachrichtigungsglocke erscheint in der Topbar — siehe Benachrichtigungen.

Symbol	Seite	Beschreibung
⊞	Dashboard	Übersicht der aktuellen Woche auf einen Blick
📅	Kalender	Visueller Wochen-/Monats-/Listenkalender mit Venue-Filter
👤	Kontakte	Kunden- und Partnerkontaktdatenbank
📋	Veranstaltungen	Tabellarische Liste aller Veranstaltungen; Gruppierung nach Produktion möglich
👥	Personal	Personalverzeichnis mit Online-Anwesenheitspunkten
⏱	Zeitleiste	Horizontale Personaleinsatzplanung (Gantt-Stil)
🔧	Ressourcen	Ausrüstungs- und Raumbestand
🕵	Catch	Gespeicherte Abfragen für Ad-hoc-Berichte über die ganze App
📊	Berichte	Umsatz- und Ticketdiagramme (Tixly-gestützt)
⚡	Integrationen	Externe Systemverbindungen (Tixly, Make, Drive, Feeds)
⚙	Einstellungen	Alle Konfigurationsoptionen einschließlich Vertragsvorlagen

Dashboard

Das Dashboard bietet eine Live-Übersicht der Aktivitäten für die aktuelle Woche:

Statistikleiste — Veranstaltungen dieser Woche, bestätigt vs. vorläufig, verkaufte Tickets, Wochen- und Jahresumsatz (Umsatz erfordert eine Tixly-Verbindung).
Bevorstehende Veranstaltungen — die nächsten Veranstaltungen der aktuellen Woche, nach Datum sortiert.
Erfordert Aufmerksamkeit — Veranstaltungen, die bevorstehen, aber noch vorläufig sind, keine Venue haben oder deren Einreichungsfristen überschritten sind.
Heute im Dienst — alle Mitarbeiter, die den heutigen Veranstaltungen zugeteilt sind, mit ihren Schichtzeiten.
Venue-Auslastung — ein Balken pro Venue, der zeigt, wie stark sie diese Woche gebucht ist.
Top-Kontakte — die am häufigsten mit Veranstaltungen verknüpften Kontakte.
LIVE-Indikator — aktuell laufende Veranstaltungen (basierend auf der Systemzeit) erhalten ein animiertes rotes LIVE-Abzeichen auf Dashboard und Kalender.

Tipp: Klicken Sie in „Bevorstehende Veranstaltungen“ auf eine Zeile, um den Inspektor der Veranstaltung zu öffnen.

Kalender

Der Kalender ist die zentrale Ansicht für die zeitliche Navigation durch Veranstaltungen. Oben rechts stehen drei Ansichtsmodi zur Verfügung:

Woche — ein 7-Spalten-Raster von Montag bis Sonntag. Veranstaltungen erscheinen als farbcodierte Blöcke in jeder Tagesspalte. Ziehen Sie sie per Drag-and-drop, um Veranstaltungen zwischen Terminen zu verschieben.
Monat — ein klassisches Monatsraster. Jede Tageszelle listet Veranstaltungstitel mit Mini-Statuspunkten.
Liste — eine flache, nach Datum geordnete Liste aller Veranstaltungen, geeignet zum Drucken.

Navigation

Mit den Pfeilen ‹ und › gehen Sie vor oder zurück; Heute springt zum aktuellen Datum. Ein Mini-Kalender in der Seitenleiste erlaubt den Sprung zu einem bestimmten Datum.

Venue-Filter

Die einklappbare Venue-Liste links (oder eine Reihe von Pillen, je nach Layout) blendet Veranstaltungen pro Venue ein oder aus. Jede Venue hat eine Farbe, die zu ihren Kalenderblöcken passt.

Eine Veranstaltung anlegen

Klicken Sie auf eine leere Tageszelle oder auf die Schaltfläche + Neue Veranstaltung, um den Produktions-Assistenten zu öffnen. Füllen Sie Titel, Typ, Status, Venue, Datum und optionale Kontakte aus; der Assistent unterstützt sowohl eintägige Veranstaltungen als auch mehrtägige Produktionen (Master + automatisch erzeugte Kinder).

Drag-and-drop & Konflikterkennung

Ziehen Sie eine beliebige Veranstaltung auf ein neues Datum bzw. eine neue Uhrzeit. Überschneidet sich die Verschiebung mit einer anderen Buchung im selben Raum, erhalten Sie eine Inline-Warnung und können sich entscheiden, sie zu übergehen (z. B. für einen bewussten Aufbau innerhalb des Zeitfensters einer anderen Veranstaltung). Gleichzeitige Veranstaltungen im selben Raum werden überall rot markiert.

Wiederkehrende & mehrtägige Veranstaltungen

Wiederholungsmuster können bei der Erstellung eingerichtet werden. Mehrtägige Produktionen (siehe Produktionen) erstrecken sich über eine durchgehende Terminreihe und übertragen die Metadaten des Masters auf jeden einzelnen Termin.

Geschlossene Tage

Individuelle geschlossene Tage (pro Venue oder organisationsweit) sowie Feiertage werden im Kalender visuell dargestellt und verhindern versehentliche Buchungen.

Als „Nicht verfügbar“ markieren (einzelnes Datum oder Zeitraum)

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Tageszelle in einer Venue-Spalte, um dieses Datum als nicht verfügbar zu markieren — nützlich für Bau, Wartung, Reinigung, private Reservierungen, Ferienschließungen und Ähnliches. Der Dialog unterstützt:

Einzelnes Datum oder Zeitraum — wählen Sie ein Von- und ein Bis-Datum. Lassen Sie beide gleich für einen Tag; ziehen Sie sie auseinander für ein ganzes Baufenster.
Vordefinierte Gründe mit Emojis — 🚧 Bau, 🔧 Wartung, 🧹 Reinigung, 🔒 Private Buchung, 🏖 Ferienschließung, 🎭 Probenreservierung, ⚙️ Technikinstallation, 📦 Lagerung / Anlieferung, ⛔ Geschlossen, 🚫 Sonstiges.
Individuelle Bezeichnung überschreibt den vordefinierten Namen (z. B. „Einbau eines neuen Bühnenbodens“).
Optionale Notiz, die beim Überfahren und im Rechtsklick-Menü angezeigt wird (Name des Auftragnehmers, Kontakt, weitere Details).

Die markierte Zelle wird mit einer gedämpften, grau diagonal gestreiften Fläche gefüllt und zeigt Emoji + Bezeichnung. Ein Klick auf die Zelle öffnet nicht den Veranstaltungs-Inspektor — eine Nichtverfügbarkeit ist keine Veranstaltung, sondern nur eine Reservierung des Raums.

Eine Nichtverfügbarkeit entfernen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine nicht verfügbare Zelle und wählen Sie Nichtverfügbarkeit entfernen. Haben Sie ursprünglich einen Zeitraum angelegt, werden Sie gefragt, ob Sie nur dieses Datum oder alle N Tage des Zeitraums entfernen möchten. Einträge für ein einzelnes Datum werden mit einem Bestätigungsklick gelöscht.

Tipp: Die Farbcodierung folgt der Veranstaltungstyp-Palette, die unter Einstellungen → Veranstaltungstypen konfiguriert wird. Das Umbenennen eines Typs migriert automatisch alle Veranstaltungen, die ihn verwenden — eine manuelle Neuverknüpfung ist nicht nötig.

Veranstaltungen (Listenansicht)

Die Veranstaltungsseite zeigt alle Veranstaltungen nach Monat gruppiert. Jeder Monat ist ein einklappbarer Abschnitt mit einer Kopfzeile, die die Summen zusammenfasst — z. B. „Juni 2026 · 12 Veranstaltungen · 4 820 / 6 500 verkauft“ — so erfassen Sie eine ganze Saison auf einen Blick. Klicken Sie auf eine Monatskopfzeile zum Einklappen; leere Monate klappen zu einer Zeile zusammen. Der Klappzustand wird pro Monat gemerkt.

Datumsleisten-Karten — jede Veranstaltung ist eine Karte mit einem markanten Datumsblock links und rechts: Typ, Venue, Genre, Status-Pille und ein Ticket-Balken.
Mehrtägige Produktionen erscheinen als eine Karte mit Datumsbereich (z. B. 16–20) und einem ★ N Termine-Abzeichen. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Serie zu einem Baum ihrer Termine aufzuklappen; ein Klick auf die Karte öffnet den Produktions-Master.
Auto-Scroll zu heute — beim Öffnen springt die Seite zur ersten Veranstaltung ab heute und scrollt an abgeschlossenen vorbei. Liegt alles in der Vergangenheit, landet sie bei der neuesten.
Abgeschlossen-Stempel — Veranstaltungen mit vergangenem Datum werden gedimmt und mit ✓ Abgeschlossen markiert (die Status-Pille wird dann ausgeblendet). Eine Produktion gilt als abgeschlossen, sobald ihr letzter Termin vorbei ist.
Bearbeiten-Schaltfläche — der Stift auf jeder Karte, Produktionskopfzeile und jedem Termin öffnet die Schnellbearbeitung, ohne die Liste zu verlassen.
Filter grenzen nach Status, Typ, Genre, Jahr und Saison ein; Alle ausklappen / Alle einklappen faltet alle Monate und Produktionen auf einmal.

Klicken Sie auf eine Karte, um den Veranstaltungs-Inspektor zu öffnen.

Veranstaltungen zu einer Produktion zusammenführen

Über Zusammenführen in der Werkzeugleiste kombinieren Sie separate Veranstaltungen zu einer mehrtägigen Produktion — etwa wenn ein erneuter Import weitere Termine für eine bereits vorhandene Aufführung bringt, oder wenn zwei eintägige Veranstaltungen zusammengehören.

Wählen Sie Zusammenführen in — eine bestehende Produktion oder Neue Produktion erstellen (dann einen Titel vergeben).
Haken Sie die einzufügenden Veranstaltungen an: ganze Produktionen (verschiebt alle ihre Termine) und/oder einzelne eigenständige Veranstaltungen.
Zusammenführen — jeder gewählte Termin wird ein Kind des Ziel-Masters. Sein eigener Zeitplan, Personal, Räume und Ticketzahlen bleiben erhalten; nur die Produktionszuordnung ändert sich.

Eine geleerte Quellproduktion (alle Termine herausgezogen) wird automatisch entfernt. Die zusammengeführte Produktion öffnet sich anschließend im Inspektor. Das Zusammenführen wird in die gemeinsame Datenbank geschrieben, sodass alle Sitzungen es bei der nächsten Synchronisierung sehen.

Veranstaltungs-Inspektor

Der Veranstaltungs-Inspektor ist das zentrale Bearbeitungspanel für eine einzelne Veranstaltung. Er öffnet sich beim Klick auf eine Veranstaltung im Kalender, in der Veranstaltungsliste oder auf dem Dashboard. Die Kopfzeile zeigt Name, Venue, Datum/Zeit, Produzent, Status-Abzeichen und Typ-Abzeichen. Gehört die Veranstaltung zu einer Produktion, erscheinen oben der Produktionsname sowie Pfeile für den vorherigen/nächsten Termin.

Der Inspektor ist in Tabs unterteilt (die Sichtbarkeit hängt von den Berechtigungen ab):

📋 Info-Tab

Kern-Metadaten der Veranstaltung:

Feld	Beschreibung
Titel	Im Kalender angezeigter Name
Typ	Kategorie (Konzert, Theater, Konferenz usw.) — steuert die Farbcodierung
Status	Buchungslebenszyklus (Vorläufig, Bestätigt, Storniert usw.)
Genre	Optionale Unterkategorisierung, genutzt von Catch und Berichten
Venue	Der Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet
Datum / Tag	Konkretes Datum oder wiederkehrender Wochentag, falls kein Datum gesetzt ist
Zeit / Buchungsfenster	Showbeginn plus das weitere Buchungsfenster (Aufbau bis Abbau)
Produzent	Interner Mitarbeiter, der für diese Veranstaltung verantwortlich ist
Produktion	Verknüpft die Veranstaltung mit einem mehrtägigen Produktionsdatensatz (Master / Kind)
Kapazität	Gesamtkapazität; bestimmt den Auslastungsprozentsatz
Verkauft / Umsatz	Ticketverkäufe (bei Verbindung aus Tixly synchronisiert)
Preisgruppe	Verknüpft mit einer Preisvorlage aus Einstellungen → Preise
Kundenkontakte	Ein oder mehrere Kontakte; durchsuchbar, Mehrfachauswahl
Veranstalter / Konto	Promoter oder Organisation, die die Veranstaltung bucht
Notizen	Interne Freitextnotiz

Änderungen werden automatisch gespeichert, wenn Sie ein Feld verlassen oder wegnavigieren.

🏛 Räume-Tab

Listet die dieser Veranstaltung zugewiesenen Räume (Säle, Bühnen) auf. Sie können Räume hinzufügen oder entfernen, Nutzungszeiten pro Raum festlegen und kennzeichnen, ob der jeweilige Raum im Mietpreis enthalten ist. Konflikte mit anderen Veranstaltungen im selben Raum werden rot hervorgehoben.

⏱ Zeitplan-Tab

Eine zeitlich geordnete Liste der Ablaufpunkte des Tages — Aufbau, Soundcheck, Einlass, Show, Show-Ende, Abbau usw. Jeder Punkt trägt eine Kategorie, eine Bezeichnung und eine Uhrzeit und wird automatisch chronologisch sortiert.

Kategorien können besondere Kennzeichnungen tragen, die unter Einstellungen → Zeitplan konfiguriert werden:

Showbeginn / -ende-Markierungen (für die Ticketfenster-Logik und Berichte).
Mietbeginn / -ende-Markierungen — definieren das abrechenbare Mietfenster. Die Frage Mietzeitplan im Vertrags-Generator liest diese aus und kann in sie zurückschreiben.
Dienstmarkierungen pro Abteilung — ist der „im Dienst“-Punkt einer Abteilung im Zeitplan vorhanden, übernimmt das Personal dieser Abteilung diese Zeiten automatisch.

👥 Personal-Tab

Zeigt alle Personalzuweisungen für diese Veranstaltung. Jede Zeile zeigt Name, Rolle, Buchungsfenster (vertraglich vereinbarte Anwesenheit vor Ort) und tatsächliches Schichtfenster (Arbeitszeit) des Mitarbeiters.

Fügen Sie Platzhalter-Rollen hinzu, um Positionen zu planen, bevor konkretes Personal feststeht; ersetzen Sie einen Platzhalter jederzeit durch eine echte Person.
Der Mehrtagesmodus pro Zuweisung (dieser Termin / alle Produktionstermine / ausgewählte Termine) beschleunigt das Besetzen einer langen Serie.
Ein Inline-Benachrichtigen-Eingabefeld und eine „Alle benachrichtigen“-Option versenden Schichtbenachrichtigungen. Das Eingabefeld unterstützt @-Autovervollständigung: Tippen Sie @ gefolgt von einem Namen, um einen bestimmten Mitarbeiter, eine Rolle oder eine Abteilung zu erwähnen. Stellen Sie dem Namen ein ! voran (z. B. @!Anna), um eine dringende Benachrichtigung auszulösen — gleicher Inhalt, aber als roter Push statt des üblichen neutralen. Die Autovervollständigung funktioniert auch nach dem ! weiter — das Ausrufezeichen bleibt in der endgültigen Erwähnung erhalten, damit der Empfänger weiß, dass sie dringend gesendet wurde.
Lücken in der Abteilungsabdeckung erscheinen im Catch-Subjekt Tagesabdeckung.
A-/B-Verantwortungskennzeichen — kleine A- und B-Schaltflächen an jeder Zuweisung (immer sichtbar) kennzeichnen, wer die Leitung hat und wer unterstützt. A = verantwortlich / Hauptperson (sammelt Informationen, trägt die Verantwortung); B = Unterstützung (assistiert dem A, ohne gleiche Verantwortung). Praktisch, wenn zwei Personen eine Rolle teilen — z. B. zwei Lichttechniker, A-Licht und B-Licht. Mehrere A's über verschiedene Rollen sind erlaubt (z. B. ein A-Licht und ein A-Ton bei derselben Veranstaltung). A-gekennzeichnete Personen werden immer zuerst sortiert, und das Kennzeichen erscheint als Präfix wie A-Lichttechniker. Erneut klicken, um es zu entfernen.
Dienstfenster-Synchronisierung — Start/Ende einer Buchung folgt automatisch den Dienstbeginn-/Dienstende-Markern des Zeitplans, auch Markern, die nach der Buchung hinzugefügt werden. Ein manuelles Bearbeiten der Zeiten stoppt die Auto-Synchronisierung für diese eine Zuweisung.

🔧 Ressourcen-Tab

Listet die für diese Veranstaltung reservierte Ausrüstung und sonstige Ressourcen. Fügen Sie Ressourcen aus dem Bestand hinzu, indem Sie auf + Ressource hinzufügen klicken und nach Namen suchen. Jeder Eintrag zeigt Menge, Notizen, Zustand und Rückgabestatus. Das System warnt, wenn eine Ressource über sich überschneidende Veranstaltungen hinweg überbelegt ist.

📝 Anweisungen-Tab (Produktion)

Anpassbare Anweisungsfelder pro Veranstaltung — Licht, Ton, FOH, Marketing, Bühnenleitung sowie beliebige eigene Felder, die Sie unter Einstellungen → Anweisungen definiert haben. Drei Feldtypen werden unterstützt:

Mehrzeiliger Text für Anweisungen im Absatzformat.
Einzeilig für kurze Werte wie „PIN-Code“, „WLAN-Passwort“, „Einlasszeit“.
Ja/Nein für Checklistenpunkte.

Jeder gespeicherte Wert trägt eine Prüfzeile („gespeichert von … am …“). Werte, die von einem Vertragsfragebogen geschrieben wurden, zeigen ein türkisfarbenes Abzeichen 📩 aus Vertrag, sodass Sie auf einen Blick erkennen, welche Anweisungen aus einem generierten Dokument stammen (und beim erneuten Generieren des Vertrags überschrieben werden können).

„Sticker“-Zeilenfelder können in die Kopfzeile des Inspektors hochgestuft werden, damit kritische Angaben — Einlasszeit, Dresscode — immer sichtbar sind.

Produktions-Chat

Der Produktions-Tab beherbergt außerdem das Chat-Panel pro Veranstaltung. Tippen Sie eine Nachricht und drücken Sie Senden; alle in der Produktion sehen sie in Echtzeit. Verwenden Sie @, um einen bestimmten Mitarbeiter, eine Rolle oder eine Abteilung zu erwähnen — die Autovervollständigung schlägt beim Tippen passende Treffer vor. Die erwähnte Person erhält eine Glocken-Benachrichtigung und (falls Push aktiviert ist) eine System-Benachrichtigung, die sie per Deep-Link direkt zu diesem Tab zurückführt.

Stellen Sie dem Namen ein ! voran (z. B. @!Anna), um eine dringende Erwähnung zu senden. Dringende Erwähnungen kommen als rote Push-Benachrichtigung an, damit sie sich von routinemäßigen Hinweisen abheben. Die Autovervollständigung funktioniert nach dem ! genauso — das Ausrufezeichen bleibt in der gerenderten Erwähnung erhalten, sodass für den Empfänger klar ist, dass Sie sie als dringend markiert haben.

📎 Dateien-Tab

Hängen Sie Dokumente, Bilder, Rider und andere Dateien an. Klicken Sie auf + Anhängen, um hochzuladen. Jeder Eintrag zeigt Dateiname, Typ und Uploaddatum mit Aktionen zum Herunterladen / Vorschauen / Entfernen. Eine optionale Google-Drive-Integration erstellt automatisch einen Ordner pro Veranstaltung; der Link erscheint im Produktions-Tab.

⚠️ Risikoanalyse

Overture füllt das Risikoanalyse-Word-Dokument Ihres Hauses automatisch aus. Ein Administrator lädt einmalig eine Vorlage hoch; jede Veranstaltung zeigt dann auf ihrem Produktions-Tab eine Schaltfläche Risikoanalyse ausfüllen. Das Ausfüllen erzeugt eine fertige .docx für diese Veranstaltung — ohne Herunterladen, Bearbeiten in Word und erneutes Hochladen.

Ausfüllen

Veranstaltung öffnen → Tab Produktion → Karte Risikoanalyse. Ein Etikett zeigt Nicht begonnen, Entwurf oder Fertig.
Risikoanalyse ausfüllen öffnet ein Formular, das automatisch aus der Vorlage aufgebaut wird. Bekannte Felder (Saal, Datum, Kontakt, Personal …) sind vorausgefüllt und mit · auto markiert; den Rest ergänzen Sie.
Matrixzeilen zeigen S und K als 1–5-Auswahl; R wird automatisch berechnet (S × K) und farblich markiert (rot ab 10).
Entwurf speichern sichert die Antworten; Speichern & .docx erzeugen erstellt das Dokument, hängt es an die Veranstaltung an (Dateien-Tab) und lädt es herunter.
Datei löschen entfernt ein erzeugtes Dokument — die Antworten bleiben erhalten, sodass Sie neu erzeugen können.

Am Telefon ausfüllen (QR)

Tippen Sie auf der Karte auf QR-Ausfüllen, um einen QR-Code anzuzeigen. Jeder kann ihn scannen — ohne Anmeldung — und die Analyse am Telefon im Hochformat ausfüllen. Beim Absenden wird die .docx erzeugt und direkt bei der Veranstaltung gespeichert.

Mehrtägige Produktionen

Füllen Sie die Analyse am Master aus, dann wird sie mit allen Terminen geteilt — dieselbe einzige Datei, referenziert, nie kopiert. Ein Termin kann Für diesen Termin überschreiben oder mit Zurück zum Master zur geteilten Datei zurückkehren.

Vorlage erstellen (Admin)

Laden Sie unter Einstellungen → Anweisungen → Risikoanalyse-Vorlage eine organisationsweite Word-.docx hoch. Gestalten Sie sie beliebig — jedes Layout, jede Sprache. Overture liest zwei Arten von Platzhaltern:

Auto-Felder — doppelte geschweifte Klammern {{ }}. Werden automatisch aus der Veranstaltung gefüllt, mit denselben Namen wie die Serientags in Verträgen (Namen auf Englisch belassen): {{Event Title}}, {{Venue}}, {{Date}}, {{Show Time}}, {{Event Type}}, {{Status}}, {{Capacity}}, {{Tickets Sold}}, {{Staff}}, {{Spaces}}, {{Resources}}, {{Organizer}}, {{Contact}}, {{Contact Email}}, {{Producer}}, {{Organisation}}, {{Today}}. Leerzeichen im Namen sind erlaubt.
Manuelle Felder — einfache eckige Klammern [ ], Kleinbuchstaben, keine Leerzeichen. Diese werden zu Eingabefeldern, z. B. [utfort_av], [deltakere], [dato_rigg]. Die Beschriftung stammt aus dem umgebenden Zellen- oder Zeilentext.

Eine Risikomatrix erstellen

Für das S/K/R-Raster (Auswahl + automatisches R) geben Sie jeder Gefahrenzeile einen Satz manueller Felder mit gemeinsamer Zeilen-ID (Buchstaben + Zahl, z. B. B1) und diesen Präfixen:

[s_B1] Wahrscheinlichkeit (S) · [k_B1] Konsequenz (K) · [r_B1] Risiko (R, auto = S×K)
[measure_B1] Maßnahme · [responsible_B1] Verantwortlich · [deadline_B1] Frist · [status_B1] Status
Für leere Zeilen zum Eintragen eigener Gefahren: [hazard_B15] — wird zu einem Beschreibungsfeld.
Die Präfixe sind feste Schlüsselwörter — exakt übernehmen; nur der Teil nach dem Unterstrich ist Ihre Zeilen-ID. Jede Spalte akzeptiert eine englische oder norwegische Form: S s_/l_, K k_/c_, R r_, Maßnahme measure_/tiltak_, Verantwortlich responsible_/ansvarlig_, Frist deadline_/frist_, Status status_, Gefahr hazard_/hendelse_.

Ein solcher Satz pro Tabellenzeile, mit dem Gefahrentext als normalem Text. Overture erkennt die Matrix allein an diesen Feldnamen, daher kann die Tabellenüberschrift beliebig lauten, in jeder Sprache.

Hinweise

Genau {{ }} und [ ] verwenden; innerhalb [ ] nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche (keine Leerzeichen).
Vorlage jederzeit in Word bearbeiten und neu hochladen — das Ersetzen betrifft nur neue Ausfüllungen; bereits erzeugte Dokumente bleiben.
Mitarbeitende brauchen Zugriff auf den Produktions-Tab; nur Administratoren laden die Vorlage hoch oder ersetzen sie.

✓ Aufgaben-Tab

Eine veranstaltungsspezifische To-do-Liste. Aufgaben haben eine Beschreibung, ein optionales Fälligkeitsdatum und einen optionalen Zuständigen (einen Mitarbeiter). Erledigte Aufgaben werden grün abgehakt; überfällige Aufgaben werden rot. Offene Aufgaben tragen zum Dashboard-Panel „Erfordert Aufmerksamkeit“ und zum Catch-Filter Hat offene Aufgaben bei.

Dringende Aufgaben

Setzen Sie das Kennzeichen Dringend auf eine Aufgabe, um sie zu eskalieren. Dringende Aufgaben:

tragen eine rote 🔴-Markierung in der Aufgabenliste und im Dashboard-Panel „Erfordert Aufmerksamkeit“.
lösen rote Push-Benachrichtigungen an den Zuständigen aus (statt der üblichen neutralen Benachrichtigung), sodass der Hinweis auf einem Handy-Sperrbildschirm zwischen allem anderen visuell heraussticht.
steigen unabhängig vom Fälligkeitsdatum an die Spitze der Aufgabenliste des Zuständigen.

Setzen Sie Dringlichkeit sparsam ein — wenn alles dringend ist, ist nichts dringend. Gute Kandidaten: ein fehlender Crew-Callsheet für den morgigen Aufbau, ein Vertrag, der heute raus muss, ein defektes Ausrüstungsteil, das die nächste Veranstaltung blockiert.

💰 Rechnungs-Tab

Nur für Benutzer mit invoice_view sichtbar. Zeigt Preisposten auf Basis der Preisgruppe der Veranstaltung mit Summen und Mehrwertsteuerberechnungen. Posten können bearbeitet und zusätzliche eigene Zeilen hinzugefügt werden. Die Rechnung wird als PDF exportiert, unter Verwendung der Überschrift, des Logos und der Fußzeile aus Einstellungen → Rechnung.

Abrechenbare Überstunden

Wenn ein Mitarbeiter nach Ende seiner Buchung einen Stundenzettel bestätigt und länger als geplant gearbeitet hat, kann er Dem Kunden berechenbar ankreuzen. Bei der Genehmigung bestätigt der Produzent dieses Häkchen. Eine Überstunden-Zeile erscheint dann auf der Rechnung, getrennt von der Basis-Personalzeile:

Die Basis-Personalzeile berechnet die geplanten Stunden; die Überstunden werden zur Transparenz auf eine eigene Überstunden-Zeile ausgelagert.
Der Satz ist der Stundensatz des Mitarbeiters × der Überstundenprozentsatz der Preisgruppe (pro Preisgruppe unter Einstellungen → Preise, z. B. 150 %).
Überstunden, die nicht als berechenbar markiert sind, werden dem Mitarbeiter dennoch (über den Schichtplaner) vergütet, erscheinen aber nicht auf der Kundenrechnung.

📬 Einreichungen-Tab

Verwaltet das externe Kundenportal — eine separate URL, die Sie einem Kunden senden, damit er technische und produktionsbezogene Informationen liefern kann. Von diesem Tab aus können Sie:

eine eindeutige Portal-URL und einen Zugangscode erzeugen.
eine Einreichungsfrist festlegen.
den Link direkt aus Overture per E-Mail senden (siehe Kundenportal).
prüfen, was der Kunde eingereicht hat; neue Einreichungen lösen eine Benachrichtigung an den Produzenten aus.
die Formularvorlage pro Veranstaltung wechseln, wenn die Standardvorlage nicht passt.

📄 Verträge-Tab

Listet jeden für diese Veranstaltung generierten Vertrag. Jede Zeile zeigt Status (Entwurf / gesendet / unterschrieben), Erstellungsdatum sowie wer wann unterschrieben hat. Aktionen pro Vertrag:

Vorschau / PDF drucken — öffnet den gerenderten Vertrag.
Zum Unterschreiben senden — der Admin unterschreibt zuerst, dann wird ein eindeutiger Signaturlink an den Kunden gemailt.
Status verfolgen — sobald der Kunde unterschreibt, wird eine Benachrichtigung ausgelöst und der Inspektor gibt den neuen Zustand wieder.

Klicken Sie auf + Neuer Vertrag, um den Vertragsassistenten zu starten — er wählt eine Vorlage, führt durch einen etwaigen Fragebogen, lässt Sie den zusammengesetzten Text prüfen und erzeugt das PDF.

🕘 Verlauf-Tab

Ein chronologisches Protokoll aller an dieser Veranstaltung vorgenommenen Änderungen — wer wann was geändert hat. Einträge werden automatisch aufgezeichnet, sobald eine Bearbeitung gespeichert wird, einschließlich Vertragsunterschriften, Statusübergängen und Portaleinreichungen.

Produktionen (Mehrtägig)

Eine Produktion ist eine Reihe zusammengehöriger Veranstaltungen mit einer gemeinsamen Identität. Beispiele: eine fünfabendige Theaterserie, eine mehrtägige Konferenz, eine Gastspielshow, die die Venue für zwei Wochen belegt.

Master- & Kind-Events

Jede Produktion hat ein Master-Event (ohne konkretes Datum — es repräsentiert die gesamte Serie) und ein Kind-Event pro Datum. Das Bearbeiten des Masters kann Felder wie Typ, Status, Veranstalter oder Genre an alle Kinder weitergeben. Das Bearbeiten eines Kindes betrifft nur diesen Termin.

Visueller Hinweis für das Master-Event

Da Änderungen am Master an jeden Termin der Produktion durchgereicht werden, macht der Inspektor optisch deutlich, wenn Sie sich auf dem Master und nicht auf einem einzelnen Termin befinden:

Der gesamte Inhaltsbereich des Inspektors wird von einem 3px goldenen Rahmen eingefasst (passend zum goldenen ★-Symbol, das anderswo für Master-Events verwendet wird). Der Rahmen sitzt unter der Tab-Leiste und bleibt bestehen, egal zu welchem Tab Sie wechseln (Info, Zeitplan, Personal, Räume usw.).
Tabs, deren Bearbeitungen an alle Termine kaskadieren (Info, Produktion, Anweisungen, Aufgaben), tragen als zusätzliche Erinnerung ein kleines goldenes ★ in ihrer oberen rechten Ecke.
Ein Klick auf einen Kind-Termin in der linken Seitenleiste blendet den goldenen Rahmen über 1 Sekunde aus; ein Klick zurück auf Master blendet ihn wieder ein. Der sanfte Übergang macht die Grenze zwischen Master und Kind ohne Flackern deutlich.

Wo der Mehrtages-Status wichtig ist

Catch sortiert Veranstaltungen chronologisch und behandelt einen Master ohne eigenes Datum so, als fände er an seinem frühesten Kind-Termin statt, damit die Produktion mit ihren Terminen gruppiert bleibt.
Verträge können auf „die gesamte Produktion“ (auf dem Master gespeichert) oder „nur dieser Tag“ (auf dem Kind gespeichert) bezogen werden — siehe Vertragsassistent, Geltungsbereich.
Mietzeitplan in einem Vertrag erhält eine Zeile pro Kind-Termin, mit einem Schalter „jeden Tag dieselben Zeiten verwenden“ für einheitliche Serien.
Berichte können nach Produktion aufgeschlüsselt werden, um die Gesamtauswertung einer Serie zu erhalten.

Kontakte

Die Kontaktseite ist das CRM — eine durchsuchbare Datenbank der Organisationen und Personen, mit denen Sie arbeiten. Jede Kontaktkarte zeigt Name, Firma, E-Mail, Telefon und einen farbcodierten Initialen-Avatar.

Einen Kontakt anlegen

Klicken Sie auf + Neuer Kontakt, füllen Sie das Formular aus und speichern Sie. Welche Felder verfügbar sind, wird unter Einstellungen → Kontakte konfiguriert.

Einen Kontakt ansehen

Klicken Sie auf eine Karte, um das Seitenpanel zu öffnen, in dem alle ausgefüllten Felder gruppiert sind (Kontaktdaten, Firma, Adresse, Soziales, Benutzerdefiniert).

Kontakte mit Veranstaltungen verknüpfen

Kontakte werden über den Info-Tab des Veranstaltungs-Inspektors verknüpft. Mehrere Kontakte pro Veranstaltung sind möglich; der erste Kontakt gilt als „primärer“ Kunde für Vertrags-Merge-Tags und E-Mails.

Massenimport

Die Schaltfläche ⬆ Importieren auf der Kontaktseite akzeptiert eine JSON- oder CSV-Datei und führt Sie durch die Feldzuordnung — nützlich für die Migration aus einem anderen System.

Personal

Listet alle internen Mitarbeiter als Karten: Name, Rolle, Abteilung, E-Mail, Telefon. Ein grüner Punkt oben rechts im Avatar zeigt an, dass die Person in Overture online ist. Klicken Sie auf eine Karte, um das Personalpanel mit allen Details und dem Schichtverlauf zu öffnen.

Neues Personal wird unter Einstellungen → Personal & Abteilungen hinzugefügt. Jeder Mitarbeiter kann mit einem Benutzerkonto verknüpft werden, sodass Berechtigungen und Online-Status automatisch übereinstimmen.

Der Personaleditor hat ein Kontrollkästchen Shop steward (Gewerkschaftsvertreter / tillitsvalgt). Mehrere Personen können Shop Stewards sein. Ein Shop Steward, dessen Benutzerkonto die Berechtigung Schichtplaner → Zugang hat, kann sich am Schichtplaner anmelden — beschränkt auf die eigene Abteilung — um den Dienstplan mitzugenehmigen und Abweichungen zu prüfen. Siehe Rollen & Berechtigungen und Schichtplaner → Zugang.

Personal-Zeitleiste

Eine horizontale Gantt-Ansicht aller Personalzuweisungen über die Woche. Jede Zeile ist ein Mitarbeiter; jeder Block ist eine Veranstaltung, für die er gebucht ist. Mit den Wochen-Navigationspfeilen gehen Sie vor oder zurück; ein Klick auf einen Block öffnet den Inspektor der Veranstaltung.

Abteilungs-Filterchips oben lassen Sie sich auf ein Team konzentrieren. Genehmigte Abwesenheiten und Schichtwechselanträge aus dem Schichtplaner werden inline angezeigt, sodass Sie um sie herum planen können.

Ressourcen

Ihr vollständiger Ausrüstungs- und Raumbestand. Jede Ressource hat einen Namen, eine Kategorie, eine Menge, einen Zustand und (optional) ein Wartungsprotokoll, das festhält, wann sie zuletzt geprüft oder repariert wurde. Eine für ein Datum vollständig zugeteilte Ressource erscheint auf ihrer Karte als nicht verfügbar.

Ressourcen werden pro Veranstaltung über den Ressourcen-Tab im Veranstaltungs-Inspektor reserviert. Überbelegungen über sich überschneidende Veranstaltungen hinweg werden erkannt und erscheinen als Catch-Konflikte.

Berichte

Aggregierte Auswertungen über die gesamte Venue:

Umsatz — monatliches Balkendiagramm des Bruttoumsatzes, aus den Tixly-Synchronisationsdaten.
Tickets — monatliche Ticketverkäufe.
Kapazität / Auslastung pro Venue.
Stunden pro Abteilung oder einzelnem Mitarbeiter, exportierbar für die Lohnabrechnung.
Produktionsübersichten — konsolidierter Umsatz und Besucherzahlen für eine mehrtägige Serie.

Hinweis: Umsatz- und Ticketzahlen füllen sich erst, nachdem eine Tixly-Integration verbunden und synchronisiert wurde.

Catch (Gespeicherte Abfragen)

Mit Catch erstellen, speichern und wiederholen Sie gefilterte Abfragen über Veranstaltungen, Personal, Ressourcen, Anhänge und Anweisungen. Jeder gespeicherte Catch erscheint in der linken Liste; klicken Sie einen an, um ihn auszuführen und die Ergebnisse im rechten Bereich zu sehen.

Subjekte

Wählen Sie, was Sie filtern — jedes Subjekt bietet seine eigenen relevanten Filter:

Subjekt	Was es liefert
Veranstaltungen	Veranstaltungen nach Genre, Typ, Status, Zeitraum, Veranstalter, Auslastung %, fehlendem Personal, Vertragsstatus, Wochentag usw.
Tagesabdeckung	Tage mit Schichten, aber ohne Veranstaltungen, Veranstaltungen ohne bestätigtes Personal, ungenutzte Venues, komplett leere Tage
Konflikte	Doppelt gebuchtes Personal, überbelegte Ressourcen, Venue-Kollisionen, Produktions-Drift-Inkonsistenzen
Ressourcennutzung	Wann und wo eine Ressource genutzt wird; unterstützt eine Flussdiagramm-Ansicht
Venue-Buchungen	Tage, an denen eine Venue gebucht ist, optional nach Veranstaltungstyp oder Preisgruppe eingegrenzt
Personalzuweisungen	Wer wann welcher Veranstaltung zugeteilt ist, nach Abteilung oder Einzelperson
Ressourcen	Ressourcenkatalog, gefiltert nach Gruppe, Handbüchern, Wartungsprotokoll, Nutzung
Anhänge	Durchsuchen hochgeladener Handbücher und Veranstaltungsdokumente
Anweisungen	Anweisungstexte über Veranstaltungen hinweg durchsehen, optional als Spalten pro Feld

Erneut ausführen, aktualisieren und der „Freigabe“-Zeitstempel

Ein generierter Catch ist eine Momentaufnahme. Die Kopfzeile zeigt, wann der Catch zuletzt „freigegeben“ (ausgeführt) wurde, sowie eine Schaltfläche ↻ Erneut ausführen. Das erneute Ausführen holt die frischesten Daten (erzwingt einen Server-Abruf und liest dann den lokalen Speicher neu) und wertet die Abfrage neu aus. Eine Kurzmeldung zeigt, wie sich das Ergebnis geändert hat: +3 Zeilen, −2 Zeilen, ~5 bearbeitet (Zelleninhalt geändert) oder keine Änderung.

Datumssortierung & mehrtägige Veranstaltungen

Ergebnisse zum Subjekt Veranstaltungen werden chronologisch sortiert. Der Master einer mehrtägigen Produktion (der kein eigenes Datum hat) wird an seinem frühesten Kind-Termin positioniert, damit die Produktion mit ihren Terminen gruppiert bleibt, statt ans Ende gedrängt zu werden.

Export & Druck

Jeder Catch kann als CSV exportiert oder über die Schaltflächen in der Ergebnis-Kopfzeile gedruckt bzw. als PDF gespeichert werden.

Umgang mit veralteten Filtern

Wenn Sie einen Veranstaltungstyp oder ein Genre umbenennen, werden alle bestehenden Veranstaltungen automatisch auf die neue ID migriert, und alle Catches, die auf diese ID filtern, werden transparent aktualisiert. Löschen Sie stattdessen einen Typ und legen ihn neu an, müssen Sie den neuen Wert im Catch-Builder eventuell einmal neu auswählen.

Benachrichtigungen

In-App-Glocke

Das Glockensymbol in der Topbar zeigt die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen. Klicken Sie darauf, um das Dropdown-Panel zu öffnen. Benachrichtigungen umfassen:

Vertrag unterschrieben — wird ausgelöst, wenn ein Kunde einen von Ihnen gesendeten Vertrag unterschreibt.
Einreichung erhalten — wird ausgelöst, wenn ein Kunde das Portalformular für eine von Ihnen produzierte Veranstaltung absendet.
Schicht zugewiesen / entfernt — wird ausgelöst, wenn sich die Zuweisungen eines Mitarbeiters ändern.
Schichtwechselanträge — werden für Manager ausgelöst, wenn Personal einen Tausch beantragt.
Ihnen zugewiesene Aufgabe — wird ausgelöst, wenn eine Aufgabe in einer beliebigen Veranstaltung zugewiesen wird.
Chat-Erwähnung — wird ausgelöst, wenn jemand Sie, Ihre Rolle oder Ihre Abteilung im Produktions-Chat per @ erwähnt.

Benachrichtigungen werden über Tabs hinweg dedupliziert, sodass dasselbe Ereignis nicht zweimal ausgelöst wird. Der Lesestatus wird über die Datenbank synchronisiert — das Leeren auf einem Gerät leert überall.

Dringende Benachrichtigungen

Einige Hinweise können als dringend markiert werden — sie erscheinen als rote Push-Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm statt in der üblichen neutralen Farbe, sodass sie herausstechen, wenn mehrere Hinweise um Aufmerksamkeit konkurrieren. Quellen:

Dringende Aufgaben — der Zuständige erhält einen roten Push, sobald eine Aufgabe als dringend markiert wird (siehe Aufgaben-Tab).
Dringende Personalbenachrichtigung — der Empfänger erhält einen roten Push, wenn das Benachrichtigungsfeld @!name für ihn verwendet hat (siehe Personal-Tab).
Dringende Chat-Erwähnungen — dieselbe rote Behandlung, wenn eine Produktions-Chat-Nachricht @!name verwendet (siehe Anweisungen-Tab → Produktions-Chat).

Dringende Benachrichtigungen laufen durch dieselbe Push-Pipeline wie normale — sie tragen lediglich ein „dringend“-Kennzeichen, das das Betriebssystem mit rotem Farbton darstellt. Sie umgehen nicht den systemweiten „Nicht stören“-Modus, respektieren also die Ruhezeiten des Nutzers.

Push-Benachrichtigungen (auf Systemebene)

Dieselben Ereignisse können auch als native iOS-/Android-/Desktop-Benachrichtigungen ankommen, selbst wenn Overture geschlossen ist. Dies ist pro Gerät opt-in — jedes Handy, Tablet oder jeder Browser, in den Sie sich einloggen, muss separat aktiviert werden.

Auf Ihrem Gerät aktivieren:

(nur iOS) Installieren Sie Overture zuerst als PWA — siehe Mobile App (PWA). iOS erlaubt keine Push-Benachrichtigungen aus einem regulären Browser-Tab; die Installation auf dem Home-Bildschirm ist zwingend.
Öffnen Sie Overture und klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen/Avatar, um das Profil-Modal zu öffnen.
Klicken Sie im Abschnitt Push-Benachrichtigungen auf Push-Benachrichtigungen aktivieren.
Erlauben Sie die vom Betriebssystem/Browser angezeigte Berechtigungsabfrage.

Der Status wechselt zu ✓ Auf diesem Gerät aktiviert. Zum späteren Deaktivieren klicken Sie im selben Abschnitt auf Deaktivieren.

Pro Gerät, pro Konto. Push auf Ihrem iPhone zu aktivieren, aktiviert es nicht auf Ihrem Laptop und umgekehrt. Melden Sie sich als anderer Benutzer auf demselben Gerät an, müssen Sie Push auch für dieses Konto aktivieren.

Deep-Linking aus Benachrichtigungen

Ein Tippen auf eine System-Push-Benachrichtigung (oder ein Klick auf eine Benachrichtigung im Glocken-Panel) bringt Sie direkt an die relevante Stelle statt auf die Standard-Startseite:

Aufgabe zugewiesen → öffnet den Veranstaltungs-Inspektor auf dem Tab Aufgaben.
Chat-Erwähnung → öffnet den Inspektor auf dem Tab Produktion, wo das Chat-Panel liegt.
Vertrag unterschrieben / nicht unterschrieben → öffnet den Tab Verträge der Veranstaltung.
Einreichung erhalten → öffnet den Tab Einreichungen der Veranstaltung.
Zeitplan-Kennzeichnung → öffnet den Tab Zeitplan der Veranstaltung.
Schichtwechsel angenommen / abgelehnt → springt zur Personal-Zeitleiste am richtigen Tag.
Stundenzettel-Anfrage → öffnet direkt das Ausfüll-Modal des Stundenzettels.

Ist die App beim Tippen geschlossen, öffnet sie sich, meldet Sie an (oder zeigt die Login-Maske, falls Ihre Sitzung abgelaufen ist) und leitet weiter, sobald die Daten fertig geladen sind. Der Deep-Link übersteht auch den 2FA-Abfrageschritt — geben Sie Ihren Code fertig ein, und Sie landen an der richtigen Stelle.

Kundenportal

Das Kundenportal ist eine öffentliche, anmeldefreie Seite, auf der ein Kontakt die technischen und produktionsbezogenen Details seiner Veranstaltung ausfüllt. Über den Einreichungen-Tab des Inspektors erzeugen Sie eine eindeutige URL + einen Zugangscode und mailen sie dem Kunden.

Was der Kunde sieht

Die Portalseite trägt den Namen Ihrer Organisation sowie Titel und Venue der Veranstaltung.
Formularfelder werden pro Vorlage konfiguriert (Text, Auswahl, Datum, Zeit, Datei-Upload, Ja/Nein usw.).
Bei der Absendung wird eine Bestätigungs-E-Mail versendet; der Produzent erhält eine Benachrichtigung in Overture.

E-Mail-Editor

Klicken Sie auf Per E-Mail senden, um einen Editor zu öffnen, der aus der E-Mail-Vorlage (Einstellungen → Kontakte → E-Mail-Vorlagen) vorausgefüllt ist. Sie können einen beliebigen Kontakt der Veranstaltung wählen oder eine Adresse manuell eingeben. Automatisch aufgelöste Variablen sind u. a.:

Variable	Ersetzt durch
`{{first_name}}`	Vorname des Empfängerkontakts
`{{event_title}}`	Veranstaltungstitel
`{{portal_url}}`	URL des Einreichungsportals
`{{access_code}}`	Zugangscode des Portals
`{{deadline_line}}`	Vorformatierte Fristzeile (leer, wenn keine gesetzt ist)
`{{org_name}}`	Name Ihrer Organisation
`{{producer_name}}`	Der zugewiesene Produzent der Veranstaltung

Zwei Sendemodi: In Mail-App öffnen (übergibt einen vorausgefüllten Entwurf an Ihr lokales Mailprogramm) oder In Zwischenablage kopieren.

Vertrags-Generator

Der Vertrags-Generator von Overture verwandelt eine Vorlage plus einige Antworten im Assistenten in ein gepflegtes, unterschreibbares PDF — und kann die Antworten in die Veranstaltung zurückschreiben, damit die operativen Teams sie automatisch sehen. Das System hat drei Ebenen: Vorlagen & Fragen (einmal konfiguriert), den Generierungsassistenten (pro Vertrag genutzt) und die digitale Signatur (Signaturablauf Admin → Kunde).

Vorlagen & Fragen

Vorlagen liegen unter Einstellungen → Rechnung / Vertrag. Jede Vorlage hat:

Name & Signaturbezeichnung — z. B. „Standardmiete“ / „Unterschrift Mieter“.
Logoposition & Vertragstitel.
Textkörper — ein freier A4-Editor mit einfachem Markdown (## Überschrift, **fett**, --- als Trenner).
Merge-Tags — klicken Sie einen türkisfarbenen Chip in der rechten Seitenleiste an, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren. Tags werden bei der Generierung aufgelöst: {{Event Title}}, {{Date}}, {{Venue}}, {{Contact}}, {{Account}} usw.
Fragen — ein optionaler Fragebogen, der im Assistenten läuft und Antworten an {{section: id}}-Ankern im Textkörper einfügt.

Fragetypen

Typ	Steuerelement im Assistenten	Was im Vertrag landet
`yes_no_snippet`	Kontrollkästchen + bearbeitbarer Textbaustein	Der Textbaustein (nur wenn angehakt)
`text`	Freies Textfeld	Was der Benutzer eingibt (nur wenn nicht leer)
`select_with_snippet`	Dropdown + bearbeitbarer Textbaustein	Der Textbaustein der gewählten Option
`venue_terms_select`	Venue-Dropdown + bearbeitbarer Textbaustein	Das Feld Vertragsbedingungen der gewählten Venue, mit dem Venue-Namen als Abschnittsüberschrift
`rental_schedule`	Start-/End-Zeitwähler pro Datum + Summe	Ein automatisch formatierter Mietfensterblock; siehe Mietzeitplan

Abschnittsanker

Setzen Sie {{section: id}}-Anker an beliebiger Stelle im Textkörper, um zu markieren, wo der Textbaustein jeder Frage landen soll. Jede Frage hat eine Schaltfläche ⤵ Anker einfügen, die ihren Anker an der Cursorposition setzt. Anker ohne Antwort fallen auf nichts zusammen — einschließlich der Zeile, in der sie standen, sofern diese nur den Anker enthielt.

Überschriften-Präfix

Standardmäßig wird jedem beantworteten Abschnitt automatisch eine Überschrift ## Fragebezeichnung vorangestellt (im PDF als fette Abschnittsüberschrift dargestellt). Das Kontrollkästchen „Fragebezeichnung als Abschnittsüberschrift im Vertrag anzeigen“ pro Frage schaltet dies dort ab, wo ein Textbaustein inline eingefügt werden soll. Der Typ venue_terms_select verwendet stattdessen den Namen der gewählten Venue als Überschrift.

Rückschreiben in Veranstaltungsfelder

Jede Frage kann ihre Antwort in ein Anweisungsfeld der Veranstaltung zurückschreiben (Dropdown „Antwort an Veranstaltungsfeld senden“). Zwei Modi:

Ersetzen — überschreibt das Feld bei „Generieren“; enthält das Feld bereits anderen Inhalt, fragt der Assistent zur Bestätigung nach.
Anhängen — fügt eine Leerzeile und dann den Antworttext hinzu. Immer ohne Rückfrage.

So geschriebene Felder zeigen im Inspektor ein Abzeichen 📩 aus Vertrag, sodass Sie wissen, dass der Wert neu generiert werden kann.

Generierungsassistent

Klicken Sie im Verträge-Tab des Inspektors auf + Neuer Vertrag. Die Schritte des Assistenten passen sich an das Verfügbare an:

Vorlage wählen (übersprungen, wenn es nur eine gibt).
Fragen beantworten (übersprungen, wenn die gewählte Vorlage keine Fragen hat).
Prüfen & Generieren — A4-Vorschau mit vollständig zusammengesetztem Textkörper (Merge-Tags aufgelöst, Abschnitte ausgefüllt). Bearbeiten Sie bei Bedarf frei; klicken Sie auf PDF generieren.

Geltungsbereich bei mehrtägiger Produktion

Öffnen Sie den Assistenten von einem Kind einer mehrtägigen Produktion, fragt ein Banner oben:

Dies ist Tag 2 von 5 in Produktionsname. [📋 Gesamte Produktion (5 Tage)] [📄 Nur 2026-05-06]

Gesamte Produktion — verwendet das Master-Event für Merge-Tags; der Vertragsdatensatz wird auf dem Master gespeichert; rental_schedule rendert eine Zeile pro Kind-Termin.
Nur dieser Tag — verwendet das Kind, auf dem Sie sich befinden; der Vertrag wird auf diesem Kind gespeichert; rental_schedule rendert eine einzelne Zeile.

Ein Wechsel des Geltungsbereichs mitten im Assistenten bewahrt Ihre Freitextantworten, setzt aber die rental_schedule-Antworten zurück (der Datumssatz hat sich geändert).

Eingefrorene Antworten

Die Antworten des Assistenten (und alle direkt vorgenommenen Änderungen an Textbausteinen) werden zusammen mit dem zusammengesetzten Textkörper auf dem Vertragsdatensatz gespeichert. Das erneute Öffnen eines generierten Vertrags rendert stets das, was generiert wurde, selbst wenn sich Vorlagen oder Venue-Bedingungen später ändern.

Mietzeitplan

Der Fragetyp rental_schedule fragt den Benutzer pro Datum nach der Miet-Start- und -Endzeit. Er ist in beide Richtungen mit dem Zeitplan-Tab verzahnt:

Vorbelegung

Existieren Zeitplanpunkte mit der Kennzeichnung Mietbeginn / Mietende, werden diese Zeiten vorbelegt (am genauesten; als maßgeblich behandeln).
Andernfalls werden die früheste und späteste geplante Zeit vorbelegt (deckt das typische Fenster Aufbau … Abbau ab).
Existieren keine Zeitplanpunkte, bleiben die Felder leer.

Mehrtägige Eingabe

Bei einem Geltungsbereich für eine mehrtägige Produktion zeigt der Assistent eine Zeile pro Kind-Termin. Das Kontrollkästchen Jeden Tag dieselben Zeiten verwenden (standardmäßig aktiv) lässt Sie einmal eingeben und auf jeden Termin anwenden; deaktivieren Sie es für tageweise Abweichungen. Eine Live-Summe zeigt die Stundensumme; Nachtfenster (Ende vor Start) werden erkannt und vermerkt.

Automatisch erzeugter Textbaustein

Eintägig → eine Zeile: Mietfenster: 2026-05-10, 09:00–23:00 (14 h).

Mehrtägig → Aufzählungsliste mit Summen:

• 2026-05-10  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-11  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-12  10:00–02:00  (16 h, über Nacht)
Summe: 44 h.

Rückschreiben in den Zeitplan

Der Assistent bietet ein Kontrollkästchen „Diese Zeiten beim Generieren in den Veranstaltungszeitplan schreiben“. Ist es aktiviert (standardmäßig an, wenn noch keine Mietmarkierungen existierten), erhält der Zeitplan jeder betroffenen Veranstaltung Punkte für Mietbeginn / Mietende — vorhandene Markierungen werden an Ort und Stelle aktualisiert, fehlende hinzugefügt. Eine Kurzmeldung bestätigt, wie viele Veranstaltungen berührt wurden.

Digitale Signatur

Das Unterschreiben eines Vertrags hat zwei Phasen:

Admin unterschreibt und sendet — wenn Sie auf Zum Unterschreiben senden klicken, öffnet sich eine Signaturfläche. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift, tippen Sie Ihren vollen Namen und bestätigen Sie. Ihre Unterschrift wird in das PDF eingebettet.
Signaturlink für den Kunden — Overture erzeugt eine eindeutige URL und mailt sie dem Kontakt. Der Kunde kann auf jedem Gerät unterschreiben — die Seite ist mobilfreundlich und anmeldefrei.

Unterschreibt der Kunde, löst Overture eine Benachrichtigung Vertrag unterschrieben an den Produzenten aus, der Status des Vertrags wechselt zu unterschrieben, und die Vertragszeile im Inspektor wird mit Name und Zeitstempel des Unterzeichners aktualisiert. Ein gegengezeichnetes PDF steht nun zum Download bereit.

Über Tabs und Neuladen hinweg dedupliziert: Ein bestimmtes Signaturereignis löst nur eine Benachrichtigung aus, selbst wenn der Abruf es mehrfach erfasst.

Kalender-Feeds

Kalender-Feeds sind schreibgeschützte iCal-Abonnements, die Sie für Personal oder externe Partner veröffentlichen. Sie liegen unter Einstellungen → Kalender-Feeds. Jeder Feed hat eine Bezeichnung, eine token-basierte URL und einen Venue-Filter (eine oder mehrere Venues). Abonnenten können die URL in Apple Kalender, Google Kalender, Outlook usw. einfügen.

Feeds pro Venue — teilen Sie nur bestimmte Räume mit einem Partner.
Token-basierter Zugriff — Feeds können sofort widerrufen werden, ohne andere URLs zu ändern.
Zeitstempel „Zuletzt abgerufen“ auf jedem Feed zeigt, ob überhaupt jemand abonniert hat.
Live-Aktualisierungen — der Feed-Inhalt aktualisiert sich bei jeder Aktualisierung der Kalender-App; keine manuelle Neuveröffentlichung nötig.

Das Venue-Info-Modal (anklickbar in der Kalenderkopfzeile usw.) zeigt eine Liste „Aktive Feeds für diese Venue“, sodass Nicht-Admin-Benutzer abonnieren können, ohne in die Einstellungen zu gehen — Admins steuern weiterhin Erstellung und Widerruf.

Einstellungen

Der Administrationsbereich, unterteilt in Tabs. Zum Öffnen der Seite ist die Berechtigung settings_view erforderlich, für Änderungen settings_edit.

Veranstaltungstypen & Status

Veranstaltungstypen und Status hinzufügen, umbenennen, neu ordnen und farblich codieren. Das Umbenennen eines Typs oder Status migriert automatisch alle Veranstaltungen, die ihn verwenden, und aktualisiert alle gespeicherten Catches, die darauf filtern — es bleiben keine verwaisten IDs zurück. Kollidiert die neue ID mit einer bestehenden, wird eine Zusammenführungsbestätigung angeboten (praktisch, um Dubletten wie „Concert“ + „Konsert“ aufzuräumen).

Status tragen außerdem eine semantische Rolle (bestätigt / vorläufig / Option / storniert), damit Overture die Bedeutung eines eigenen Statusnamens in Berichten und Konfliktprüfungen erkennen kann.

Genres

Definieren Sie Genres für Veranstaltungen (Pop / Rock, Jazz, Klassik, Folk usw.) mit eigenen Farben. Genres speisen den optionalen Genre-Filter des Kalenders und den Catch-Filter Genre. Beim Umbenennen dieselbe Auto-Migration.

Räume & Venues

Definieren Sie jeden physischen Raum Ihrer Venue. Jeder Raum hat:

Name, Farbe, Kapazität, Kurzcode.
Raumgruppe — Venues derselben Gruppe können keine sich überschneidenden Veranstaltungen haben.
Info-Card-Inhalt: technische Spezifikationen, Fotos, Bestuhlungen (Theater / Bankett / Stehplätze), hochgeladene Dokumente, Brand- & Evakuierungshinweise.
Feld Vertragsbedingungen — Standardtext, der in Mietverträge eingefügt wird, die diese Venue wählen (genutzt vom Fragetyp venue_terms_select).

Zeitplankategorien

Konfigurieren Sie die im Zeitplan-Tab verwendeten Kategorien. Jede Kategorie hat eine Farbe und optionale Kennzeichnungen: Showbeginn / -ende, Mietbeginn / -ende sowie Abteilungs-Dienstmarkierungen. Eigene Kennzeichnungen lassen den Mietzeitplan im Vertrag abrechenbare Fenster automatisch erkennen.

Abteilungen & Dienstmarkierungs-Sets

Abteilungen gruppieren Ihr Personal. Jede Abteilung kann ein Dienstmarkierungs-Set haben, das an bestimmte Zeitplankategorien geknüpft ist — erscheinen diese Kategorien im Zeitplan einer Veranstaltung, übernimmt das Personal der Abteilung diese Zeiten automatisch.

Ressourcen & Ressourcengruppen

Verwalten Sie den gesamten Ressourcenkatalog. Ressourcen können gruppiert werden (Audio, Licht, Möbel usw.), um das Filtern zu erleichtern, und jede trägt eine Menge, einen Zustand, ein optionales Handbuch / Foto und ein Wartungsprotokoll.

Preise

Erstellen Sie Preisgruppen (Vorlagen) aus Posten mit Einzelpreisen, Mehrwertsteuer und Mengen. Eine Preisgruppe kann mit einer Veranstaltungskategorie verknüpft werden, sodass sie automatisch angewandt und in Rechnungen und Verträge übernommen wird.

Kontakte

Konfigurieren Sie, welche Felder auf Kontaktdatensätzen erscheinen. Integrierte Felder (Name, Firma, E-Mail, Telefon, Adresse) können aktiviert / deaktiviert / neu geordnet werden, und Sie können eigene Felder hinzufügen.

E-Mail-Vorlagen

Wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen (Betreff + Text) mit {{variable}}-Platzhaltern. Vom E-Mail-Editor des Portals verwendet; können auf die Standardwerte zurückgesetzt werden.

Rechnung & Vertrag

Rechnungseinstellungen (Organisationsname, Adresse, USt-IdNr., Logo, Zahlungsbedingungen, Fußzeile) werden für die Erzeugung des Rechnungs-PDF verwendet. Auch der Bereich Vertragsvorlagen liegt hier — die vollständige Funktion siehe Vertrags-Generator.

Einreichungen (Portalvorlagen)

Konfigurieren Sie die Standard-Formularvorlage, die alle neuen Veranstaltungen erben, sowie etwaige Überschreibungen pro Veranstaltung. Formularfelder unterstützen Text, Auswahl, Datum, Zeit, Datei-Upload und Ja/Nein-Eingaben, mit bedingten Anzeige-/Ausblendregeln.

Anweisungen

Definieren Sie die eigenen Felder, die im Anweisungen-Tab jeder Veranstaltung erscheinen. Drei Feldtypen: mehrzeiliger Text, einzeilig, Ja/Nein. Jedes Feld kann als „Sticker“ (Zusammenfassungs-Chip in der Inspektor-Kopfzeile) hochgestuft werden.

Benutzer

Legen Sie Benutzerkonten an, weisen Sie jedem eine Rolle zu und verknüpfen Sie sie mit einem Personaldatensatz, damit Anwesenheit und Schichten übereinstimmen. Erzwingen Sie eine erstmalige Passwortänderung, setzen Sie Passwörter zurück oder entziehen Sie Benutzern hier den Zugang.

Kalender

Standardansicht (Woche / Monat / Liste), erster Wochentag und visuelle Einstellungen für den Kalender.

Kalender-Feeds

Verwalten Sie iCal-Abonnement-Feeds — siehe Kalender-Feeds.

Allgemein

Datenbankverbindung (Host, Benutzer, Passwort, Name), Sync-Token, Organisationsname. Das DB-Status-Abzeichen zeigt, ob die Live-Synchronisation aktiv ist.

Rechtliches

Datenschutzhinweis und Nutzungsbedingungen, die Kunden in der Fußzeile des Portals angezeigt werden.

Integrationen

Die Integrationsseite zeigt alle externen Systeme, mit denen sich Overture verbinden kann. Jede Karte hat ein Status-Abzeichen, den Zeitpunkt der letzten Prüfung und eine Aktion ⚙ Konfigurieren.

Overture API (integriert)

Die integrierte REST-API ist weiter unten unter REST API beschrieben. Zwei Tokens steuern den Zugriff:

Sync-Token — vollständiger Lese-/Schreibzugriff. Intern verwendet; geheim halten.
Nur-Lese-Token — für Dritte, die nur lesen müssen.

Tixly

Verbindet sich mit der Ticketing-Plattform Tixly, um Ticketverkäufe und Umsatz in Veranstaltungen zu synchronisieren. Konfigurieren Sie den Tixly-Endpunkt und -Schlüssel. Nach der Verbindung füllen sich der Umsatzbalken im Dashboard und die Diagramme in den Berichten automatisch.

Make (Integromat)

Eingehende und ausgehende Webhooks für eigene Automatisierungen — Slack-Benachrichtigungen bei bestätigter Veranstaltung, Spiegelung nach Google Kalender usw. Ordnen Sie JSON-Payloads je Richtung den Overture-Feldern zu.

Google Drive

Verbinden Sie Drive per OAuth, um pro Veranstaltung automatisch einen Ordner zum Speichern von Dateien anzulegen. Die Ordner-URL erscheint als Drive-Link der Veranstaltung; das Personal nutzt sie über den Produktions-Tab.

Kalender-Feeds

iCal-Abonnement-Feeds — siehe Kalender-Feeds.

Tipp: ↻ Alle prüfen testet jede Integration mit einem Klick und aktualisiert die Status-Abzeichen.

Schichtplaner

Der Schichtplaner ist eine Begleitanwendung zu Overture, ausgerichtet auf stundenweise Personaleinsatzplanung, Abwesenheitsverfolgung, Zeitkonten-Salden, Prüfung gegen Arbeitsregeln und Lohnexport. Er teilt Benutzerkonten und Personaldatensätze mit Overture und liest Veranstaltungen aus derselben Datenbank — so zieht ein Schichtplaner-Entwurf automatisch die neuesten Veranstaltungen.

Die Seitenleiste enthält: Woche, Personal, Abwesenheiten, Zeitkonto, Verträge, ICS importieren, Stundenbericht, Prüfung, Einstellungen.

Wochenansicht

Das Hauptraster: Zeilen mit Personal (nach Abteilung gruppiert), Spalten mit Wochentagen. Jede Zelle zeigt die Schichten für die Kombination Mitarbeiter/Tag als farbige Pillen (Start–Ende, optionales Überstunden-„OT“-Abzeichen, Statusanzeige).

Heute-Spalte türkis hervorgehoben; Wochenenden in Pink.
Fixierte Kopfzeile & linke Spalte bleiben beim Scrollen sichtbar.
Veranstaltungszeile am oberen Rand des Rasters listet alle Veranstaltungen der Woche (nach Venue farbig gepunktet), sodass Sie eine Veranstaltung auf eine Personalzelle ziehen können, um automatisch eine Schicht zu erstellen.
Abteilungs-Filterchips blenden ganze Teams aus/ein.
Der Umschalter Komprimierte Ansicht verringert die Spaltenbreiten für dicht belegte Wochen.

Schichten & Abwesenheiten

Erstellen Sie eine Schicht durch Klick auf eine Zelle oder durch Ziehen einer Veranstaltung darauf. Bearbeiten Sie Schichten inline — Start, Ende, Rolle, Notizen, Status. Ziehen Sie eine Schicht auf einen anderen Mitarbeiter oder Tag. Mehrtägige Veranstaltungen erzeugen mit einem Ablegen mehrtägige Schichtsätze.

Schichtwechselanträge

Personal (über das Portal der Overture-Hauptapp oder die Selbstbedienung im Schichtplaner) kann einen Tausch beantragen: „Kannst du mich auf 10:00–18:00 verschieben?“. Offene Anträge erscheinen als Banner am oberen Rand der Wochenansicht. Manager nehmen jeden einzeln an oder lehnen ihn ab. Angenommene Schichten werden mit einem orangefarbenen gestrichelten Rand und einem ANGENOMMEN-Abzeichen plus Kategorie (Überstunden / gestaffelt / sonstiges) angezeigt.

Abwesenheiten

Der Abwesenheiten-Tab ist eine Monatsansicht von Urlaub, Krankheitstagen, unbezahlter Zeit usw. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen inline im Wochenraster, sodass Sie die Abdeckung um sie herum planen können. Einige Abwesenheitsarten (z. B. Krankheit) überspringen den Genehmigungsablauf.

Zeitkonto

Verfolgt den Überstunden-/Freizeitausgleichs-Saldo jedes Mitarbeiters. Konfigurierbare Schwellen (z. B. nach 40 h/Woche → Zeit-und-ein-Halb) sowie die Wahl zwischen bezahlten Überstunden und angespartem Freizeitausgleich.

Prüfung

Die Prüfungsseite meldet alle Schichtkonfigurationen, die gegen Arbeitsregeln verstoßen (max. Stunden/Woche, Mindestruhezeit zwischen Schichten, vertragliche Nichtverfügbarkeit usw.). Jeder Verstoß zeigt einen Schweregrad (Warnung / Fehler) und verlinkt zurück zur betreffenden Schicht. Eigene Regeln werden unter Einstellungen → Richtlinien konfiguriert.

Die Live-Prüfung erscheint auch inline: Ein roter Rand um eine Schicht in der Wochenansicht bedeutet, dass sie derzeit beanstandet wird.

Stunden & Export

Stundenbericht — Gesamtstunden pro Mitarbeiter/Abteilung für einen beliebigen Zeitraum; als CSV / PDF exportierbar, an die Lohnabrechnung mailbar.
ICS-Import — laden Sie eine externe .ics-Datei hoch, um Schichten in großer Zahl anzulegen; Konflikte und Dubletten werden vor dem Import zur Prüfung gekennzeichnet.
Lohnexporte — planen Sie wiederkehrende Exporte nach ADP, Guidepoint oder Ihrem eigenen CSV-Format. Die Exporthistorie wird protokolliert.

Monatliche Arbeitslisten (PDF)

Beide Monatsansichten haben eine 🖨 Drucken-Schaltfläche, die ein sauberes, kontraststarkes Blatt zum Speichern als PDF öffnet. Es berücksichtigt die aktive Ebene (Entwurf / aktiver Dienstplan), den gewählten Monat und den Abteilungsfilter.

Pro Mitarbeiter — eine Tag-für-Tag-Liste für die gewählte Person: Datum, Wochentag, Schicht, Stunden, Notizen. Wochenenden schattiert, Feiertage hervorgehoben, F-Codes (freie Tage) beschriftet, mit einer Summe der geplanten Stunden unten.
Pro Team — das gesamte Team × jeder Tag des Monats in einem Querformat-Raster, mit Stundensumme pro Person.
Veranstaltungsbuchungen zeigen Name und Zeitfenster der Veranstaltung; die Zeit ist blau, wenn sie innerhalb einer Schicht liegt, und rot, wenn sie außerhalb des Schichtfensters der Person liegt.
Abwesenheiten (Urlaub, Ferien, Krankheit usw.) werden immer angezeigt — auch an Tagen mit geplanter Schicht.
Stunden aus Veranstaltungsbuchungen werden nicht zur Summe der geplanten Stunden addiert (sie werden separat behandelt), und Schichten werden stets über Veranstaltungsbuchungen sortiert.

Schriftliche Ausnahmen zu Verstößen

Bestimmte rote Regelverstöße (Verstöße gegen Arbeitszeitregeln, z. B. zu kurze Ruhezeit) können mit einer dokumentierten, doppelt signierten Ausnahme (unntak) genehmigt werden. Jeder Vertrag legt eine zulässige Anzahl von Ausnahmen pro Mitarbeiter und Kalenderjahr fest (Verträge → Ausnahmen/Jahr, 0 = keine Grenze).

Öffnen Sie eine rote Schicht (oder die Abweichungsseite) und wählen Sie Ausnahme erstellen. Wählen Sie den Geltungsbereich (diese Schicht oder einen Zeitraum), schreiben Sie die Begründung und signieren Sie als Genehmiger.
Der betroffene Mitarbeiter signiert in Overture: er erhält eine Benachrichtigung, öffnet sie und bestätigt mit seinem Namen.
Sobald beide Signaturen vorliegen, wird die betroffene Schicht von Rot zu Orange mit einem 📝-Symbol (Klick zeigt Protokoll und Signaturen) in Wochen-, Monats- und Teamansicht — und in der Abweichungsliste wird die Zeile ebenfalls orange.
Signierte Ausnahmen werden pro Mitarbeiter und Jahr gezählt und gegen die Vertragsgrenze geprüft; ein Überschreiten wird markiert.
Eine Ausnahme kann von einem Genehmiger annulliert werden, wodurch die Schicht wieder rot wird.

Zugang, Rollen & Abteilungsbeschränkung

Der Schichtplaner ist nicht mehr nur für Administratoren. Wer sich anmelden kann und was er darf, wird durch die Schichtplaner-Berechtigungen der Overture-Rolle bestimmt (siehe Rollen & Berechtigungen).

Die Anmeldung erfordert die Admin-Rolle oder eine Rolle mit Schichtplaner → Zugang. Nicht-Admins müssen 2FA aktiviert haben (in Overture eingerichtet), um sich mit Passwort anzumelden; ein Passkey gilt für sich allein als 2FA.
Abteilungsleiter und Shop Stewards werden automatisch auf ihre eigene(n) Abteilung(en) beschränkt: Sie sehen und bearbeiten nur Personal dieser Abteilungen. Ein Nicht-Admin sieht nie die gesamte Organisation.
Abteilungsleiter werden je Abteilung unter Schichtplaner → Einstellungen → Abteilungsleiter zugewiesen (Kandidatenliste = in Overture als Abteilungsleiter gesetzte Personen). Eine Person kann mehrere Abteilungen leiten.
Shop Stewards werden pro Person über das Shop steward-Kontrollkästchen im Personaleditor von Overture gesetzt und auf ihre eigene Abteilung beschränkt. Mehrere Personen können Shop Stewards sein.
Ein Admin, der auch Abteilungsleiter / Shop Steward ist, erhält einen Seitenleisten-Umschalter, um zwischen Voll-Admin (alle Abteilungen) und „nur meine Abteilung“ zu wechseln.
Seiten sind durch Berechtigungen geschützt: Ansichten (Woche/Monat/Team/Personal/Abwesenheiten) erfordern Zugang; Abweichungen & Änderungsprotokoll erfordern Abweichungen; Genehmigen/Übertragen des Dienstplans erfordert Genehmigen; Verträge, Lohnsätze, Importe, Berichte und Einstellungen erfordern Verwalten.

Rollen & Berechtigungen

Jedem Benutzer wird eine Rolle zugewiesen. Rollen werden unter Einstellungen → Benutzer definiert, und jede Rolle trägt eine Reihe von Berechtigungskennzeichen. Die integrierte Rolle Admin hat stets vollen Zugriff. Andere Rollen können so konfiguriert werden, dass sie eine beliebige Kombination aus Folgendem erlauben oder einschränken:

Berechtigung	Steuert den Zugriff auf
events_view	Kalender und Veranstaltungsliste
events_edit	Erstellen und Bearbeiten von Veranstaltungen
events_own_only	Beschränkt den Benutzer auf Veranstaltungen, die er produziert hat oder mit denen er verknüpft ist
staff_view / staff_edit	Personalseite, Zuweisungen und Bearbeiten von Personaldatensätzen
resources_view / resources_edit	Ressourcenseite und Bestand
contacts_view / contacts_edit	Kontaktseite
invoice_view	Rechnungs-Tab im Veranstaltungs-Inspektor
contracts_view / contracts_edit	Verträge-Tab und Vertragsgenerierung
reports_view	Berichte-Seite
settings_view / settings_edit	Einstellungsseite
page_catch / page_integrations	Catch- und Integrationsseiten
sp_access	Am Schichtplaner anmelden (Abteilungsleiter / Shop Stewards). 2FA für Nicht-Admins erforderlich.
sp_approve	Schichten & Monate genehmigen, Dienstplan aktiv schalten, Ausnahmen signieren
sp_avvik	Abweichungsseite ansehen und schriftliche Ausnahmen erstellen / signieren
sp_manage	Verträge, Lohnsätze, Integrationen und Einstellungen im Schichtplaner

Berechtigungen können auf Tab-Ebene gelten (tab_schedule, tab_contracts usw.), sodass ein Produzent Zugriff auf bestimmte Inspektor-Tabs erhalten kann, ohne alles zu bekommen.

Die vier Schichtplaner-Berechtigungen (eine „Schichtplaner“-Gruppe in der Matrix) lassen Nicht-Admins in die Begleitanwendung. Der Zugang ist stets nach Abteilung beschränkt: ein Rolleninhaber sieht nur Personal der Abteilungen, die er leitet (im Schichtplaner zugewiesen) oder für die er Shop Steward ist (das Shop steward-Kontrollkästchen im Personaldatensatz). Siehe Schichtplaner → Zugang.

REST API

Overture stellt eine REST-API unter https://ihre-domain/api.php bereit. Alle Anfragen müssen ein gültiges Token enthalten, entweder als URL-Parameter (?token=…) oder im HTTP-Header X-CRM-Token.

Tokens

Token mit vollem Zugriff — erlaubt GET und POST. Von Overture selbst für die Synchronisation verwendet.
Nur-Lese-Token — erlaubt nur GET. POST-Anfragen geben 403 Forbidden zurück.

Wichtige Endpunkte

Methode	Pfad / Aktion	Beschreibung
GET	`?action=get&key=ov_events_v1`	Alle Veranstaltungen abrufen
GET	`?action=get&key=ov_staff_v1`	Gesamtes Personal abrufen
GET	`?action=get&key=ov_accounts_v1`	Alle Kontakte abrufen
GET	`?action=get&key=ov_details_v1`	Detaildatensätze von Veranstaltungen abrufen (Verträge, Zeitplan, Anweisungen usw.)
GET	`?action=get&key=ov_productions_v1`	Alle Produktionen abrufen
GET	`?action=timestamps`	Zeitstempel der letzten Aktualisierung pro Schlüssel abrufen (von der Polling-Synchronisation genutzt)
POST	`action=set`	Ein Schlüssel/Wert-Paar schreiben (nur Voll-Token)
GET	`?action=health`	Statusprüfung — gibt 200 OK zurück

Hinweis: Alle Daten werden als JSON-Strings unter benannten Schlüsseln gespeichert. Das Lesen eines Schlüssels gibt das rohe JSON zurück; das Schreiben ersetzt den gesamten Schlüsselwert. Gleichzeitige Schreibvorgänge auf denselben Schlüssel folgen dem Last-Write-Wins-Prinzip, daher sollten Konsumenten Fetch-Modify-Write innerhalb eines kurzen Zeitfensters ausführen.

Manual de Usuario — Overture

Overture es una plataforma de gestión de producción para recintos de artes escénicas. Este manual cubre todas las páginas, pestañas y flujos de trabajo de la aplicación —y la app complementaria Shift Planner—. Utilice la tabla de contenidos a la izquierda para ir directamente a cualquier sección.

Descripción general

Overture es una aplicación web de página única que centraliza la planificación de eventos, las producciones de varios días, la programación del personal, los recursos, los contratos, los contactos y los informes financieros de un recinto. Todos los datos se almacenan en una base de datos MySQL y se sincronizan en tiempo real entre todas las pestañas del navegador abiertas. Nunca es necesario recargar la aplicación.

Conceptos clave:

Evento — una única actuación, ensayo, montaje u otra actividad en una fecha específica.
Producción — una serie de varias fechas compuesta por un evento maestro (sin fecha) y uno o más eventos hijos (uno por fecha).
Contacto / Cuenta — una organización o persona externa vinculada a un evento.
Personal — empleados internos asignados a eventos, organizados por departamento.
Recurso — equipamiento o cualquier otro elemento que se pueda reservar para un evento.
Catch — una consulta guardada que filtra eventos, personal o recursos para informes puntuales.
Contrato — un acuerdo en PDF generado a partir de una plantilla configurable, con un cuestionario opcional y un flujo de firma digital.

Una app complementaria independiente, Shift Planner, comparte los mismos datos de personal y eventos y se documenta más adelante en este manual.

Inicio de sesión y usuarios

Al abrir Overture, se le pide que seleccione su cuenta de usuario de la lista e introduzca su contraseña. Cada usuario pertenece a un rol (p. ej., Administrador, Productor, Visualizador) que controla qué páginas y acciones están disponibles.

Cambio de contraseña la primera vez

Si un administrador marca una cuenta con debe cambiar la contraseña, el usuario está obligado a establecer una contraseña nueva antes de poder usar la aplicación.

Indicador de conexión

Las tarjetas del personal muestran un pequeño punto verde en la esquina superior derecha del avatar cuando un usuario vinculado a ese miembro está activo en ese momento. La presencia se actualiza cada 30 segundos y desaparece automáticamente al cerrar la pestaña del navegador.

Mantener la sesión iniciada y sesiones

Al iniciar sesión se crea una sesión de servidor segura, almacenada en una cookie protegida que los scripts de la página no pueden leer. La casilla Mantener sesión iniciada en este dispositivo de la pantalla de inicio de sesión controla su duración:

Marcada — la sesión permanece válida hasta 30 días y se renueva cada vez que usa la aplicación, de modo que el uso diario nunca le cierra la sesión. Sobrevive al cierre del navegador, a los reinicios y (en iOS) a que el sistema operativo expulse la PWA.
Sin marcar — una sesión de dispositivo compartido: finaliza al cerrar el navegador y, en cualquier caso, tras 12 horas. Úsela en ordenadores públicos o compartidos.

El valor predeterminado es activado cuando se ejecuta como app instalada (PWA) y desactivado en un navegador normal. Si una sesión caduca mientras está ausente, la aplicación le devuelve a la pantalla de inicio de sesión —basta con volver a iniciar sesión—. Pulse Cerrar sesión en el menú de su perfil en cualquier momento para finalizar la sesión de inmediato en este dispositivo.

Autenticación de doble factor (2FA)

Overture admite contraseñas de un solo uso basadas en tiempo (TOTP) compatibles con Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator y cualquier otra app conforme a RFC 6238. Una vez activada, el inicio de sesión requiere tanto su contraseña como un código de 6 dígitos de su app autenticadora.

Para activar 2FA en su cuenta:

Haga clic en su nombre/avatar en la esquina superior derecha para abrir el modal de perfil.
En la sección Autenticación de doble factor, haga clic en Activar autenticación de doble factor.
Elija cómo emparejar: Escanear código QR (apunte la app autenticadora del teléfono al código en pantalla —lo más rápido si tiene el teléfono en la mano y Overture está en un ordenador de escritorio—), Abrir en la app autenticadora (le lleva a la app autenticadora del teléfono si se está registrando desde el mismo dispositivo), o copiar la clave de configuración y pegarla manualmente en la app.
Escriba el primer código de 6 dígitos que genere su app en el campo de entrada y haga clic en Confirmar y activar.

A partir de ahora, cada inicio de sesión muestra un paso adicional que pide el código actual.

Para desactivarla (solo cuentas no administradoras): abra la misma sección y haga clic en Desactivar —primero se le pedirá un código actual—.

Confiar en este dispositivo durante 30 días

En la pantalla del desafío 2FA hay una casilla Confiar en este dispositivo durante 30 días. Al marcarla, Overture almacena un token de confianza firmado en el dispositivo —sus siguientes 30 días de inicios de sesión en ese navegador/PWA se saltan la solicitud del código de 6 dígitos justo después de introducir la contraseña—. El token es por dispositivo y por cuenta: activarlo en su portátil no hace de confianza su teléfono, e iniciar sesión como otro usuario en el mismo dispositivo abre una nueva ventana de 30 días para esa cuenta. Cierre sesión manualmente para invalidar el token de inmediato; de lo contrario, caduca por sí solo. En ordenadores compartidos, deje la casilla sin marcar.

Las cuentas de administrador deben usar 2FA. Los administradores están obligados a activar 2FA en su primer inicio de sesión y no pueden desactivarla ellos mismos. Si un administrador pierde su dispositivo, otro administrador debe restablecérsela (véase más abajo).

Administrador: restablecer la 2FA de otro usuario

Cuando un usuario pierde el teléfono o compra uno nuevo, sus códigos dejan de validarse. Cualquier administrador puede restablecer la 2FA de cualquier cuenta:

Abra Configuración → Usuarios.
Localice al usuario en la tabla —aparece un botón Restablecer 2FA junto a su botón Editar cuando la 2FA está activada—.
Haga clic y confirme. Su siguiente inicio de sesión usará solo la contraseña; después podrá volver a registrar una nueva app autenticadora desde el modal de su perfil.

Claves de acceso (Face ID / Touch ID / Windows Hello)

Una clave de acceso le permite iniciar sesión con la biometría o el PIN de su dispositivo en lugar de escribir una contraseña y un código 2FA —con un solo toque—. Las claves de acceso son resistentes al phishing: solo funcionan en el sitio real de Overture, y ninguna contraseña ni huella dactilar sale nunca de su dispositivo. Una clave de acceso satisface ambos factores a la vez, por lo que sustituye la contraseña + código de 6 dígitos en el inicio de sesión diario (su contraseña y su 2FA quedan como respaldo).

Para añadir una clave de acceso:

Inicie sesión con normalidad, luego haga clic en su nombre/avatar → abra el modal de perfil.
En la sección Claves de acceso, haga clic en Añadir una clave de acceso en este dispositivo.
Apruebe con Face ID / Touch ID / Windows Hello / el PIN de su dispositivo. La clave de acceso aparece en la lista.

Para iniciar sesión con una clave de acceso: en la pantalla de inicio de sesión pulse 🔑 Iniciar sesión con clave de acceso y apruebe la solicitud —no hace falta nombre de usuario—.

Elimine una clave de acceso en cualquier momento desde la misma sección Claves de acceso (pulse Eliminar junto a ella).

Conviene saber: Si sus dispositivos sincronizan claves de acceso (Llavero de iCloud de Apple, Administrador de contraseñas de Google), una clave creada en un dispositivo Apple/Google funciona automáticamente en los demás —seguirá viendo una sola entrada en la lista—. Las claves de acceso están vinculadas a la dirección del sitio, por lo que una clave creada en el sitio en producción no aparecerá en el sitio de demostración, y viceversa. En un dispositivo totalmente nuevo fuera de esa sincronización (un PC con Windows, un teléfono Android, una llave de seguridad), añada una clave nueva allí. ¿Ha perdido todos sus dispositivos? Inicie sesión con su contraseña + 2FA y añada una clave de acceso nueva.

Consejo: Solo un Administrador puede crear o eliminar cuentas de usuario. Vaya a Configuración → Usuarios para gestionarlas.

App móvil (PWA)

Overture es una Progressive Web App. No hay nada que descargar de una tienda de aplicaciones —se instala el sitio en producción como app directamente desde el navegador—. La app instalada tiene su propio icono, se ejecuta en una ventana independiente sin la interfaz del navegador y (en iOS) es la única forma de recibir notificaciones push del sistema.

Instalar en iPhone / iPad (Safari)

Abra Overture en Safari (no en Chrome —iOS solo permite instalar PWAs desde Safari—).
Inicie sesión una vez para que la app recuerde su cuenta.
Pulse el botón Compartir (el cuadrado con una flecha hacia arriba) en la parte inferior de la pantalla.
Desplácese por la lista y pulse Añadir a pantalla de inicio.
Confirme el nombre y pulse Añadir.

Ahora hay un icono de Overture en su pantalla de inicio. Ábralo desde ahí —no desde Safari— para usar la app independiente y activar las notificaciones push.

Instalar en Android (Chrome / Edge)

Abra Overture en Chrome o Edge.
Normalmente verá un banner de Instalar app en la parte inferior —púlselo—. Si se le pasó, abra el menú del navegador (⋮) y elija Instalar app o Añadir a pantalla de inicio.

Instalar en escritorio (Chrome / Edge)

Abra Overture en Chrome o Edge.
Busque el icono de instalación en el extremo derecho de la barra de direcciones (un pequeño monitor con una flecha hacia abajo).
Haga clic en él y confirme.

Actualizaciones

La PWA se actualiza automáticamente en segundo plano. Cuando hay una versión nueva disponible, la app se recarga sola una vez descargados los archivos nuevos. Puede confirmar qué versión está ejecutando comprobando la pequeña etiqueta de versión en la esquina inferior derecha de la ventana de la app.

¿iOS tarda en actualizar? Si está seguro de que se desplegó una versión nueva pero la etiqueta de versión sigue mostrando el número antiguo, fuerce el cierre de la PWA desde el selector de apps de iOS (deslice hacia arriba desde abajo y haga una pausa, luego deslice hacia arriba la tarjeta de Overture) y vuelva a abrirla desde la pantalla de inicio. iOS a veces guarda la app en caché de forma agresiva.

Sincronización en tiempo real

Overture consulta la base de datos cada 15 segundos y fusiona los cambios que otros usuarios (u otras pestañas suyas) hayan hecho. No existe un flujo de «Guardar y actualizar» —las ediciones fluyen en vivo—. Una pequeña píldora de estado en línea en la barra superior indica si la sincronización en vivo funciona correctamente.

Las ediciones en otra pestaña aparecen en esta pestaña en la siguiente consulta.
El seguimiento de cambios a nivel de campo protege lo que está escribiendo: mientras un campo tiene cambios sin guardar, la consulta no lo sobrescribe.
Escrituras «local primero» —los cambios se guardan de inmediato en el almacenamiento local y luego en el servidor—. Si el servidor no está disponible por un momento, su trabajo se pone en cola y se envía cuando vuelve la conexión.
Sincronización del portal entre pestañas —cuando un cliente envía el formulario del portal en otra pestaña, el cambio aparece aquí sin recargar—.

Los informes de Catch y otras vistas «instantánea» se pueden actualizar bajo demanda con un botón ↻ Volver a ejecutar (véase Catch más abajo).

Navegación

La barra lateral de iconos en el borde izquierdo de la pantalla contiene enlaces a todas las secciones principales. Haga clic en un icono para navegar; la página activa aparece resaltada. La campana de notificaciones aparece en la barra superior —véase Notificaciones—.

Icono	Página	Descripción
⊞	Panel	Resumen de un vistazo de la semana actual
📅	Calendario	Calendario visual semana / mes / lista con filtrado por sala
👤	Contactos	Base de datos de contactos de clientes y colaboradores
📋	Eventos	Lista tabular de todos los eventos; admite agrupación por producción
👥	Personal	Directorio de personal con puntos de presencia en línea
⏱	Cronograma	Cronograma horizontal de programación de personal (estilo Gantt)
🔧	Recursos	Inventario de equipos y salas
🕵	Catch	Consultas guardadas para informes puntuales en toda la app
📊	Informes	Gráficos de ingresos y entradas (basados en Tixly)
⚡	Integraciones	Conexiones con sistemas externos (Tixly, Make, Drive, feeds)
⚙	Configuración	Todas las opciones de configuración, incluidas las Plantillas de contrato

Panel (Dashboard)

El Panel ofrece una vista general en vivo de la actividad de la semana actual:

Barra de estadísticas — eventos de esta semana, confirmados vs. tentativos, entradas vendidas, ingresos semanales y del año en curso (los ingresos requieren una conexión con Tixly).
Próximos eventos — los siguientes eventos de la semana actual, ordenados por fecha.
Requieren atención — eventos próximos pero aún tentativos, sin sala asignada o con plazos de entrega vencidos.
Personal de hoy — todo el personal asignado a los eventos de hoy con sus horarios de turno.
Utilización de salas — una barra por sala que muestra su nivel de ocupación esta semana.
Contactos principales — los contactos vinculados a eventos con más frecuencia.
Indicador LIVE — los eventos que están ocurriendo en este momento (según la hora del sistema) reciben una insignia roja animada LIVE en el Panel y el Calendario.

Consejo: Haga clic en cualquier fila de evento de «Próximos eventos» para abrir el inspector de ese evento.

Calendario

El Calendario es la vista principal para navegar por los eventos a lo largo del tiempo. Hay tres modos de vista disponibles en la parte superior derecha:

Semana — una cuadrícula de 7 columnas de lunes a domingo. Los eventos aparecen como bloques codificados por color dentro de la columna de cada día. Arrastre y suelte para mover eventos entre fechas.
Mes — una cuadrícula mensual tradicional. Cada celda de día enumera los títulos de los eventos con pequeños puntos de estado.
Lista — una lista plana de todos los eventos ordenada por fecha, adecuada para imprimir.

Navegación

Use las flechas ‹ y › para retroceder o avanzar; Hoy vuelve a la fecha actual. Un minicalendario en la barra lateral permite saltar a una fecha concreta.

Filtro de salas

La lista plegable de salas a la izquierda (o una fila de píldoras, según el diseño) permite mostrar u ocultar eventos por sala. Cada sala tiene un color que coincide con sus bloques de calendario.

Crear un evento

Haga clic en una celda de día vacía, o en el botón + Nuevo evento, para abrir el asistente de producción. Rellene el título, tipo, estado, sala, fecha y contactos opcionales; el asistente admite tanto eventos de un solo día como producciones de varios días (maestro + hijos generados automáticamente).

Arrastrar y soltar y detección de conflictos

Arrastre cualquier evento a una nueva fecha/hora. Si el movimiento se solapa con otra reserva en el mismo espacio, recibe una advertencia en línea y puede optar por anularla (p. ej., para un montaje intencionado dentro de la ventana de otro evento). Los eventos simultáneos en el mismo espacio se marcan en rojo dondequiera que aparezcan.

Eventos recurrentes y de varios días

Los patrones recurrentes se pueden configurar en el momento de la creación. Las producciones de varios días (véase Producciones) abarcan una serie continua de fechas y propagan los metadatos del maestro a cada fecha hija.

Días cerrados

Los días cerrados personalizados (por sala o para toda la organización) y los festivos aparecen visualmente en el calendario y evitan reservas accidentales.

Marcar como no disponible (fecha única o rango)

Haga clic con el botón derecho en cualquier celda de día vacía de una columna de sala para marcar esa fecha como no disponible —útil para obras, mantenimiento, limpieza, reservas privadas, cierres por vacaciones y similares—. El cuadro de diálogo admite:

Fecha única o rango — elija una fecha Desde y una Hasta. Déjelas iguales para un solo día; sepárelas para toda una ventana de obras.
Motivos predefinidos con emojis — 🚧 Obras, 🔧 Mantenimiento, 🧹 Limpieza, 🔒 Reserva privada, 🏖 Cierre por vacaciones, 🎭 Reserva para ensayo, ⚙️ Instalación técnica, 📦 Almacenamiento / montaje, ⛔ Cerrado, 🚫 Otro.
Etiqueta personalizada que sustituye el nombre predefinido (p. ej., «Instalación del nuevo suelo de escenario»).
Nota opcional que se muestra al pasar el cursor y dentro del menú contextual (nombre del contratista, contacto, detalles adicionales).

La celda marcada se rellena con un tramado diagonal gris apagado y muestra el emoji + la etiqueta. Hacer clic en la celda no abre el inspector de eventos —la no disponibilidad no es un evento, solo una reserva del espacio—.

Eliminar una no disponibilidad

Haga clic con el botón derecho en cualquier celda no disponible y elija Eliminar no disponibilidad. Si originalmente creó un rango, se le pregunta si desea eliminar solo esta fecha o todas las N fechas del rango. Las entradas de fecha única se eliminan con un solo clic de confirmación.

Consejo: La codificación por colores sigue la paleta de tipos de evento configurada en Configuración → Tipos de evento. Renombrar un tipo migra automáticamente todos los eventos que lo usan —no hace falta revincular manualmente—.

Eventos (vista de lista)

La página de eventos muestra todos los eventos agrupados por mes. Cada mes es una sección plegable con un encabezado que resume los totales — por ejemplo «Junio 2026 · 12 eventos · 4 820 / 6 500 vendidas» — para ver una temporada entera de un vistazo. Haga clic en el encabezado de un mes para plegarlo; los meses vacíos se contraen a una sola línea. El estado de plegado se recuerda por mes.

Tarjetas con franja de fecha — cada evento es una tarjeta con un bloque de fecha destacado a la izquierda y, a la derecha, su tipo, sala, género, píldora de estado y una barra de entradas.
Producciones de varios días se muestran como una sola tarjeta con un rango de fechas (p. ej. 16–20) y una insignia ★ N fechas. Haga clic en la flecha para desplegar la serie en un árbol de sus fechas; haga clic en el cuerpo de la tarjeta para abrir la producción maestra.
Desplazamiento automático a hoy — al abrir la página salta al primer evento con fecha de hoy o posterior, pasando por los ya finalizados. Si todo está en el pasado, se sitúa en el más reciente.
Sello de completado — los eventos cuya fecha ya pasó se atenúan y se marcan con ✓ Completado (la píldora de estado se oculta). Una producción se marca como completada cuando pasa su última fecha.
Botón de editar — el lápiz en cada tarjeta, encabezado de producción y fecha hija abre la edición rápida sin salir de la lista.
Filtros acotan por estado, tipo, género, año y temporada; Expandir todo / Contraer todo pliega todos los meses y producciones a la vez.

Haga clic en cualquier tarjeta para abrir el Inspector de eventos.

Fusionar eventos en una producción

Use Fusionar en la barra de herramientas para combinar eventos separados en una única producción de varios días — por ejemplo cuando una reimportación trae más fechas de un espectáculo que ya tiene, o cuando dos eventos de un solo día van juntos.

Elija Fusionar en — una producción existente, o Crear una producción nueva (y darle un título).
Marque los eventos a incorporar: producciones enteras (mueve todas sus fechas) y/o eventos individuales independientes.
Fusionar — cada fecha seleccionada pasa a ser hija de la maestra de destino. Su propio cronograma, personal, salas y cifras de entradas se conservan; solo cambia su agrupación de producción.

Una producción de origen que queda vacía (todas sus fechas movidas) se elimina automáticamente. La producción fusionada se abre después en el Inspector. La fusión se escribe en la base de datos compartida, por lo que todas las sesiones la ven en su siguiente sincronización.

Inspector de eventos

El Inspector de eventos es el panel de edición central de un único evento. Se abre al hacer clic en cualquier evento del Calendario, la lista de Eventos o el Panel. El encabezado muestra el nombre del evento, la sala, la fecha/hora, el productor, la insignia de estado y la insignia de tipo. Si el evento pertenece a una producción, el nombre de la producción y las flechas de fecha anterior / siguiente aparecen en la parte superior.

El inspector se divide en pestañas (su visibilidad depende de los permisos):

📋 Pestaña Info

Metadatos básicos del evento:

Campo	Descripción
Título	Nombre mostrado en el calendario
Tipo	Categoría (Concierto, Teatro, Conferencia, etc.) — determina la codificación por color
Estado	Ciclo de vida de la reserva (Tentativo, Confirmado, Cancelado, etc.)
Género	Subcategorización opcional usada por Catch y los informes
Sala	El espacio donde tiene lugar el evento
Fecha / Día	Fecha específica, o día de la semana recurrente si no hay fecha establecida
Hora / Ventana de reserva	Inicio de la función, más la ventana de reserva más amplia (del montaje al desmontaje)
Productor	Miembro del personal interno responsable de este evento
Producción	Vincula el evento a un registro de producción de varias fechas (maestro / hijo)
Aforo	Aforo total; determina el porcentaje de venta
Vendidas / Ingresos	Venta de entradas (sincronizada desde Tixly cuando está conectado)
Grupo de precios	Enlaza con una plantilla de precios de Configuración → Precios
Contactos del cliente	Uno o más contactos; con búsqueda y selección múltiple
Organizador / Cuenta	Promotor u organización que reserva el evento
Notas	Nota interna de texto libre

Las ediciones se guardan automáticamente al salir de un campo o al navegar a otra parte.

🏛 Pestaña Espacios

Enumera los espacios de la sala (salas, escenarios) asignados a este evento. Puede añadir o eliminar espacios, establecer ventanas de uso por espacio y marcar si cada espacio está incluido en el precio de alquiler. Los conflictos con otros eventos en el mismo espacio se resaltan en rojo.

⏱ Pestaña Horario

Una lista ordenada por hora de los elementos del horario del día —montaje, prueba de sonido, apertura de puertas, función, fin de función, desmontaje, etc.—. Cada elemento lleva una categoría, una etiqueta y una hora, y se ordena cronológicamente de forma automática.

Las categorías pueden llevar indicadores especiales configurados en Configuración → Horario:

Marcadores de Inicio / Fin de función (usados para la lógica de la ventana de venta y los informes).
Marcadores de Inicio / Fin de alquiler —definen la ventana de alquiler facturable—. La pregunta Horario de alquiler del Generador de contratos lee de ellos y puede escribir en ellos.
Marcadores de servicio por departamento —cuando el elemento «de servicio» de un departamento está presente en el horario, el personal de ese departamento hereda automáticamente esos horarios—.

👥 Pestaña Personal

Muestra todas las asignaciones de personal de este evento. Cada fila muestra el nombre del miembro del personal, su función, la ventana de contratación (cuándo se le contrata para estar en el sitio) y la ventana de turno real (cuándo está trabajando).

Añada funciones de marcador de posición para planificar puestos antes de confirmar personal concreto; sustituya un marcador por una persona real en cualquier momento.
El modo de varios días por asignación (esta fecha / todas las fechas de la producción / seleccionar fechas) acelera la cobertura de una serie larga.
Un cuadro de redacción para notificar en línea y una opción de «notificar a todos» envían notificaciones de turno. El cuadro de redacción admite autocompletado con @: escriba @ seguido de un nombre para mencionar a un miembro del personal, función o departamento concreto. Anteponga al nombre una ! (p. ej., @!Anna) para lanzar una notificación urgente —mismo contenido, pero llega como un push rojo en lugar del neutral habitual—. El autocompletado sigue funcionando al escribir después de la ! —el signo de exclamación se conserva en la mención final para que el receptor sepa que se envió con urgencia—.
Las carencias de cobertura por departamento aparecen en el asunto Cobertura del día de Catch.
Etiquetas de responsabilidad A / B — pequeños botones A y B en cada asignación (siempre visibles) indican quién es el responsable y quién el apoyo. A = responsable / persona principal (recopila información, asume la responsabilidad); B = apoyo (asiste al A, sin la misma responsabilidad). Útil cuando dos personas comparten una función — p. ej., dos técnicos de luz, A-luz y B-luz. Se permiten varios A en funciones distintas (p. ej., un A-luz y un A-sonido en el mismo evento). Las personas con etiqueta A se ordenan siempre primero, y la etiqueta se muestra como prefijo, como A-Técnico de luz. Vuelva a hacer clic para quitarla.
Sincronización de la ventana de turno — el inicio/fin de una reserva sigue automáticamente los marcadores de entrada/salida de turno del programa, incluidos los añadidos después de la reserva. Editar las horas a mano detiene la sincronización automática de esa asignación.

🔧 Pestaña Recursos

Enumera el equipamiento y otros recursos reservados para este evento. Añada recursos del inventario haciendo clic en + Añadir recurso y buscando por nombre. Cada elemento muestra cantidad, notas, estado y situación de devolución. El sistema avisa si un recurso está sobreasignado entre eventos que se solapan.

📝 Pestaña Instrucciones (Producción)

Campos de instrucciones personalizables por evento —Iluminación, Sonido, FOH, Marketing, Regidor, además de cualquier campo personalizado que haya definido en Configuración → Instrucciones—. Se admiten tres tipos de campo:

Texto de varias líneas para instrucciones en formato de párrafo.
Una sola línea para valores cortos como «Código PIN», «Contraseña wifi», «Hora de apertura».
Sí/No para elementos de lista de verificación.

Cada valor guardado lleva una línea de auditoría («guardado por … el …»). Los valores escritos por un cuestionario de contrato muestran una insignia turquesa 📩 desde contrato para que sepa de un vistazo qué instrucciones provienen de un acuerdo generado (y pueden sobrescribirse si el contrato se regenera).

Los campos de línea «sticker» pueden promoverse al encabezado del inspector para que la información crítica —hora de apertura, código de vestimenta— esté siempre visible.

Chat de producción

La pestaña Producción también aloja el panel de chat por evento. Escriba un mensaje y pulse Enviar; todos los que están en la producción lo ven en tiempo real. Use @ para mencionar a un miembro del personal, función o departamento concreto —el autocompletado sugiere coincidencias mientras escribe—. La persona mencionada recibe una notificación de campana y (si ha activado el push) una notificación del sistema que la lleva directamente de vuelta a esta pestaña.

Anteponga al nombre una ! (p. ej., @!Anna) para enviar una mención urgente. Las menciones urgentes llegan como una notificación push roja para que destaquen frente a las alertas rutinarias. El autocompletado funciona igual después de la ! —el signo de exclamación se conserva en la mención mostrada, de modo que para el receptor es evidente que la marcó como urgente—.

📎 Pestaña Archivos

Adjunte documentos, imágenes, riders y otros archivos. Haga clic en + Adjuntar para subir. Cada entrada muestra el nombre del archivo, el tipo y la fecha de subida, con acciones de descargar / previsualizar / eliminar. La integración opcional con Google Drive crea automáticamente una carpeta por evento; el enlace aparece en la pestaña Producción.

⚠️ Análisis de riesgos

Overture rellena por ti el documento de Word de análisis de riesgos del recinto. Un administrador sube una plantilla una vez; cada evento muestra entonces un botón Rellenar análisis de riesgos en su pestaña Producción. Al rellenarlo se genera un .docx terminado para ese evento — sin descargar, editar en Word y volver a subir.

Cómo rellenarlo

Abre un evento → pestaña Producción → tarjeta Análisis de riesgos. Una etiqueta muestra Sin empezar, Borrador o Completado.
Rellenar análisis de riesgos abre un formulario construido automáticamente desde la plantilla. Los campos que Overture ya conoce (sala, fecha, contacto, personal…) vienen rellenados y marcados · auto; tú completas el resto.
Las filas de la matriz muestran S y K como listas 1–5; R se calcula solo (S × K) y se colorea (rojo a partir de 10).
Guardar borrador guarda las respuestas; Guardar y generar .docx crea el documento, lo adjunta al evento (pestaña Archivos) y lo descarga.
Eliminar archivo quita un documento generado — se conservan tus respuestas, así que puedes regenerarlo.

Rellenar en el móvil (QR)

Pulsa Rellenar QR en la tarjeta para mostrar un código QR. Cualquiera puede escanearlo — sin iniciar sesión — y completar el análisis en el móvil en vertical. Al enviarlo se genera el .docx y se guarda directamente en el evento.

Producciones de varios días

Rellena el análisis en el maestro y se comparte con todas las fechas — el mismo archivo único, referenciado, nunca copiado. Una fecha puede Anular para esta fecha o Volver al maestro.

Crear la plantilla (admin)

Sube un .docx de Word común para toda la organización en Ajustes → Instrucciones → Plantilla de análisis de riesgos. Diséñala como quieras — cualquier diseño, secciones e idioma. Overture lee dos tipos de marcador:

Campos automáticos — llaves dobles {{ }}. Se rellenan desde el evento, con los mismos nombres que las etiquetas de combinación de los contratos (déjalos en inglés): {{Event Title}}, {{Venue}}, {{Date}}, {{Show Time}}, {{Event Type}}, {{Status}}, {{Capacity}}, {{Tickets Sold}}, {{Staff}}, {{Spaces}}, {{Resources}}, {{Organizer}}, {{Contact}}, {{Contact Email}}, {{Producer}}, {{Organisation}}, {{Today}}. Se permiten espacios en el nombre.
Campos manuales — corchetes simples [ ], minúsculas, sin espacios. Se convierten en casillas que rellena el personal, p. ej. [utfort_av], [deltakere], [dato_rigg]. La etiqueta junto a la casilla proviene del texto de la celda o línea alrededor.

Crear una matriz de riesgos

Para obtener la cuadrícula S/K/R (listas + R automática), da a cada fila de peligro un conjunto de campos manuales que compartan un id de fila (letras + número, p. ej. B1) con estos prefijos:

[s_B1] probabilidad (S) · [k_B1] consecuencia (K) · [r_B1] riesgo (R, auto = S×K)
[measure_B1] medida · [responsible_B1] responsable · [deadline_B1] plazo · [status_B1] estado
Para filas en blanco donde el personal escribe su propio peligro, añade [hazard_B15] — se convierte en una casilla de descripción.
Los prefijos son palabras clave fijas — cópialos exactamente; solo la parte tras el guion bajo es tu id de fila. Cada columna admite una forma en inglés o noruego: S s_/l_, K k_/c_, R r_, medida measure_/tiltak_, responsable responsible_/ansvarlig_, plazo deadline_/frist_, estado status_, peligro hazard_/hendelse_.

Coloca un conjunto por fila de la tabla, con el texto del peligro como texto normal. Overture detecta la matriz solo por estos nombres de campo, así que el encabezado de la tabla puede decir lo que sea, en cualquier idioma.

Notas

Usa exactamente {{ }} y [ ]; dentro de [ ] solo letras, números y guiones bajos (sin espacios).
Edita la plantilla en Word y vuelve a subirla cuando quieras — reemplazarla solo afecta a los nuevos rellenos; los documentos ya generados conservan el suyo.
El personal necesita acceso a la pestaña Producción para rellenar; solo los administradores suben o reemplazan la plantilla.

✓ Pestaña Tareas

Una lista de tareas específica del evento. Las tareas tienen una descripción, una fecha de vencimiento opcional y un responsable opcional (un miembro del personal). Las tareas completadas se marcan en verde; las vencidas se ponen en rojo. Las tareas abiertas contribuyen al panel «Requieren atención» del Panel y al filtro Tiene tareas abiertas de Catch.

Tareas urgentes

Marque el indicador Urgente en una tarea para escalarla. Las tareas urgentes:

Llevan un marcador rojo 🔴 en la lista de tareas y en el panel «Requieren atención» del Panel.
Lanzan notificaciones push rojas al responsable (en lugar de la notificación neutral habitual), de modo que la alerta destaca visualmente en la pantalla de bloqueo del teléfono frente a todo lo demás que compite por la atención.
Suben a lo alto de la lista de tareas del responsable independientemente de la fecha de vencimiento.

Use la urgencia con moderación —si todo es urgente, nada lo es—. Buenos candidatos: una hoja de ruta de equipo que falta para el montaje de mañana, un contrato que tiene que salir hoy, una pieza de equipo averiada que bloquea el próximo evento.

💰 Pestaña Factura

Visible solo para usuarios con invoice_view. Muestra las partidas de precios basadas en el grupo de precios del evento, con totales y cálculos de IVA. Las partidas se pueden editar y se pueden añadir líneas personalizadas adicionales. La factura se exporta a PDF usando el encabezado, el logotipo y el pie de página configurados en Configuración → Factura.

Horas extra facturables

Cuando un miembro del personal confirma un parte de horas al terminar su reserva y ha trabajado más de lo previsto, puede marcar Facturable al cliente. Al aprobarlo, el productor confirma esa marca. Aparece entonces una línea de horas extra en la factura, separada de la línea base de personal:

La línea base de personal factura las horas planificadas; las horas extra se separan en su propia línea de Horas extra para mayor transparencia.
La tarifa es la tarifa por hora del miembro del personal × el porcentaje de horas extra del grupo de precios (por grupo en Configuración → Precios, p. ej., 150 %).
Las horas extra no marcadas como facturables se pagan igualmente al empleado (mediante el planificador de turnos), pero no aparecen en la factura del cliente.

📬 Pestaña Envíos

Gestiona el Portal del cliente externo —una URL independiente que envía a un cliente para que aporte información técnica y de producción—. Desde esta pestaña puede:

Generar una URL de portal y un código de acceso únicos.
Establecer un plazo de entrega.
Enviar el enlace por correo directamente desde Overture (véase Portal del cliente).
Revisar lo que el cliente ha enviado; los nuevos envíos activan una notificación al productor.
Cambiar la plantilla del formulario por evento si la predeterminada no encaja.

📄 Pestaña Contratos

Enumera todos los contratos generados para este evento. Cada fila muestra el estado (borrador / enviado / firmado), la fecha de creación, quién firmó y cuándo. Acciones por contrato:

Previsualizar / Imprimir PDF — abre el contrato renderizado.
Enviar para firma — el administrador firma primero, luego se envía por correo un enlace de firma único al cliente.
Seguir el estado — cuando el cliente firma, se lanza una notificación y el inspector refleja el nuevo estado.

Haga clic en + Nuevo contrato para iniciar el Asistente de contratos —elige una plantilla, recorre cualquier cuestionario, permite revisar el cuerpo ensamblado y genera el PDF—.

🕘 Pestaña Historial

Un registro cronológico de todos los cambios realizados en este evento —quién cambió qué y cuándo—. Las entradas se registran automáticamente cada vez que se guarda una edición, incluidas las firmas de contratos, las transiciones de estado y los envíos del portal.

Producciones (varios días)

Una producción es una serie de eventos relacionados que comparten una sola identidad. Ejemplos: una temporada teatral de 5 noches, una conferencia de varios días, un espectáculo en gira que ocupa el recinto durante una quincena.

Eventos maestro e hijos

Cada producción tiene un evento maestro (sin fecha específica —representa toda la serie—) y un evento hijo por fecha. Editar el maestro puede propagar campos como el tipo, el estado, el organizador o el género a todos los hijos. Editar un hijo solo afecta a esa fecha.

Indicador visual del evento maestro

Como las ediciones en el maestro se propagan en cascada a cada fecha de la producción, el inspector deja visualmente claro cuándo está en el maestro y no en una única fecha:

Toda el área de contenido del inspector queda enmarcada por un borde dorado de 3 px (a juego con el icono dorado ★ usado para los eventos maestros en otras partes). El marco se sitúa bajo la tira de pestañas y permanece en su sitio independientemente de la pestaña a la que cambie (Info, Horario, Personal, Espacios, etc.).
Las pestañas cuyas ediciones se propagan a todas las fechas (Info, Producción, Instrucciones, Tareas) llevan una pequeña ★ dorada en su esquina superior derecha como recordatorio adicional.
Al hacer clic en una fecha hija en la barra lateral izquierda, el marco dorado se desvanece a lo largo de 1 segundo; al volver a Maestro, vuelve a aparecer con un fundido. La transición suave deja clara la frontera maestro / hijo sin parpadeos.

Dónde importa el estado de varios días

Catch ordena los eventos cronológicamente, tratando un maestro sin fecha propia como si ocurriera en su fecha hija más temprana, de modo que la producción se mantiene agrupada con sus fechas.
Los contratos pueden acotarse a «toda la producción» (guardado en el maestro) o «solo este día» (guardado en el hijo) —véase Alcance del Asistente de contratos—.
El horario de alquiler de un contrato obtiene una fila por fecha hija, con un interruptor «usar los mismos horarios todos los días» para series uniformes.
Los informes pueden desglosarse por producción para obtener analíticas de toda la serie.

Contactos

La página de Contactos es el CRM —una base de datos con búsqueda de organizaciones e individuos con los que trabaja—. Cada tarjeta de contacto muestra nombre, empresa, correo electrónico, teléfono y un avatar de inicial codificado por color.

Crear un contacto

Haga clic en + Nuevo contacto, rellene el formulario y guarde. Los campos disponibles se configuran en Configuración → Contactos.

Ver un contacto

Haga clic en cualquier tarjeta para abrir el panel lateral, con todos los campos rellenados agrupados (Datos de contacto, Empresa, Dirección, Redes sociales, Personalizados).

Vincular contactos a eventos

Los contactos se vinculan desde la pestaña Info del Inspector de eventos. Se admiten varios contactos por evento, y el primer contacto se trata como el cliente «principal» para las etiquetas de fusión de contratos y los correos.

Importación masiva

El botón ⬆ Importar de la página de Contactos acepta un archivo JSON o CSV y le guía por el mapeo de campos —útil para migrar desde otro sistema—.

Personal

Enumera a todo el personal interno como tarjetas: nombre, función, departamento, correo electrónico, teléfono. Un punto verde en la esquina superior derecha del avatar indica que la persona está en línea en Overture. Haga clic en una tarjeta para abrir el panel de personal con todos los detalles y el historial de turnos.

El nuevo personal se añade en Configuración → Personal y Departamentos. Cada miembro del personal puede vincularse a una cuenta de usuario para que sus permisos y su estado en línea coincidan automáticamente.

El editor de personal tiene una casilla Shop steward (representante sindical / tillitsvalgt). Varias personas pueden ser shop stewards. Un shop steward cuya cuenta de usuario tenga el permiso Planificador de turnos → Acceso puede iniciar sesión en el Planificador de turnos, limitado a su propio departamento, para coaprobar el cuadrante y revisar las desviaciones. Véase Funciones y permisos y Planificador de turnos → Acceso.

Cronograma de personal

Una vista horizontal estilo Gantt de todas las asignaciones de personal a lo largo de la semana. Cada fila es un miembro del personal; cada bloque es un evento para el que está reservado. Use las flechas de navegación semanal para avanzar / retroceder; haga clic en cualquier bloque para abrir el inspector de ese evento.

Las fichas de filtro de departamento en la parte superior permiten centrarse en un solo equipo. Las ausencias aprobadas y las solicitudes de cambio de turno del Shift Planner aparecen en línea para que pueda planificar teniéndolas en cuenta.

Recursos

Su inventario completo de equipos y salas. Cada recurso tiene un nombre, categoría, cantidad, estado y (opcionalmente) un registro de servicio que rastrea cuándo se inspeccionó o reparó por última vez. Un recurso totalmente asignado para una fecha aparece como no disponible en su tarjeta.

Los recursos se reservan por evento desde la pestaña Recursos dentro del Inspector de eventos. Las sobreasignaciones entre eventos que se solapan se detectan y aparecen como Conflictos de Catch.

Informes

Analíticas agregadas de todo el recinto:

Ingresos — gráfico de barras mensual de ingresos brutos, tomado de los datos de sincronización de Tixly.
Entradas — venta mensual de entradas.
Aforo / utilización por sala.
Horas por departamento o miembro individual del personal, exportables para nóminas.
Resúmenes de producción — ingresos y asistencia consolidados de una serie de varios días.

Nota: Las cifras de ingresos y entradas solo se rellenan tras conectar y sincronizar una integración con Tixly.

Catch (consultas guardadas)

Catch permite crear, guardar y volver a ejecutar consultas filtradas sobre eventos, personal, recursos, adjuntos e instrucciones. Cada catch guardado aparece en la lista de la izquierda; haga clic en uno para ejecutarlo y ver los resultados en el panel de la derecha.

Asuntos

Elija qué está filtrando —cada asunto expone su propio conjunto de filtros relevantes—:

Asunto	Qué devuelve
Eventos	Eventos que coinciden por género, tipo, estado, rango de fechas, organizador, % de aforo, personal faltante, estado del contrato, día de la semana, etc.
Cobertura del día	Días en los que hay turnos pero no eventos, eventos sin personal confirmado, salas ociosas, días completamente vacíos
Conflictos	Personal con doble reserva, recursos sobreasignados, choques de salas, incoherencias de deriva de producción
Uso de recursos	Cuándo y dónde se usa un recurso; admite una vista de diagrama de flujo
Reservas de sala	Días en que una sala está reservada, opcionalmente acotados por tipo de evento o grupo de precios
Asignaciones de personal	Quién está asignado a qué y cuándo, por departamento o individuo
Recursos	Catálogo de recursos filtrado por grupo, manuales, registro de servicio, uso
Adjuntos	Buscar manuales subidos y documentos de eventos
Instrucciones	Explorar el texto de las instrucciones entre eventos, opcionalmente como columnas por campo

Volver a ejecutar, actualizar y la marca de tiempo «publicado»

Un catch generado es una instantánea. El encabezado muestra cuándo se «publicó» (ejecutó) por última vez el catch y un botón ↻ Volver a ejecutar. Volver a ejecutar obtiene los datos más recientes (fuerza una consulta al servidor y luego vuelve a leer el almacenamiento local) y reevalúa la consulta. Un aviso indica cómo cambió el resultado: +3 filas, −2 filas, ~5 editadas (cambió el contenido de las celdas) o sin cambios.

Ordenación por fecha y eventos de varios días

Los resultados del asunto Eventos se ordenan cronológicamente. Un maestro de producción de varios días (que no tiene fecha propia) se sitúa en su fecha hija más temprana, de modo que la producción se mantiene agrupada con sus fechas en lugar de quedar relegada al final.

Exportar e imprimir

Todo catch se puede exportar como CSV o imprimir/guardar en PDF con los botones del encabezado de resultados.

Aviso de filtros obsoletos

Si renombra un tipo de evento o un género, todos los eventos existentes se migran automáticamente al nuevo id, y cualquier catch que filtre por ese id se actualiza de forma transparente. Si en cambio elimina y vuelve a crear un tipo, es posible que deba volver a seleccionar el nuevo valor en el generador de catch una vez.

Notificaciones

Campana en la app

El icono de campana de la barra superior muestra un recuento de notificaciones no leídas. Haga clic en él para abrir el panel desplegable. Las notificaciones cubren:

Contrato firmado — se dispara cuando un cliente firma un contrato que ha enviado.
Envío recibido — se dispara cuando un cliente envía el formulario del portal para un evento que usted produce.
Turno asignado / retirado — se dispara cuando cambian las asignaciones de un miembro del personal.
Solicitudes de cambio de turno — se dispara para los responsables cuando el personal solicita un intercambio.
Tarea asignada a usted — se dispara cuando se asigna una tarea en cualquier evento.
Mención en el chat — se dispara cuando alguien le menciona con @ a usted, a su función o a su departamento en el chat de producción.

Las notificaciones se deduplican entre pestañas para que el mismo evento no se dispare dos veces. El estado de lectura se sincroniza a través de la base de datos —borrar en un dispositivo borra en todos—.

Notificaciones urgentes

Algunas alertas se pueden marcar como urgentes —llegan como notificaciones push rojas en la pantalla de bloqueo en lugar del color neutral habitual, para que destaquen cuando varias alertas compiten por la atención—. Fuentes:

Tareas urgentes — el responsable recibe un push rojo en el momento en que una tarea se marca como urgente (véase Pestaña Tareas).
Notificación urgente al personal — el destinatario recibe un push rojo cuando el cuadro de redacción de notificaciones usó @!nombre para él (véase Pestaña Personal).
Menciones urgentes en el chat — el mismo tratamiento rojo cuando un mensaje del chat de producción usa @!nombre (véase Pestaña Instrucciones → Chat de producción).

Las notificaciones urgentes pasan por la misma cadena de push que las normales —solo llevan un indicador «urgente» que el sistema operativo representa con el tinte rojo—. No se saltan el modo No molestar del sistema, así que respetan las horas de silencio del usuario.

Notificaciones push (a nivel de sistema)

Los mismos eventos también pueden llegar como notificaciones nativas de iOS / Android / escritorio, incluso con Overture cerrado. Es opcional por dispositivo —cada teléfono, tableta o navegador en el que inicie sesión debe activarse por separado—.

Para activarlas en su dispositivo:

(solo iOS) Instale Overture como PWA primero —véase App móvil (PWA)—. iOS no permite notificaciones push desde una pestaña normal del navegador; la instalación en la pantalla de inicio es obligatoria.
Abra Overture y haga clic en su nombre/avatar en la esquina superior derecha para abrir el modal de perfil.
En la sección Notificaciones push, haga clic en Activar notificaciones push.
Permita la solicitud de permiso que muestra el sistema operativo / navegador.

El estado cambia a ✓ Activadas en este dispositivo. Para desactivarlas más adelante, haga clic en Desactivar en la misma sección.

Por dispositivo, por cuenta. Activar el push en su iPhone no lo activa en su portátil, y viceversa. Si inicia sesión como otro usuario en el mismo dispositivo, deberá activar el push también para esa cuenta.

Enlaces directos desde las notificaciones

Tocar una notificación push del sistema (o hacer clic en una notificación del panel de campana) le lleva directamente al lugar relevante en lugar de a la página de inicio predeterminada:

Tarea asignada → abre el inspector de eventos en la pestaña Tareas.
Mención en el chat → abre el inspector de eventos en la pestaña Producción, donde se aloja el panel de chat.
Contrato firmado / sin firmar → abre la pestaña Contratos del evento.
Envío recibido → abre la pestaña Envíos del evento.
Etiqueta de horario → abre la pestaña Horario del evento.
Cambio de turno aceptado / rechazado → salta al cronograma de personal en el día correcto.
Solicitud de hoja de horas → abre directamente el modal de cumplimentación de la hoja de horas.

Si la app está cerrada cuando toca la notificación, se abre, inicia su sesión (o muestra la pantalla de inicio de sesión si su sesión caducó) y le encamina una vez que los datos han terminado de cargar. El enlace directo sobrevive también al paso del desafío 2FA —termine de introducir su código y llegará al lugar correcto—.

Portal del cliente

El Portal del cliente es una página pública, sin inicio de sesión, donde un contacto rellena los detalles técnicos y de producción de su evento. Desde la Pestaña Envíos del inspector se genera una URL + código de acceso únicos y se envía por correo al cliente.

Lo que ve el cliente

La página del portal lleva la marca del nombre de su organización y el título y la sala del evento.
Los campos del formulario se configuran por plantilla (texto, selección, fecha, hora, subida de archivos, sí/no, etc.).
Se envía un correo de confirmación al enviar el formulario; el productor recibe una notificación en Overture.

Redactor de correo

Haga clic en Enviar por correo para abrir un redactor prerellenado a partir de la plantilla de correo (Configuración → Contactos → Plantillas de correo). Puede elegir cualquier contacto del evento o escribir una dirección manualmente. Las variables que se resuelven automáticamente incluyen:

Variable	Se sustituye por
`{{first_name}}`	Nombre de pila del contacto destinatario
`{{event_title}}`	Título del evento
`{{portal_url}}`	URL del portal de envíos
`{{access_code}}`	Código de acceso al portal
`{{deadline_line}}`	Línea de plazo preformateada (vacía si no se ha establecido ninguno)
`{{org_name}}`	El nombre de su organización
`{{producer_name}}`	Productor asignado al evento

Dos modos de envío: Abrir en la app de correo (entrega un borrador prerellenado a su cliente de correo local) o Copiar al portapapeles.

Generador de contratos

El Generador de contratos de Overture convierte una plantilla más unas cuantas respuestas del asistente en un PDF pulido y firmable —y puede volver a escribir las respuestas en el evento para que los equipos de operaciones las vean automáticamente—. El sistema tiene tres capas: Plantillas y preguntas (configuradas una vez), el Asistente de generación (usado por contrato) y la Firma digital (flujo de firma administrador → cliente).

Plantillas y preguntas

Las plantillas residen en Configuración → Factura / Contrato. Cada plantilla tiene:

Nombre y etiqueta de firma — p. ej., «Alquiler estándar» / «Firma del arrendatario».
Posición del logotipo y título del contrato.
Cuerpo — un editor A4 de formato libre con markdown sencillo (## Encabezado, **negrita**, --- para separador).
Etiquetas de fusión — haga clic en cualquier ficha turquesa de la barra lateral derecha para copiarla al portapapeles. Las etiquetas se resuelven en el momento de la generación: {{Event Title}}, {{Date}}, {{Venue}}, {{Contact}}, {{Account}}, etc.
Preguntas — un cuestionario opcional que se ejecuta en el asistente e inserta las respuestas en los anclajes {{section: id}} del cuerpo.

Tipos de pregunta

Tipo	Control del asistente	Qué aparece en el contrato
`yes_no_snippet`	Casilla + fragmento editable	El texto del fragmento (solo si está marcada)
`text`	Área de texto libre	Lo que escriba el usuario (solo si no está vacío)
`select_with_snippet`	Desplegable + fragmento editable	El fragmento de la opción seleccionada
`venue_terms_select`	Desplegable de sala + fragmento editable	El campo Condiciones de contrato de la sala elegida, con el nombre de la sala como encabezado de sección
`rental_schedule`	Selectores de hora de Inicio / Fin por fecha + total	Un bloque de ventana de alquiler con formato automático; véase Horario de alquiler

Anclajes de sección

Coloque anclajes {{section: id}} en cualquier parte del cuerpo para marcar dónde debe aparecer el fragmento de cada pregunta. Cada pregunta tiene un botón ⤵ Insertar anclaje que coloca su anclaje en el cursor. Los anclajes que no tienen respuesta se contraen a nada —incluida la línea en la que estaban, si contenía solo el anclaje—.

Prefijo de encabezado

Por defecto, cada sección respondida recibe automáticamente un encabezado ## EtiquetaDePregunta antepuesto (representado como un título de sección en negrita en el PDF). La casilla por pregunta «Mostrar la etiqueta de la pregunta como encabezado de sección en el contrato» lo desactiva cuando quiere que un fragmento encaje en línea. El tipo venue_terms_select usa el nombre de la sala elegida como encabezado en lugar de la etiqueta de la pregunta.

Ida y vuelta a los campos del evento

Cada pregunta puede devolver su respuesta a un campo de instrucciones del evento (desplegable «Enviar respuesta al campo del evento»). Dos modos:

Reemplazar — sobrescribe el campo al Generar; si el campo ya tiene contenido distinto, el asistente pide confirmación.
Añadir — agrega una línea en blanco y luego el texto de la respuesta. Siempre en silencio.

Los campos escritos de este modo muestran una insignia 📩 desde contrato en el inspector para que sepa que el valor se puede regenerar.

Asistente de generación

Desde la pestaña Contratos del inspector, haga clic en + Nuevo contrato. Los pasos del asistente se adaptan a lo que esté disponible:

Elegir plantilla (se omite si solo hay una).
Responder preguntas (se omite si la plantilla elegida no tiene preguntas).
Revisar y generar — vista previa A4 con el cuerpo completamente ensamblado (etiquetas de fusión resueltas, secciones rellenadas). Edite a mano si es necesario; haga clic en Generar PDF.

Alcance de producción de varios días

Si abre el asistente desde un hijo de una producción de varios días, un banner en la parte superior pregunta:

Este es el día 2 de 5 en Nombre de la producción. [📋 Toda la producción (5 días)] [📄 Solo 2026-05-06]

Toda la producción — usa el evento maestro para las etiquetas de fusión; el registro del contrato se guarda en el maestro; rental_schedule representa una fila por fecha hija.
Solo este día — usa el hijo en el que está; el contrato se guarda en ese hijo; rental_schedule representa una sola fila.

Cambiar el alcance a mitad del asistente conserva sus respuestas de texto libre pero reinicia las respuestas de rental_schedule (el conjunto de fechas ha cambiado).

Respuestas congeladas

Las respuestas del asistente (y cualquier edición in situ de los fragmentos) se guardan en el registro del contrato junto con el cuerpo ensamblado. Volver a abrir un contrato generado siempre representa lo que se generó, aunque las plantillas o las condiciones de sala cambien más adelante.

Horario de alquiler

El tipo de pregunta rental_schedule pide al usuario la hora de Inicio y Fin del alquiler por fecha. Se integra en ambos sentidos con la pestaña Horario:

Prerelleno

Si existen elementos de horario marcados como Inicio de alquiler / Fin de alquiler, esas horas se prerellenan (lo más preciso; trátelas como autoritativas).
De lo contrario, se prerellenan la hora programada más temprana y la más tardía (cubre la típica ventana Montaje … Desmontaje).
Si no existen elementos de horario, los campos quedan en blanco.

Entrada de varios días

Para un alcance de producción de varios días, el asistente muestra una fila por fecha hija. La casilla Usar los mismos horarios todos los días (activada por defecto) permite introducirlos una vez y aplicarlos a cada fecha; desmárquela para anulaciones por día. Un Total en vivo muestra la suma de horas; las ventanas que pasan la medianoche (fin anterior al inicio) se detectan y se señalan.

Fragmento generado automáticamente

Un solo día → una línea: Ventana de alquiler: 2026-05-10, 09:00–23:00 (14 h).

Varios días → lista con viñetas y totales:

• 2026-05-10  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-11  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-12  10:00–02:00  (16 h, nocturno)
Total: 44 h.

Devolución al horario

El asistente ofrece una casilla «Enviar estos horarios al horario del evento al Generar». Cuando está activada (activada por defecto si aún no existían marcadores de alquiler), el horario de cada evento afectado recibe elementos de Inicio de alquiler / Fin de alquiler —los marcadores existentes se actualizan in situ, los que faltan se añaden—. Un aviso confirma cuántos eventos se modificaron.

Firma digital

Firmar un contrato tiene dos etapas:

El administrador firma y envía — al hacer clic en Enviar para firma, se abre un lienzo de firma. Dibuje su firma, escriba su nombre completo y confirme. Su firma se incrusta en el PDF.
Enlace de firma del cliente — Overture genera una URL única y la envía por correo al contacto. El cliente puede firmar en cualquier dispositivo —la página es apta para móviles y sin inicio de sesión—.

Cuando el cliente firma, Overture lanza una notificación de Contrato firmado al productor, el estado del contrato pasa a firmado y la fila del contrato en el inspector se actualiza con el nombre del firmante y la marca de tiempo. Ya está disponible para descargar un PDF refrendado.

Deduplicado entre pestañas y recargas: un evento de firma dado solo lanza una notificación aunque la consulta lo detecte varias veces.

Feeds de calendario

Los feeds de calendario son suscripciones iCal de solo lectura que publica para el personal o colaboradores externos. Residen en Configuración → Feeds de calendario. Cada feed tiene una etiqueta, una URL basada en token y un filtro de sala (una o más salas). Los suscriptores pueden pegar la URL en Apple Calendar, Google Calendar, Outlook, etc.

Feeds por sala — comparta solo ciertos espacios con un colaborador.
Acceso basado en token — los feeds se pueden revocar al instante sin cambiar otras URL.
La marca de tiempo de último acceso de cada feed muestra si alguien está realmente suscrito.
Actualizaciones en vivo — el contenido del feed se actualiza con cada refresco de la app de calendario; no hace falta volver a publicar manualmente.

El modal de información de sala (accesible desde el encabezado del calendario, etc.) muestra una lista de «Feeds activos para esta sala», de modo que los usuarios no administradores pueden suscribirse sin entrar en la configuración —los administradores siguen controlando la creación y la revocación—.

Configuración

El área de administración, dividida en pestañas. Se requiere el permiso settings_view para abrir la página; settings_edit para realizar cambios.

Tipos y estados de evento

Añada, renombre, reordene y codifique por color los tipos y estados de evento. Renombrar un tipo o estado migra automáticamente todos los eventos que lo usan y actualiza cualquier Catch guardado que filtre por él —sin dejar ids huérfanos—. Se ofrece una confirmación de fusión si el nuevo id coincide con uno existente (útil para depurar duplicados como «Concert» + «Konsert»).

Los estados también llevan un rol semántico (confirmado / tentativo / opción / cancelado) para que Overture pueda reconocer el significado de un nombre de estado personalizado en los informes y las comprobaciones de conflictos.

Géneros

Defina géneros para los eventos (Pop / Rock, Jazz, Clásica, Folk, etc.) con colores personalizados. Los géneros alimentan el filtro de género opcional del Calendario y el filtro género de Catch. La misma migración automática al renombrar.

Espacios y salas

Defina cada espacio físico de su recinto. Cada espacio tiene:

Nombre, color, aforo, código corto.
Grupo de espacios — las salas que comparten un grupo no pueden tener eventos solapados.
Contenido de la ficha informativa: especificaciones técnicas, fotos, configuraciones (teatro / cabaret / de pie), documentos subidos, notas de incendios y evacuación.
Campo Condiciones de contrato — texto estándar insertado en los contratos de alquiler que eligen esta sala (usado por el tipo de pregunta venue_terms_select).

Categorías de horario

Configure las categorías usadas en la pestaña Horario. Cada categoría tiene un color e indicadores opcionales: Inicio / Fin de función, Inicio / Fin de alquiler, más marcadores de servicio por departamento. Los indicadores personalizados permiten que el Horario de alquiler del contrato detecte automáticamente las ventanas facturables.

Departamentos y conjuntos de marcadores de servicio

Los departamentos agrupan a su personal. Cada departamento puede tener un conjunto de marcadores de servicio vinculado a categorías de horario específicas —cuando esas categorías aparecen en el horario de un evento, el personal del departamento hereda automáticamente esos horarios—.

Recursos y grupos de recursos

Gestione el catálogo completo de recursos. Los recursos se pueden agrupar (Audio, Iluminación, Mobiliario, etc.) para facilitar el filtrado, y cada uno lleva una cantidad, estado, manual / foto opcional y un registro de servicio.

Precios

Cree grupos de precios (plantillas) formados por partidas con precios unitarios, IVA y cantidades. Un grupo de precios puede vincularse a una categoría de evento para que se aplique automáticamente, y se incorpora a facturas y contratos.

Contactos

Configure qué campos aparecen en los registros de contacto. Los campos integrados (nombre, empresa, correo, teléfono, dirección) se pueden activar / desactivar / reordenar, y puede añadir campos personalizados.

Plantillas de correo

Plantillas de correo reutilizables (asunto + cuerpo) con marcadores {{variable}}. Usadas por el redactor de correo del portal; se pueden restablecer a los valores predeterminados.

Factura y contrato

La configuración de factura (nombre de la organización, dirección, número de IVA, logotipo, condiciones de pago, pie de página) se usa para generar el PDF de la factura. El área de Plantillas de contrato también reside aquí —véase Generador de contratos para la función completa—.

Envíos (plantillas del portal)

Configure la plantilla de formulario predeterminada que heredan todos los eventos nuevos, además de cualquier anulación por evento. Los campos del formulario admiten entradas de texto, selección, fecha, hora, subida de archivos y sí / no, con reglas condicionales de mostrar / ocultar.

Instrucciones

Defina los campos personalizados que aparecen en la pestaña Instrucciones de cada evento. Tres tipos de campo: texto de varias líneas, una sola línea, sí/no. Cada campo puede promoverse como «sticker» (ficha resumen en el encabezado del inspector).

Usuarios

Cree cuentas de usuario, asigne un rol a cada una y vincúlelas a un registro de personal para que la presencia y los turnos coincidan. Fuerce el cambio de contraseña la primera vez, restablezca contraseñas o revoque usuarios desde aquí.

Calendario

Vista predeterminada (semana / mes / lista), primer día de la semana y preferencias visuales del calendario.

Feeds de calendario

Gestione los feeds de suscripción iCal —véase Feeds de calendario—.

General

Conexión a la base de datos (host, usuario, contraseña, nombre), token de sincronización, nombre de la organización. La insignia de estado de la BD muestra si la sincronización en vivo está activa.

Legal

Aviso de privacidad y condiciones de uso mostrados a los clientes en el pie de página del portal.

Integraciones

La página de Integraciones muestra todos los sistemas externos a los que Overture puede conectarse. Cada tarjeta tiene una insignia de estado, la hora de la última prueba y una acción ⚙ Configurar.

API de Overture (integrada)

La API REST integrada está documentada en API REST más abajo. Dos tokens controlan el acceso:

Token de sincronización — lectura / escritura completa. De uso interno; manténgalo privado.
Token de solo lectura — compártalo con terceros que solo necesiten leer.

Tixly

Conecta con la plataforma de venta de entradas Tixly para sincronizar la venta de entradas y los ingresos en los eventos. Configure el endpoint y la clave de Tixly. Una vez conectado, la barra de ingresos del Panel y los gráficos de Informes se rellenan automáticamente.

Make (Integromat)

Webhooks entrantes y salientes para automatizaciones personalizadas —notificaciones de Slack cuando se confirma un evento, reflejo en Google Calendar, etc.—. Asigne las cargas útiles JSON a los campos de Overture por dirección.

Google Drive

Conecte Drive por OAuth para crear automáticamente una carpeta por evento donde almacenar archivos. La URL de la carpeta aparece como el Enlace de Drive del evento; el personal la usa desde la pestaña Producción.

Feeds de calendario

Feeds de suscripción iCal —véase Feeds de calendario—.

Consejo: ↻ Comprobar todo prueba todas las integraciones con un solo clic y actualiza las insignias de estado.

Shift Planner

Shift Planner es una app complementaria de Overture, centrada en la programación de personal por horas, el seguimiento de ausencias, los saldos de banco de horas, la validación frente a normas laborales y la exportación de nóminas. Comparte cuentas de usuario y registros de personal con Overture, y lee los eventos de la misma base de datos —de modo que un borrador del planificador de turnos obtiene los eventos más recientes automáticamente—.

La barra lateral contiene: Semana, Personal, Ausencias, Banco de horas, Contratos, Importar ICS, Informe de horas, Validación, Configuración.

Vista semanal

La cuadrícula principal: filas de personal (agrupadas por departamento), columnas de días de la semana. Cada celda muestra los turnos de esa combinación de personal / día como píldoras de color (inicio–fin, insignia opcional «OT» de horas extra, indicador de estado).

Columna Hoy resaltada en turquesa; fines de semana en rosa.
Encabezado y columna izquierda fijos permanecen visibles al desplazarse.
La fila de eventos en la parte superior de la cuadrícula enumera todos los eventos de la semana (con puntos de color por sala) para que pueda arrastrar un evento sobre una celda de personal y crear un turno automáticamente.
Las fichas de filtro de departamento ocultan / muestran equipos enteros.
El interruptor de vista comprimida reduce el ancho de las columnas para semanas de alta densidad.

Turnos y ausencias

Cree un turno haciendo clic en una celda o arrastrando un evento sobre ella. Edite los turnos en línea —inicio, fin, función, notas, estado—. Arrastre para mover un turno a otro miembro del personal u otro día. Los eventos de varios días crean conjuntos de turnos de varios días en un solo movimiento.

Solicitudes de cambio de turno

El personal (a través del portal de la app principal de Overture o del autoservicio de Shift Planner) puede solicitar un intercambio: «¿puedes cambiarme a 10:00–18:00?». Las solicitudes pendientes aparecen como un banner en la parte superior de la vista semanal. Los responsables aceptan o rechazan cada una. Los turnos aceptados se muestran con un borde naranja discontinuo y una insignia ACEPTADO más la categoría (horas extra / escalonado / otro).

Ausencias

La pestaña Ausencias es una vista mensual de vacaciones, bajas por enfermedad, tiempo no remunerado, etc. Las ausencias aprobadas aparecen en línea en la cuadrícula semanal para que pueda planificar la cobertura teniéndolas en cuenta. Algunos tipos de ausencia (p. ej., enfermedad) se saltan el flujo de aprobación.

Banco de horas

Rastrea el saldo de horas extra / tiempo compensatorio de cada miembro del personal. Umbrales configurables (p. ej., a partir de 40 h / semana → una vez y media) y la elección entre horas extra pagadas o tiempo compensatorio acumulado.

Validación

La página de Validación informa de cualquier configuración de turnos que infrinja las normas laborales (máximo de horas / semana, descanso mínimo entre turnos, indisponibilidad contratada, etc.). Cada infracción muestra una gravedad (advertencia / error) y enlaza de vuelta al turno infractor. Las reglas personalizadas se configuran en Configuración → Políticas.

La validación en vivo también aparece en línea: un borde rojo en un turno de la vista semanal significa que está actualmente marcado.

Horas y exportación

Informe de horas — total de horas por personal / departamento para cualquier rango de fechas; exportable como CSV / PDF, enviable por correo a nóminas.
Importación ICS — suba un archivo .ics externo para crear turnos de forma masiva; los conflictos y duplicados se marcan para su revisión antes de importar.
Exportaciones de nómina — programe exportaciones recurrentes a ADP, Guidepoint o su propio formato CSV. El historial de exportaciones queda registrado.

Listas de trabajo mensuales (PDF)

Ambas vistas mensuales tienen un botón 🖨 Imprimir que abre una hoja limpia y de alto contraste para guardar como PDF. Respeta la capa activa (borrador / cuadrante activo), el mes seleccionado y el filtro de departamento.

Por empleado — una lista día a día de la persona seleccionada: fecha, día de la semana, turno, horas, notas. Fines de semana sombreados, festivos resaltados, códigos F (días libres) etiquetados, con un total de horas planificadas abajo.
Por equipo — todo el equipo × cada día del mes en una cuadrícula apaisada, con un total de horas por persona.
Las reservas de evento muestran el nombre y la franja horaria del evento; la hora es azul cuando cae dentro de un turno y roja cuando cae fuera de la ventana de turno de la persona.
Las ausencias (permiso, vacaciones, baja, etc.) se muestran siempre — incluso en días que también tienen un turno planificado.
Las horas de reservas de evento no se suman al total de horas planificadas (se tratan por separado), y los turnos siempre se ordenan por encima de las reservas de evento.

Excepciones escritas a las infracciones

Algunas infracciones rojas de reglas (incumplimientos de la normativa laboral, como un descanso demasiado corto) pueden dispensarse con una excepción documentada y firmada por dos partes (unntak). Cada contrato fija un número legal de excepciones permitidas por empleado y año natural (Contratos → excepciones/año, 0 = sin límite).

Abra un turno rojo (o la página de Desviaciones) y elija Crear excepción. Elija el alcance (este turno o un periodo de fechas), escriba la justificación y firme como aprobador.
El empleado afectado firma en Overture: recibe una notificación, la abre y confirma con su nombre.
Cuando están ambas firmas, el turno afectado pasa de rojo a naranja con un icono 📝 (haga clic para ver el registro y las firmas) en las vistas de semana, mes y equipo — y en la lista de Desviaciones la fila también se vuelve naranja.
Las excepciones firmadas se cuentan por empleado y año y se comparan con el límite del contrato; superarlo se marca.
Un aprobador puede anular una excepción, lo que vuelve a poner el turno en rojo.

Acceso, roles y alcance por departamento

El Planificador de turnos ya no es solo para administradores. Quién puede iniciar sesión y qué puede hacer viene determinado por los permisos Planificador de turnos de su rol en Overture (véase Roles y permisos).

El inicio de sesión requiere el rol de administrador o un rol con Planificador de turnos → Acceso. Los no administradores deben tener 2FA activado (configurado en Overture) para entrar con contraseña; una passkey cuenta por sí sola como 2FA.
Los jefes de departamento y los shop stewards quedan automáticamente limitados a su(s) propio(s) departamento(s): solo ven y actúan sobre el personal de esos departamentos. Un no administrador nunca ve toda la organización.
Los jefes de departamento se asignan por departamento en Planificador de turnos → Configuración → Jefes de departamento (la lista de candidatos = personas designadas como jefe de departamento en Overture). Una persona puede dirigir varios departamentos.
Los shop stewards se establecen por persona mediante la casilla Shop steward del editor de personal de Overture, y quedan limitados a su propio departamento. Varias personas pueden ser shop stewards.
Un administrador que también es jefe de departamento / shop steward dispone de un conmutador en la barra lateral para alternar entre administrador completo (todos los departamentos) y «actuar solo en mi departamento».
Las páginas están protegidas por permiso: las vistas (semana/mes/equipo/personal/ausencias) requieren Acceso; Desviaciones y el registro de cambios requieren Desviaciones; aprobar/transferir el cuadrante requiere Aprobar; contratos, tarifas, importaciones, informes y configuración requieren Gestionar.

Roles y permisos

A cada usuario se le asigna un rol. Los roles se definen en Configuración → Usuarios y cada rol lleva un conjunto de indicadores de permiso. El rol Administrador integrado siempre tiene acceso completo. Los demás roles se pueden configurar para permitir o restringir cualquier combinación de:

Permiso	Controla el acceso a
events_view	Calendario y lista de Eventos
events_edit	Crear y editar eventos
events_own_only	Restringir al usuario a los eventos que produjo o a los que está vinculado
staff_view / staff_edit	Página de Personal, asignaciones y edición de registros de personal
resources_view / resources_edit	Página de Recursos e inventario
contacts_view / contacts_edit	Página de Contactos
invoice_view	Pestaña Factura dentro del Inspector de eventos
contracts_view / contracts_edit	Pestaña Contratos y generación de contratos
reports_view	Página de Informes
settings_view / settings_edit	Página de Configuración
page_catch / page_integrations	Páginas de Catch e Integraciones
sp_access	Iniciar sesión en el Planificador de turnos (jefes de departamento / shop stewards). 2FA obligatorio para no administradores.
sp_approve	Aprobar turnos y meses, transferir el cuadrante a activo, firmar excepciones
sp_avvik	Ver la página de Desviaciones y crear / firmar excepciones escritas
sp_manage	Contratos, tarifas, integraciones y configuración dentro del Planificador de turnos

Los permisos pueden ser a nivel de pestaña (tab_schedule, tab_contracts, etc.) para que a un productor se le pueda conceder acceso a pestañas concretas del inspector sin darle todo.

Los cuatro permisos de Planificador de turnos (un grupo «Planificador de turnos» en la matriz) dan acceso a la aplicación complementaria a los no administradores. El acceso está siempre limitado por departamento: quien tiene el rol solo ve al personal de los departamentos que dirige (asignados en el Planificador de turnos) o de los que es shop steward (la casilla Shop steward de su ficha de personal). Véase Planificador de turnos → Acceso.

API REST

Overture expone una API REST en https://your-domain/api.php. Todas las solicitudes deben incluir un token válido, ya sea como parámetro de URL (?token=…) o en la cabecera HTTP X-CRM-Token.

Tokens

Token de acceso completo — permite GET y POST. Usado por el propio Overture para la sincronización.
Token de solo lectura — permite solo GET. Las solicitudes POST devuelven 403 Forbidden.

Endpoints principales

Método	Ruta / Acción	Descripción
GET	`?action=get&key=ov_events_v1`	Obtener todos los eventos
GET	`?action=get&key=ov_staff_v1`	Obtener todo el personal
GET	`?action=get&key=ov_accounts_v1`	Obtener todos los contactos
GET	`?action=get&key=ov_details_v1`	Obtener registros de detalle de eventos (contratos, horario, instrucciones, etc.)
GET	`?action=get&key=ov_productions_v1`	Obtener todas las producciones
GET	`?action=timestamps`	Obtener la marca de tiempo de última actualización por clave (usada por la sincronización por sondeo)
POST	`action=set`	Escribir un par clave/valor (solo token completo)
GET	`?action=health`	Comprobación de estado — devuelve 200 OK

Nota: Todos los datos se almacenan como cadenas JSON bajo claves con nombre. Leer una clave devuelve el JSON en bruto; escribir reemplaza el valor completo de la clave. Las escrituras concurrentes en la misma clave son «la última gana», por lo que los consumidores deberían obtener-modificar-escribir en una ventana corta.

Overture Brukermanual

Overture er en produksjonsstyringsplattform for scenekunstlokaler. Denne manualen dekker alle sider, faner og arbeidsflyter i applikasjonen — samt skiftplanlegger-applikasjonen som kobles til. Bruk innholdsfortegnelsen til venstre for å hoppe direkte til ønsket avsnitt.

Oversikt

Overture er en enkeltsides webapplikasjon som samler arrangementsplanlegging, flerdagers produksjoner, personalplanlegging, ressurser, kontrakter, kontakter og økonomirapportering for et lokale. Alle data ligger i en MySQL-database og synkroniseres i sanntid på tvers av alle åpne nettleserfaner. Siden trenger aldri å lastes på nytt.

Viktige begreper:

Arrangement — en enkelt forestilling, prøve, rigg-inn eller annen aktivitet på en bestemt dato.
Produksjon — en flerdagers serie bestående av et masterarrangement (uten dato) og ett eller flere barnearrangementer (ett per dato).
Kontakt / Konto — en ekstern organisasjon eller person koblet til et arrangement.
Stab — internt personale som kan tilordnes arrangementer, organisert i avdelinger.
Ressurs — utstyr eller andre gjenstander som kan reserveres til et arrangement.
Catch — et lagret søk som filtrerer arrangementer, stab eller ressurser for ad hoc-rapporter.
Kontrakt — en generert PDF-avtale basert på en konfigurerbar mal, med valgfritt spørreskjema og digital signeringsflyt.

En egen Skiftplanlegger deler stab- og arrangementsdata med Overture og dokumenteres lenger ned i manualen.

Innlogging og brukere

Når du åpner Overture, velger du brukerkontoen din fra listen og skriver inn passordet. Hver bruker tilhører en rolle (f.eks. Admin, Produsent, Leser) som styrer hvilke sider og handlinger som er tilgjengelige.

Førstegangs passordbytte

Hvis en admin merker en konto med må bytte passord, blir brukeren tvunget til å sette et nytt passord før de kan bruke appen.

Online-indikator

Stabskort viser en liten grønn prikk i øvre høyre hjørne av avataren når en bruker koblet til det stabsmedlemmet er aktiv. Tilstedeværelse oppdateres hvert 30. sekund og slettes automatisk når nettleserfanen lukkes.

Forbli pålogget og økter

Ved pålogging opprettes en sikker server-økt, lagret i en beskyttet informasjonskapsel (cookie) som sideskript ikke kan lese. Avkrysningsboksen Forbli pålogget på denne enheten styrer hvor lenge økten varer:

Huket av — økten er gyldig i inntil 30 dager og forlenges hver gang du bruker appen, så vanlig bruk logger deg aldri ut. Den overlever at nettleseren lukkes, omstart og (på iOS) at operativsystemet kaster ut PWA-en.
Ikke huket av — økt for delt enhet: avsluttes når du lukker nettleseren, og uansett etter 12 timer. Bruk dette på offentlige/delte maskiner.

Standard er på når Overture kjører som installert app (PWA) og av i en vanlig nettleser. Utløper økten mens du er borte, sendes du tilbake til innloggingsskjermen — bare logg inn på nytt. Trykk Logg ut i profilmenyen for å avslutte økten på denne enheten umiddelbart.

To-faktor-autentisering (2FA)

Overture støtter tidsbaserte engangskoder (TOTP) som fungerer med Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator og alle andre RFC 6238-kompatible apper. Når 2FA er aktivert, krever pålogging både passordet ditt og en sekssifret kode fra autentikatoren.

Slik aktiverer du 2FA på kontoen din:

Klikk på navnet/avataren din øverst til høyre for å åpne profilmodalen.
I seksjonen To-faktor-autentisering, klikk Aktiver 2-faktor-autentisering.
Trykk Åpne i autentikator på telefonen (autentikator-apper fanger opp lenken), eller kopier oppsettsnøkkelen manuelt inn i appen.
Skriv inn den første sekssifrede koden appen genererer i feltet og klikk Bekreft og aktiver.

Fra nå av vises et ekstra steg ved hver innlogging der du må skrive inn gjeldende kode.

For å deaktivere (kun ikke-admin-kontoer): åpne samme seksjon og klikk Deaktiver — du blir bedt om å skrive inn en gjeldende kode først.

Admin-kontoer må bruke 2FA. Admins blir tvunget til å aktivere 2FA ved første innlogging og kan ikke deaktivere det selv. Hvis en admin mister enheten sin, må en annen admin nullstille det for dem (se under).

Admin: nullstille en annen brukers 2FA

Hvis en bruker mister telefonen eller bytter til en ny, vil ikke kodene deres validere lenger. En hvilken som helst admin kan nullstille 2FA på en hvilken som helst konto:

Åpne Innstillinger → Brukere.
Finn brukeren i tabellen — en Nullstill 2FA-knapp dukker opp ved siden av Rediger når 2FA er aktivert.
Klikk og bekreft. Neste innlogging trenger bare passordet; brukeren kan registrere en ny autentikator-app fra profilmodalen etterpå.

Passkeys (Face ID / Touch ID / Windows Hello)

En passkey lar deg logge inn med enhetens biometri eller PIN i stedet for å skrive passord og 2FA-kode — med ett trykk. Passkeys er phishing-sikre: de virker bare på det ekte Overture-nettstedet, og verken passord eller fingeravtrykk forlater noen gang enheten din. En passkey dekker begge faktorer samtidig og erstatter dermed passord + kode for daglig pålogging (passord og 2FA beholdes som reserve).

Slik legger du til en passkey:

Logg inn som vanlig, klikk deretter navnet/avataren din → åpne profilmodalen.
I seksjonen Passkeys, klikk Legg til en passkey på denne enheten.
Godkjenn med Face ID / Touch ID / Windows Hello / enhetens PIN. Passkey-en vises i listen.

Slik logger du inn med passkey: på innloggingsskjermen trykker du 🔑 Logg inn med passkey og godkjenner — ingen brukernavn nødvendig. Fjern en passkey når som helst fra samme Passkeys-seksjon.

Verdt å vite: Hvis enhetene dine synkroniserer passkeys (Apple iCloud-nøkkelring, Google Passordbehandling), virker en passkey laget på én Apple-/Google-enhet automatisk på de andre — du ser fortsatt bare én oppføring i listen. Passkeys er knyttet til nettstedets adresse, så en passkey laget på den ekte siden dukker ikke opp på demo-siden, og omvendt. På en helt ny enhet utenfor den synkroniseringen (en Windows-PC, en Android-telefon, en sikkerhetsnøkkel) legger du til en ny passkey der. Mistet alle enhetene? Logg inn med passord + 2FA og legg til en ny passkey.

Tips: Bare en Admin kan opprette eller slette brukerkontoer. Gå til Innstillinger → Brukere.

Mobilapp (PWA)

Overture er en Progressive Web App. Det er ingenting å laste ned fra en app-butikk — du installerer det levende nettstedet som en app direkte fra nettleseren. Den installerte appen får sitt eget ikon, kjører i et frittstående vindu uten nettleserkrom, og (på iOS) er den eneste måten å motta system-push-varsler på.

Installer på iPhone / iPad (Safari)

Åpne Overture i Safari (ikke Chrome — iOS tillater bare PWA-installasjon fra Safari).
Logg inn én gang så appen husker kontoen din.
Trykk på Del-knappen (firkanten med pilen som peker oppover) nederst på skjermen.
Bla i listen og trykk Legg til på Hjem-skjerm.
Bekreft navnet og trykk Legg til.

Et Overture-ikon ligger nå på Hjem-skjermen din. Åpne det derfra — ikke fra Safari — for å bruke den frittstående appen og for å aktivere push-varsler.

Installer på Android (Chrome / Edge)

Åpne Overture i Chrome eller Edge.
Du ser vanligvis et Installer app-banner nederst — trykk på det. Hvis du gikk glipp av det, åpne nettlesermenyen (⋮) og velg Installer app eller Legg til på Hjem-skjerm.

Installer på datamaskin (Chrome / Edge)

Åpne Overture i Chrome eller Edge.
Se etter installer-ikonet helt til høyre i adressefeltet (en liten skjerm med en pil ned).
Klikk og bekreft.

Oppdateringer

PWA-en oppdateres automatisk i bakgrunnen. Når en ny versjon er tilgjengelig, laster appen seg inn på nytt etter at de nye filene er lastet ned. Du kan bekrefte hvilken versjon du kjører ved å se på det lille versjonsmerket nederst til høyre i app-vinduet.

iOS treg til å oppdatere? Hvis du er sikker på at en ny versjon er deployet, men versjonsmerket fortsatt viser det gamle tallet, tving stenging av PWA-en fra iOS-appbytteren (sveip opp fra bunnen og hold, sveip deretter Overture-kortet opp) og åpne det igjen fra Hjem-skjermen. iOS cacher noen ganger appen aggressivt.

Sanntidssynkronisering

Overture poller databasen hvert 15. sekund og fletter inn endringer andre brukere (eller andre faner du selv har åpne) har gjort. Det finnes ingen "Lagre og last på nytt"-flyt — endringer flyter direkte. Et lite online-statusmerke i toppmenyen viser om sanntidssynkroniseringen er sunn.

Endringer i en annen fane dukker opp her ved neste poll.
Felt-nivå "dirty"-sporing beskytter det du skriver: så lenge et felt har ulagrede endringer, vil pollen ikke overskrive det.
Lokal-først-skriving — endringer lagres umiddelbart til lokal lagring, deretter til serveren. Hvis serveren kortvarig er utilgjengelig, settes arbeidet i kø og sendes når tilkoblingen er tilbake.
Klientportal-synkronisering på tvers av faner — når en klient leverer skjemaet i en annen fane, vises endringen her uten omlasting.

Catch-rapporter og andre "snapshot"-visninger kan oppdateres på forespørsel via en ↻ Kjør på nytt-knapp (se Catch nedenfor).

Navigasjon

Ikon-sidemenyen langs venstre kant inneholder lenker til alle hovedseksjoner. Klikk et ikon for å navigere; aktiv side er fremhevet. Varselbjellen ligger i toppmenyen — se Varsler.

Ikon	Side	Beskrivelse
⊞	Oversiktspanel	Kort sammendrag av gjeldende uke
📅	Kalender	Visuell uke-/måned-/listekalender med lokalefilter
👤	Kontakter	Klient- og partnerkontaktdatabase
📋	Arrangementer	Tabellarisk liste; støtter gruppering etter produksjon
👥	Stab	Stabskatalog med online-indikator
⏱	Tidslinje	Horisontal personalplanleggingsvisning (Gantt-stil)
🔧	Ressurser	Utstyrs- og rominventar
🕵	Catch	Lagrede søk for ad hoc-rapporter på tvers av appen
📊	Rapporter	Inntekts- og billettdiagrammer (Tixly-drevet)
⚡	Integrasjoner	Eksterne systemtilkoblinger (Tixly, Make, Drive, feeder)
⚙	Innstillinger	All konfigurasjon, inkludert kontraktmaler

Oversiktspanel

Oversiktspanelet gir et levende sammendrag for gjeldende uke:

Statistikkrad — arrangementer denne uken, bekreftede vs. foreløpige, billetter solgt, ukentlig og hittil i år-inntekt (krever Tixly-tilkobling).
Kommende arrangementer — neste arrangementer i gjeldende uke, datosortert.
Trenger oppmerksomhet — arrangementer som er kommende men foreløpige, mangler lokale, eller har gått over innleveringsfrist.
Stab i dag — alle ansatte tildelt dagens arrangementer med skifttider.
Lokalebelegg — søyle per lokale som viser hvor mye det er booket denne uken.
Topp-kontakter — kontaktene som oftest er koblet til arrangementer.
LIVE-merke — arrangementer som pågår nå (basert på systemtid) får et animert rødt LIVE-merke i Oversiktspanelet og Kalenderen.

Tips: Klikk på et arrangement i "Kommende arrangementer" for å åpne inspektøren.

Kalender

Kalenderen er hovedvisningen for å navigere arrangementer over tid. Tre visningsmodi finnes øverst til høyre:

Uke — sjukolonners rutenett mandag–søndag. Arrangementer vises som fargekodede blokker. Dra-og-slipp for å flytte mellom datoer.
Måned — tradisjonell månedskalender med arrangementstitler og status-prikker.
Liste — flat datosortert liste, egnet for utskrift.

Navigasjon

Bruk ‹ og › for å bla bakover/fremover; I dag hopper til gjeldende dato. En minikalender i sidekolonnen lar deg hoppe til en bestemt dato.

Lokalefilter

Den sammenleggbare lokalelisten til venstre (eller en rad piller, avhengig av layout) lar deg vise/skjule arrangementer per lokale. Hvert lokale har en farge som matcher kalenderblokkene.

Opprette et arrangement

Klikk en tom dagscelle eller + Nytt arrangement for å åpne produksjonsveiviseren. Fyll inn tittel, type, status, lokale, dato og valgfrie kontakter; veiviseren støtter både enkeltdags-arrangementer og flerdagers produksjoner (master + autogenererte barn).

Dra-og-slipp og konfliktdeteksjon

Dra ethvert arrangement til ny dato/tid. Hvis flyttingen kolliderer med en annen booking i samme rom, får du en advarsel og kan velge å overstyre (f.eks. for tilsiktet rigg-inn under et annet arrangements vindu). Konflikter mellom arrangementer i samme rom markeres rødt overalt.

Gjentakende og flerdagers arrangementer

Gjentakelser kan defineres ved opprettelse. Flerdagers produksjoner (se Produksjoner) dekker en kontinuerlig serie datoer og propagerer mastermetadata til hver barnedato.

Stengte dager

Egendefinerte stengte dager (per lokale eller hele organisasjonen) og bankhelligdager vises visuelt i kalenderen og hindrer utilsiktede bookinger.

Tips: Fargekoding følger arrangementstype-paletten i Innstillinger → Arrangementtyper. Endring av et typenavn migrerer automatisk alle arrangementer som bruker den — ingen manuell oppdatering nødvendig.

Arrangementer (listevisning)

Arrangementsiden viser alle arrangementer gruppert etter måned. Hver måned er en sammenleggbar seksjon med en overskrift som summerer opp totaler — for eksempel «Juni 2026 · 12 arrangementer · 4 820 / 6 500 solgt» — så du ser en hel sesong med ett blikk. Klikk en månedsoverskrift for å legge den sammen; tomme måneder kollapser til én linje. Sammenleggingstilstanden huskes per måned.

Datorekke-kort — hvert arrangement er et kort med en tydelig datoblokk til venstre og til høyre: type, lokale, sjanger, statusmerke og en billettbjelke.
Flerdagers produksjoner vises som ett kort med datointervall (f.eks. 16–20) og et ★ N datoer-merke. Klikk pilen for å folde ut serien til et tre av barnedatoer; klikk selve kortet for å åpne produksjonsmasteren.
Auto-rulling til i dag — når du åpner siden hopper den til første arrangement datert i dag eller senere, og ruller forbi ferdige arrangementer. Er alt i fortiden, lander den på det nyeste.
Fullført-stempel — arrangementer der datoen har passert dempes og merkes ✓ Fullført (statusmerket skjules for disse). En produksjon stemples som fullført når siste dato har passert.
Rediger-knapp — blyanten på hvert kort, produksjonsoverskrift og barnedato åpner hurtigredigering uten å forlate lista.
Filtre avgrenser etter status, type, sjanger, år og sesong; Utvid alle / Legg sammen alle folder alle måneder og produksjoner samtidig.

Klikk på et kort for å åpne arrangement-inspektøren.

Slå sammen arrangementer til en produksjon

Bruk Slå sammen i verktøylinja for å kombinere separate arrangementer til én flerdagers produksjon — for eksempel når et nytt import henter flere datoer for en forestilling du allerede har, eller når to endagsarrangementer hører sammen.

Velg Slå sammen til — en eksisterende produksjon, eller Opprett en ny produksjon (og gi den en tittel).
Kryss av arrangementene som skal foldes inn: hele produksjoner (flytter alle datoene deres) og/eller enkeltstående arrangementer.
Slå sammen — hver valgt dato blir et barn av målmasteren. Egen tidsplan, stab, lokaler og billettall beholdes; kun produksjonstilhørigheten endres.

En tømt kildeproduksjon (alle datoer flyttet ut) fjernes automatisk. Den sammenslåtte produksjonen åpnes i inspektøren etterpå. Sammenslåing skrives til den delte databasen, så alle økter ser den ved neste synk.

Arrangement-inspektør

Inspektøren er det sentrale redigeringspanelet for ett arrangement. Den åpnes når du klikker et arrangement i Kalenderen, Arrangementlisten eller Oversiktspanelet. Topplinjen viser navn, lokale, dato/tid, produsent, statusmerke og typemerke. Hvis arrangementet hører til en produksjon, vises produksjonsnavnet og forrige/neste-dato-piler øverst.

Inspektøren er delt inn i faner (synlighet avhenger av rettigheter):

📋 Info-fane

Kjernedata for arrangementet:

Felt	Beskrivelse
Tittel	Navnet som vises på kalenderen
Type	Kategori (Konsert, Teater, Konferanse, …) — styrer fargekoding
Status	Bookingstatus (Foreløpig, Bekreftet, Avlyst, …)
Sjanger	Underkategori brukt av Catch og rapporter
Lokale	Rommet der arrangementet finner sted
Dato / Dag	Konkret dato, eller gjentakende ukedag hvis dato ikke er satt
Tid / Bookingvindu	Forestillingsstart, pluss bredere bookingvindu (rigg-inn til rigg-ut)
Produsent	Internt stabsmedlem som har ansvar for arrangementet
Produksjon	Kobler arrangementet til en flerdagers produksjon (master/barn)
Kapasitet	Total kapasitet; styrer solgt-prosent
Solgt / Inntekt	Billettsalg (synkroniseres fra Tixly når tilkoblet)
Prisgruppe	Kobling til prismal fra Innstillinger → Priser
Klientkontakter	Én eller flere kontakter; søkbart, multi-valg
Arrangør / Konto	Promotor eller organisasjon som booker arrangementet
Notater	Fri tekst, internt notat

Endringer lagres automatisk når du forlater feltet eller navigerer videre.

🏛 Rom-fane

Lister rommene tildelt dette arrangementet. Du kan legge til/fjerne rom, sette per-rom brukstider og merke om hvert rom er inkludert i leien. Konflikter med andre arrangementer i samme rom markeres rødt.

⏱ Timeplan-fane

Tidssortert liste med dagens kjøreplan — rigg-inn, lydsjekk, dørene åpner, forestilling, forestillingsslutt, rigg-ut, osv. Hvert punkt har kategori, etikett og tid, og sorteres automatisk.

Kategorier kan ha spesielle flagg (konfigureres i Innstillinger → Timeplan):

Forestillingsstart / -slutt-merker (brukes i billettlogikk og rapporter).
Leiestart / Leieslutt-merker — definerer fakturerbart leievindu. Kontraktbyggerens Leieplan-spørsmål leser fra disse og kan skrive til dem.
Vakt-merker per avdeling — når en avdelings "på vakt"-element er på timeplanen, arver stab i avdelingen tidene automatisk.

👥 Stab-fane

Viser alle stabstildelinger for arrangementet. Hver rad viser stabsmedlemmets navn, rolle, bookingvindu (kontraktet på lokalet) og faktisk skiftvindu (jobbtid).

Legg til plassholderroller for å planlegge stillinger før konkrete personer er bekreftet; bytt en plassholder med en reell person når som helst.
Per-tildeling flerdagsmodus (denne datoen / alle produksjonsdatoer / velg datoer) effektiviserer fylling av lange serier.
Innebygd varsle-komposisjonsboks og "varsle alle" sender skiftvarsler.
Avdelingens dekningshull synliggjøres i Catch Dagdekning.
A-/B-ansvarsmerker — små A- og B-knapper på hver tildeling (alltid synlige) markerer hvem som er hovedansvarlig og hvem som støtter. A = ansvarlig / hovedperson (samler informasjon, har ansvaret); B = støtte (bistår A, uten samme ansvar). Nyttig når to deler en rolle — f.eks. to lysteknikere, A-lys og B-lys. Flere A-er på tvers av roller er tillatt (f.eks. en A-lys og en A-lyd på samme arrangement). Personer med A-merke sorteres alltid først, og merket vises som prefiks som A-Lystekniker. Klikk på et satt merke igjen for å fjerne det.
Vaktvindu-synk — en bookings start/slutt følger schedulens på/av-vakt-markører automatisk, også markører du legger til etter at personen er booket. Redigerer du tiden manuelt, stopper auto-synken for den tildelingen.

🔧 Ressurser-fane

Lister utstyr og andre ressurser reservert til arrangementet. Legg til ressurser fra inventaret med + Legg til ressurs og søk etter navn. Hver post viser antall, notater, tilstand og returstatus. Systemet advarer hvis en ressurs er over-allokert på tvers av overlappende arrangementer.

📝 Instruksjoner-fane (Produksjon)

Tilpassbare per-arrangement instruksjonsfelt — Lys, Lyd, FOH, Markedsføring, Inspisient, samt egendefinerte felter du har lagt til i Innstillinger → Instruksjoner. Tre felttyper støttes:

Flerlinjers tekst for paragrafstil-instruksjoner.
Enkeltlinje for korte verdier som "Pinkode", "Wi-Fi-passord", "Døråpning".
Ja/Nei for sjekklisteelementer.

Hver lagret verdi har en revisjonslinje ("lagret av … den …"). Verdier skrevet av et kontrakt-spørreskjema viser et turkis 📩 fra kontrakt-merke, slik at du raskt ser hvilke instruksjoner som kommer fra en generert avtale (og kan bli overskrevet hvis kontrakten regenereres).

"Klistremerke"-felter (line-typen) kan promoteres til inspektør-toppen så kritisk info — døråpning, dresskode — alltid er synlig.

📎 Filer-fane

Vedlegg dokumenter, bilder, ridere og andre filer. Klikk + Legg ved for å laste opp. Hver post viser filnavn, type og opplastingsdato, med last ned / forhåndsvis / fjern-handlinger. Valgfri Google Drive-integrasjon oppretter automatisk en mappe per arrangement; lenken vises på Produksjon-fanen.

⚠️ Risikoanalyse

Overture fyller ut husets risikoanalyse (Word-dokument) for deg. En administrator laster opp én mal én gang; hvert arrangement får da en Fyll ut risikoanalyse-knapp på Produksjon-fanen. Utfyllingen lager en ferdig .docx for det arrangementet — uten å laste ned, redigere i Word og laste opp igjen.

Slik fyller du ut

Åpne et arrangement → Produksjon-fanen → kortet Risikoanalyse. En merkelapp viser Ikke startet, Utkast eller Fullført.
Fyll ut risikoanalyse åpner et skjema som bygges automatisk fra malen. Felt Overture allerede kjenner (sal, dato, kontakt, bemanning …) er forhåndsutfylt og merket · auto; du fyller ut resten.
Radene i risikomatrisen viser S og K som nedtrekk 1–5; R regnes ut automatisk (S × K) og fargelegges (rød ved 10+).
Lagre utkast lagrer svarene; Lagre og generer .docx lager dokumentet, legger det ved arrangementet (Filer-fanen) og laster det ned.
Slett fil fjerner et generert dokument — svarene beholdes, så du kan generere på nytt.

Fyll ut på mobil (QR)

Trykk QR-utfylling på kortet for å vise en QR-kode. Hvem som helst kan skanne den — uten innlogging — og fylle ut analysen på mobil i stående format. Ved innsending genereres .docx-en og lagres rett på arrangementet. Nyttig når du går gjennom lokalet med teamet før innrigg.

Flerdagsproduksjoner

Fyll ut risikoanalysen på master, så deles den med alle datoene — samme ene fil, referert, aldri kopiert. En dato kan velge Overstyr for denne datoen for å ha sin egen, eller Tilbake til master for å gå tilbake til den delte.

Bygge malen (admin)

Last opp én felles Word-.docx under Innstillinger → Instruksjoner → Risikoanalyse-mal. Utform den som du vil — hvilket som helst oppsett, seksjoner og språk. Overture leser to typer plassholdere:

Auto-felt — doble klammer {{ }}. Fylles ut fra arrangementet automatisk, med samme navn som fletteflaggene i kontrakter (behold disse navnene på engelsk). Vanlige: {{Event Title}}, {{Venue}}, {{Date}}, {{Show Time}}, {{Event Type}}, {{Status}}, {{Capacity}}, {{Tickets Sold}}, {{Staff}}, {{Spaces}}, {{Resources}}, {{Organizer}}, {{Contact}}, {{Contact Email}}, {{Producer}}, {{Organisation}}, {{Today}}. Mellomrom i navnet er greit.
Manuelle felt — enkle hakeparenteser [ ], små bokstaver, uten mellomrom. Disse blir felt de ansatte fyller ut, f.eks. [utfort_av], [deltakere], [dato_rigg], [godkjent_av]. Etiketten ved feltet hentes fra teksten i cellen/linjen rundt.

Bygge en risikomatrise

For å få S/K/R-rutenettet (nedtrekk + automatisk R), gi hver farerad et sett manuelle felt som deler en rad-id — bokstaver + tall, f.eks. B1 — med disse forstavelsene:

[s_B1] sannsynlighet (S) · [k_B1] konsekvens (K) · [r_B1] risiko (R, auto = S×K)
[tiltak_B1] tiltak · [ansvarlig_B1] ansvarlig · [frist_B1] frist · [status_B1] status
For tomme rader der ansatte skriver egen fare, legg til [hendelse_B15] — det blir et felt for farebeskrivelse.
Forstavelsene er faste nøkkelord — kopier dem nøyaktig; bare delen etter understreken er din egen rad-id. Hver kolonne godtar en norsk eller engelsk form: S s_/l_, K k_/c_, R r_, tiltak tiltak_/measure_, ansvarlig ansvarlig_/responsible_, frist frist_/deadline_, status status_, hendelse hendelse_/hazard_.

Legg ett slikt sett per tabellrad, med fareteksten som vanlig tekst i raden. Overture oppdager matrisen ut fra disse feltnavnene alene, så tabelloverskriften kan si hva som helst, på hvilket som helst språk. Bruk så mange seksjoner (f.eks. B, S, F, P for ulike områder) og rader du trenger.

Merknader

Bruk nøyaktig {{ }} og [ ]; inne i [ ] bruk bare bokstaver, tall og understrek (ingen mellomrom).
Rediger malen i Word og last opp på nytt når som helst — å bytte den påvirker kun nye utfyllinger; allerede genererte dokumenter beholder sine.
Ansatte trenger tilgang til Produksjon-fanen for å fylle ut; kun administratorer laster opp eller bytter malen.

✓ Oppgaver-fane

Arrangementsspesifikk gjøremålsliste. Oppgaver har beskrivelse, valgfri frist og valgfri tildelt person (et stabsmedlem). Fullførte oppgaver krysser grønt; forfalte oppgaver blir røde. Åpne oppgaver bidrar til Oversiktspanelets "Trenger oppmerksomhet" og Catch Har åpne oppgaver-filteret.

💰 Faktura-fane

Synlig kun for brukere med invoice_view. Viser prisposter basert på arrangementets prisgruppe, med totaler og MVA-beregning. Linjer kan redigeres og egendefinerte linjer legges til. Fakturaen eksporteres til PDF med overskrift, logo og bunntekst fra Innstillinger → Faktura.

Fakturerbar overtid

Når et stabsmedlem bekrefter en timeliste etter at bookingen er slutt og har jobbet lenger enn planlagt, kan de huke av Fakturerbar til kunde. Ved godkjenning bekrefter produsenten avkryssingen. En overtidslinje dukker da opp på fakturaen, adskilt fra grunn-bemanningslinjen:

Grunn-bemanningslinjen fakturerer de planlagte timene; overtiden skilles ut på sin egen Overtid-linje for åpenhet.
Satsen er stabsmedlemmets timesats × prisgruppens overtidsprosent (settes per prisgruppe i Innstillinger → Priser, f.eks. 150 %).
Overtid som ikke er merket fakturerbar, betales likevel til den ansatte (via skiftplanleggeren), men holdes utenfor kundefakturaen.

📬 Innleveringer-fane

Administrerer den eksterne klientportalen — en egen URL du sender til en klient så de kan oppgi tekniske og produksjonsmessige detaljer. Fra denne fanen kan du:

Generere en unik portal-URL og tilgangskode.
Sette en innleveringsfrist.
Sende lenken på e-post direkte fra Overture (se Klientportal).
Gjennomgå det klienten har sendt inn; nye innleveringer utløser et varsel til produsenten.
Bytte skjemamal per arrangement hvis standardmalen ikke passer.

📄 Kontrakter-fane

Lister hver kontrakt generert for dette arrangementet. Hver rad viser status (utkast / sendt / signert), opprettelsesdato, hvem som signerte og når. Handlinger per kontrakt:

Forhåndsvis / Skriv ut PDF — åpner den rendrede kontrakten.
Send for signering — admin signerer først, så sendes en unik signeringslenke til klienten.
Status-sporing — når klienten signerer, utløses et varsel og inspektøren reflekterer ny tilstand.

Klikk + Ny kontrakt for å starte kontraktveiviseren — velger mal, går gjennom eventuelt spørreskjema, lar deg gjennomgå sammensatt brødtekst, og genererer PDF.

🕘 Historikk-fane

Kronologisk logg over alle endringer på arrangementet — hvem endret hva og når. Oppføringer registreres automatisk hver gang en endring lagres, inkludert kontraktsignaturer, statusoverganger og portalinnleveringer.

Produksjoner (flerdagers)

En produksjon er en serie relaterte arrangementer som deler én identitet. Eksempler: en 5-kvelds teaterserie, en flerdagers konferanse, et turnéforestilling som okkuperer lokalet i to uker.

Master- og barnearrangementer

Hver produksjon har ett masterarrangement (uten konkret dato — representerer hele serien) og ett barnearrangement per dato. Endring på masteren kan propagere felter som type, status, arrangør eller sjanger ned til alle barn. Endringer på et barn påvirker bare den datoen.

Hvor flerdagers status spiller inn

Catch sorterer arrangementer kronologisk og behandler en master uten egen dato som om den finner sted på den tidligste barnedatoen, slik at produksjonen holdes gruppert med datoene sine.
Kontrakter kan avgrenses til "hele produksjonen" (lagret på masteren) eller "bare denne dagen" (lagret på barnet) — se Kontraktveiviser-omfang.
Leieplan i en kontrakt får én rad per barnedato, med en "samme tider hver dag"-bryter for ensartede serier.
Rapporter kan brytes ned per produksjon for full run-of-show-analyse.

Kontakter

Kontaktsiden er CRM-et — en søkbar database over organisasjoner og enkeltpersoner du jobber med. Hvert kontaktkort viser navn, selskap, e-post, telefon og fargekodet initial-avatar.

Opprette en kontakt

Klikk + Ny kontakt, fyll ut skjemaet, lagre. Tilgjengelige felter konfigureres i Innstillinger → Kontakter.

Vise en kontakt

Klikk et kort for å åpne sidepanelet med alle utfylte felter (Kontaktdetaljer, Selskap, Adresse, Sosialt, Egendefinert).

Koble kontakter til arrangementer

Kontakter kobles fra Info-fanen i inspektøren. Flere kontakter per arrangement støttes, og første kontakt regnes som den "primære" klienten for kontrakt-flettetagger og e-poster.

Bulkimport

Knappen ⬆ Importer aksepterer en JSON- eller CSV-fil og guider deg gjennom feltmapping — nyttig ved migrering fra et annet system.

Stab

Lister alle interne ansatte som kort: navn, rolle, avdeling, e-post, telefon. En grønn prikk i avatarens øvre høyre hjørne indikerer at personen er online i Overture. Klikk et kort for å åpne stabspanelet med alle detaljer og skifthistorikk.

Ny stab legges til i Innstillinger → Stab og avdelinger. Hvert stabsmedlem kan kobles til en brukerkonto slik at rettigheter og online-status henger sammen automatisk.

Stab-editoren har en avkrysning Shop steward (tillitsvalgt). Flere kan være tillitsvalgt. En tillitsvalgt hvis brukerkonto har rettigheten Shift Planner → Access kan logge inn i skiftplanleggeren, scopet til sin egen avdeling — for å medgodkjenne turnusen og se avvik. Se Roller og rettigheter og Skiftplanlegger → Tilgang.

Stabs-tidslinje

En horisontal Gantt-stil-visning av alle stabstildelinger gjennom uken. Hver rad er et stabsmedlem; hver blokk er et arrangement de er booket til. Bruk uke-piler for å bla forover/bakover; klikk en blokk for å åpne arrangement-inspektøren.

Avdelingsfilter-piller øverst lar deg fokusere på ett team. Godkjente fravær og skiftendringsforespørsler fra Skiftplanleggeren vises inline så du kan planlegge rundt dem.

Ressurser

Hele utstyrs- og rominventaret. Hver ressurs har navn, kategori, antall, tilstand og (valgfritt) en serviceloggsom sporer når den sist ble inspisert eller reparert. En ressurs som er fullt allokert for en dato vises som utilgjengelig på kortet sitt.

Ressurser reserveres per arrangement fra Ressurser-fanen i inspektøren. Over-allokeringer på tvers av overlappende arrangementer blir oppdaget og synliggjøres som Catch Konflikter.

Rapporter

Aggregert analyse på tvers av lokalet:

Inntekt — månedlig stolpediagram over bruttoinntekt fra Tixly.
Billetter — månedlig billettsalg.
Kapasitet / belegg per lokale.
Timer per avdeling eller individ, eksporterbart for lønn.
Produksjonssammendrag — konsolidert inntekt og oppmøte for en flerdagers serie.

Merk: Inntekts- og billettverdier fylles ut først når en Tixly-integrasjon er tilkoblet og synkronisert.

Catch (lagrede søk)

Catch lar deg bygge, lagre og kjøre filtrerte søk på tvers av arrangementer, stab, ressurser, vedlegg og instruksjoner. Hver lagret catch vises i venstre liste; klikk en for å kjøre den og se resultatet i høyre rute.

Emner

Velg hva du filtrerer — hvert emne eksponerer relevante filtre:

Emne	Hva det returnerer
Arrangementer	Arrangementer som matcher sjanger, type, status, datointervall, arrangør, kapasitet %, manglende stab, kontraktstatus, ukedag, osv.
Dagdekning	Dager der skift finnes uten arrangementer, arrangementer uten bekreftet stab, ledige lokaler, helt tomme dager
Konflikter	Dobbelt-bookede staber, over-allokerte ressurser, lokalekonflikter, produksjonsdrift
Ressursbruk	Når og hvor en ressurs brukes; støtter flytdiagram-visning
Lokalebookinger	Dager et lokale er booket, valgfritt avgrenset etter arrangementstype eller prisgruppe
Stabstildelinger	Hvem er allokert til hva og når, etter avdeling eller individ
Ressurser	Ressurskatalog filtrert etter gruppe, manualer, servicelogg, bruk
Vedlegg	Søk i opplastede manualer og arrangementsdokumenter
Instruksjoner	Bla gjennom instruksjonstekst på tvers av arrangementer, valgfritt som kolonner per felt

Kjør på nytt, oppdater og "sluppet"-tidsstempel

Et generert catch er et øyeblikksbilde. Toppen viser når søket sist ble "sluppet" (kjørt) og en ↻ Kjør på nytt-knapp. Kjør på nytt henter ferskeste data (tvinger en server-poll, så leser fra lokal lagring) og evaluerer søket på nytt. En toast viser hvordan resultatet endret seg: +3 rader, −2 rader, ~5 endret (cellen endret innhold), eller ingen endring.

Datosortering og flerdagers arrangementer

Resultater for arrangement-emnet sorteres kronologisk. En flerdagers produksjonsmaster (uten egen dato) plasseres på sin tidligste barnedato slik at produksjonen holder seg gruppert med datoene sine i stedet for å havne nederst.

Eksport og utskrift

Hvert catch kan eksporteres som CSV eller skrives ut/lagres som PDF via knappene i resultatets topplinje.

Stale-filter-bevissthet

Hvis du endrer navn på en arrangementstype eller sjanger, migreres alle eksisterende arrangementer automatisk til den nye iden, og alle catches som filtrerer på den iden oppdateres transparent. Hvis du i stedet sletter og oppretter typen på nytt, må du kanskje velge den nye verdien én gang i catch-byggeren.

Varsler

Bjelle i appen

Bjelle-ikonet i toppmenyen viser antall uleste varsler. Klikk det for å åpne nedtrekkspanelet. Varsler dekker:

Kontrakt signert — utløses når en klient signerer en kontrakt du har sendt.
Innlevering mottatt — utløses når en klient leverer portalskjemaet for et arrangement du produserer.
Skift tildelt / fjernet — utløses når en stabs allokeringer endres.
Skiftendringsforespørsler — utløses for ledere når stab ber om bytte.
Oppgave tildelt deg — utløses når en oppgave i et arrangement blir tildelt.
Chat-omtale — utløses når noen @-omtaler deg, rollen din eller avdelingen din i produksjonschatten.

Varsler dedupliseres på tvers av faner, så samme hendelse utløser ikke to varsler. Lest-status synkroniseres via databasen — fjerning på én enhet fjerner alle steder.

Push-varsler (på systemnivå)

De samme hendelsene kan også komme som native iOS / Android / desktop-varsler, selv når Overture er lukket. Dette er opt-in per enhet — hver telefon, nettbrett eller nettleser du logger inn på må aktiveres separat.

Slik aktiverer du på enheten din:

(Kun iOS) Installer Overture som PWA først — se Mobilapp (PWA). iOS tillater ikke push-varsler fra en vanlig nettleserfane; installasjon på Hjem-skjermen er obligatorisk.
Åpne Overture og klikk på navnet/avataren øverst til høyre for å åpne profilmodalen.
I seksjonen Push-varsler, klikk Aktiver push-varsler.
Tillat tillatelsesforespørselen som operativsystemet / nettleseren viser.

Statusen endres til ✓ Aktivert på denne enheten. For å slå det av senere, klikk Deaktiver i samme seksjon.

Per enhet, per konto. Aktivering av push på iPhonen din aktiverer det ikke på laptopen din, og omvendt. Hvis du logger inn som en annen bruker på samme enhet, må du aktivere push for den kontoen også.

Klikk på varsel — direkte til riktig sted

Når du trykker på et system-push-varsel (eller klikker på et varsel i bjellepanelet) tas du rett til relevant sted i stedet for landingssiden:

Oppgave tildelt → åpner arrangementinspektøren på Oppgaver-fanen.
Chat-omtale → åpner inspektøren på Produksjon-fanen der chat-panelet ligger.
Kontrakt signert / usignert → åpner arrangementets Kontrakter-fane.
Innlevering mottatt → åpner arrangementets Innleveringer-fane.
Timeplan-merke → åpner arrangementets Timeplan-fane.
Skiftbytte godkjent / avslått → hopper til stabs-tidslinjen på riktig dag.
Timelisteforespørsel → åpner timeliste-modalen direkte.

Hvis appen er lukket når du trykker, åpnes den, logger deg inn (eller viser innloggingsskjermen hvis økten har utløpt) og ruter etter at data er ferdig lastet. Direktekoblingen overlever også 2FA-steget — fullfør koden og du lander på riktig sted.

Klientportal

Klientportalen er en offentlig, innloggingsfri side der en kontakt fyller inn tekniske og produksjonsmessige detaljer for arrangementet. Fra inspektørens Innleveringer-fane genererer du en unik URL og tilgangskode og sender den på e-post.

Hva klienten ser

Portalsiden er merket med organisasjonsnavnet og arrangementets tittel og lokale.
Skjemafelter konfigureres per mal (tekst, valg, dato, tid, filopplasting, ja/nei, osv.).
Bekreftelses-e-post sendes ved innlevering; produsenten får et varsel i Overture.

E-postkomposisjon

Klikk Send på e-post for å åpne komposisjonen, ferdigutfylt fra e-postmalen (Innstillinger → Kontakter → E-postmaler). Du kan velge en kontakt på arrangementet eller skrive en adresse manuelt. Variabler som løses automatisk inkluderer:

Variabel	Erstattet med
`{{first_name}}`	Mottakerens fornavn
`{{event_title}}`	Arrangementets tittel
`{{portal_url}}`	Innleveringsportalens URL
`{{access_code}}`	Portalens tilgangskode
`{{deadline_line}}`	Forhåndsformatert fristlinje (tom hvis ingen frist)
`{{org_name}}`	Organisasjonsnavn
`{{producer_name}}`	Arrangementets produsent

To sendemoduser: Åpne i e-postprogrammet (gir et utkast til lokal e-postklient) eller Kopier til utklippstavlen.

Kontraktbygger

Overtures kontraktbygger gjør en mal pluss noen veiviser-svar om til en polert, signérbar PDF — og kan skrive svarene tilbake inn i arrangementet så driftsteam ser dem automatisk. Systemet har tre lag: Maler og spørsmål (konfigureres én gang), Genereringsveiviseren (brukes per kontrakt), og Digital signering (admin → klient-signaturflyt).

Maler og spørsmål

Maler ligger under Innstillinger → Faktura / Kontrakt. Hver mal har:

Navn og signatur-etikett — f.eks. "Standardleie" / "Leietakers signatur".
Logoposisjon og kontraktstittel.
Brødtekst — fritt A4-redigeringsfelt med enkel markdown (## Overskrift, **fet, --- for skillelinje).
Flettetagger — klikk hvilken som helst turkis brikke i høyre felt for å kopiere til utklippstavlen. Tagger løses ved generering: {{Event Title}}, {{Date}}, {{Venue}}, {{Contact}}, {{Account}}, osv.
Spørsmål — et valgfritt spørreskjema som kjører i veiviseren og setter inn svar ved {{section: id}}-anker i brødteksten.

Spørsmålstyper

Type	Veiviser-kontroll	Hva som havner i kontrakten
`yes_no_snippet`	Avkrysningsboks + redigerbar tekstbit	Tekstbiten (kun hvis avkrysset)
`text`	Fri tekstboks	Det brukeren skriver (kun hvis ikke tom)
`select_with_snippet`	Nedtrekksliste + redigerbar tekstbit	Den valgte opsjonens tekstbit
`venue_terms_select`	Lokale-velger + redigerbar tekstbit	Det valgte lokalets Kontraktsvilkår, med lokalets navn som overskrift
`rental_schedule`	Per-dato Start- / Slutt-tidsvelgere + total	Auto-formattert leievinduyl-blokk; se Leieplan

Seksjonsanker

Plasser {{section: id}}-anker hvor som helst i brødteksten for å markere hvor hvert spørsmåls tekstbit skal lande. Hvert spørsmål har en ⤵ Sett inn anker-knapp som plasserer ankret ved markøren. Anker uten svar kollapser til ingenting — inkludert linjen de satt på, hvis den bare inneholdt ankret.

Overskrift-prefiks

Som standard får hver besvart seksjon en automatisk ## SpørsmålsEtikett-overskrift (gjengis som fet seksjonsoverskrift i PDF-en). Per-spørsmål-avkrysning "Vis spørsmålsetikett som seksjonsoverskrift i kontrakten" slår av dette der du vil at en tekstbit skal flyte inline. Typen venue_terms_select bruker det valgte lokalets navn som overskrift i stedet for spørsmålsetiketten.

Tilbakeflyt til arrangementsfelt

Hvert spørsmål kan sende svaret tilbake inn i et instruksjonsfelt på arrangementet ("Send svar til arrangementsfelt"-nedtrekksliste). To moduser:

Erstatt — overskriver feltet ved Generer; hvis feltet allerede har annet innhold, ber veiviseren om bekreftelse.
Legg til — legger til en blank linje etterfulgt av svartekst. Alltid stille.

Felter skrevet på denne måten viser et 📩 fra kontrakt-merke i inspektøren så du vet at verdien kan regenereres.

Genereringsveiviser

Fra inspektørens Kontrakter-fane, klikk + Ny kontrakt. Veiviserens steg tilpasser seg det som er tilgjengelig:

Velg mal (hoppes over hvis bare én finnes).
Besvar spørsmål (hoppes over hvis valgt mal ikke har spørsmål).
Gjennomgå og generer — A4-forhåndsvisning med brødteksten ferdig sammensatt (flettetagger løst, seksjoner fylt). Rediger fritt om nødvendig; klikk Generer PDF.

Flerdagers produksjonsomfang

Hvis du åpner veiviseren fra et barn av en flerdagers produksjon, viser et banner øverst:

Dette er dag 2 av 5 i Produksjonsnavn. [📋 Hele produksjonen (5 dager)] [📄 Bare 2026-05-06]

Hele produksjonen — bruker masterarrangementet for flettetagger; kontrakten lagres på masteren; rental_schedule viser én rad per barnedato.
Bare denne dagen — bruker barnet du er på; kontrakten lagres på barnet; rental_schedule viser én rad.

Bytter du omfang midt i veiviseren, beholdes fritekst-svar men rental_schedule-svar nullstilles (datosettet har endret seg).

Frosne svar

Veiviserens svar (og eventuelle redigeringer av tekstbiter på stedet) lagres på kontraktposten sammen med den sammensatte brødteksten. Å åpne en generert kontrakt på nytt gjengir alltid det som ble generert, selv om maler eller lokalevilkår endres senere.

Leieplan

Spørsmålstypen rental_schedule spør etter Start- og Slutt-tid per dato. Den integrerer begge veier med Timeplan-fanen:

Forhåndsutfylling

Hvis timeplanselementer flagget Leiestart / Leieslutt finnes, fylles tidene inn (mest presist; behandles som autoritativt).
Ellers fylles de tidligste og seneste timeplantidene inn (dekker det vanlige Rigg-inn … Rigg-ut-vinduet).
Hvis ingen timeplanselementer finnes, er feltene tomme.

Flerdagers input

For et flerdagers produksjonsomfang viser veiviseren én rad per barnedato. Avkrysningsboksen Bruk samme tider hver dag (på som standard) lar deg fylle inn én gang og bruke for hver dato; fjern krysset for per-dag-overstyring. En levende Total viser sum timer; nattevinduer (slutt før start) detekteres og merkes.

Auto-generert tekstbit

Enkeltdag → én linje: Leievindu: 2026-05-10, 09:00–23:00 (14 t).

Flerdagers → punktliste med totaler:

• 2026-05-10  09:00–23:00  (14 t)
• 2026-05-11  09:00–23:00  (14 t)
• 2026-05-12  10:00–02:00  (16 t, natt)
Total: 44 t.

Tilbakeflyt til timeplan

Veiviseren tilbyr en avkrysning "Skyv disse tidene inn i arrangementets timeplan ved Generer". Når aktivert (på som standard hvis ingen leie-merker fantes), får hvert berørt arrangement Leiestart / Leieslutt-elementer i timeplanen — eksisterende merker oppdateres på stedet, manglende legges til. En toast bekrefter hvor mange arrangementer som ble berørt.

Digital signering

Signering av en kontrakt har to faser:

Admin signerer og sender — når du klikker Send for signering, åpnes et signaturlerret. Tegn signaturen din, skriv fullt navn og bekreft. Signaturen din innebygges i PDF-en.
Klient-signeringslenke — Overture genererer en unik URL og sender den på e-post til kontakten. Klienten kan signere fra hvilken som helst enhet — siden er mobilvennlig og innloggingsfri.

Når klienten signerer, utløser Overture et Kontrakt signert-varsel til produsenten, kontraktens status flyttes til signert, og inspektørens kontraktrad oppdateres med signererens navn og tidspunkt. En medsignert PDF kan nå lastes ned.

Deduplisert på tvers av faner og innlastinger: en gitt signaturhendelse utløser bare ett varsel, selv om pollen fanger den flere ganger.

Kalenderfeeder

Kalenderfeeder er skrivebeskyttede iCal-abonnementer du publiserer for stab eller eksterne partnere. De ligger i Innstillinger → Kalenderfeeder. Hver feed har en etikett, en token-basert URL og et lokalefilter (ett eller flere lokaler). Abonnenter kan lime URL-en inn i Apple Kalender, Google Calendar, Outlook, osv.

Per-lokale-feeder — del bare bestemte rom med en partner.
Token-basert tilgang — feeder kan tilbakekalles umiddelbart uten å endre andre URL-er.
Sist åpnet-tidsstempel på hver feed viser om noen faktisk abonnerer.
Live oppdateringer — innholdet i feeden oppdateres ved hver kalender-app-oppfriskning; ingen manuell republisering nødvendig.

Lokale-info-modalen (klikkbar i kalenderoverskriften osv.) viser en "Aktive feeder for dette lokalet"-liste, så ikke-admin-brukere kan abonnere uten å gå inn i innstillinger — admin styrer fortsatt opprettelse og tilbakekalling.

Innstillinger

Administrasjonsområdet, delt inn i faner. Tilatelsen settings_view kreves for å åpne siden; settings_edit for å gjøre endringer.

Arrangementtyper og statuser

Legg til, endre navn, omorganiser og fargekode arrangementtyper og statuser. Endring av navn på en type eller status auto-migrerer alle arrangementer som bruker den, og oppdaterer alle lagrede catches som filtrerer på den — ingen forlatte ider igjen. En sammenslåing-bekreftelse tilbys hvis den nye iden kolliderer med en eksisterende (nyttig for å rydde opp i "Concert" + "Konsert"-duplikater).

Statuser har også en semantisk rolle (bekreftet / foreløpig / opsjon / avlyst) så Overture forstår betydningen av et egendefinert statusnavn i rapporter og konfliktsjekker.

Sjangre

Definer sjangre for arrangementer (Pop / Rock, Jazz, Klassisk, Folk, osv.) med egendefinerte farger. Sjangre brukes i kalenderens valgfrie sjangerfilter og i Catch-sjanger-filteret. Samme auto-migrering ved omdøping.

Rom og lokaler

Definer hvert fysiske rom på lokalet ditt. Hvert rom har:

Navn, farge, kapasitet, kortkode.
Romgruppe — lokaler som deler en gruppe kan ikke ha overlappende arrangementer.
Info Card-innhold: tekniske spesifikasjoner, bilder, konfigurasjoner (teater / kabaret / stå), opplastede dokumenter, brann og evakueringsnotater.
Kontraktsvilkår-felt — standardtekst som settes inn i leiekontrakter som velger dette lokalet (brukes av venue_terms_select-spørsmålstypen).

Timeplan-kategorier

Konfigurer kategoriene brukt i Timeplan-fanen. Hver kategori har en farge og valgfrie flagg: Forestillingsstart / -slutt, Leiestart / -slutt, samt vakt-merker per avdeling. Egendefinerte flagg lar kontrakt-leieplanen auto-detektere fakturerbare vinduer.

Avdelinger og vakt-merke-sett

Avdelinger grupperer staben din. Hver avdeling kan ha et vakt-merke-sett knyttet til bestemte timeplan-kategorier — når disse kategoriene vises på et arrangements timeplan, arver stab i avdelingen tidene automatisk.

Ressurser og ressursgrupper

Administrer hele ressurskatalogen. Ressurser kan grupperes (Lyd, Lys, Møbler, osv.) for enklere filtrering, og hver har antall, tilstand, valgfri manual / bilde og en servicelogg.

Priser

Opprett prisgrupper (maler) bestående av linjeposter med enhetspris, MVA og antall. En prisgruppe kan kobles til en arrangementkategori så den brukes automatisk, og trekkes inn i fakturaer og kontrakter.

Kontakter

Konfigurer hvilke felter som vises på kontaktposter. Innebygde felter (navn, selskap, e-post, telefon, adresse) kan aktiveres / deaktiveres / omorganiseres, og du kan legge til egendefinerte felter.

E-postmaler

Gjenbrukbare e-postmaler (emne + brødtekst) med {{variabel}}-plassholdere. Brukes av portal-e-postkomposisjonen; kan nullstilles til standard.

Faktura og kontrakt

Faktura-innstillinger (organisasjonsnavn, adresse, MVA-nummer, logo, betalingsbetingelser, bunntekst) brukes for faktura-PDF-generering. Kontraktmal-området ligger her også — se Kontraktbygger for full funksjonalitet.

Innleveringer (portal-maler)

Konfigurer standardskjemaet alle nye arrangementer arver, samt eventuelle per-arrangement-overstyringer. Skjemafelter støtter tekst, valg, dato, tid, filopplasting og ja/nei-input, med betinget vis/skjul-regler.

Instruksjoner

Definer egendefinerte felter som vises i Instruksjoner-fanen til hvert arrangement. Tre felttyper: flerlinjers tekst, enkeltlinje, ja/nei. Hvert felt kan promoteres som "klistremerke" (oppsummerings-brikke i inspektør-toppen).

Brukere

Opprett brukerkontoer, tildel rolle til hver, og koble til en stabspost slik at tilstedeværelse og skift henger sammen. Tving førstegangs passordbytte, nullstill passord eller tilbakekall brukere herfra.

Kalender

Standard visning (uke / måned / liste), første ukedag og visuelle preferanser for kalenderen.

Kalenderfeeder

Administrer iCal-abonnementsfeeder — se Kalenderfeeder.

Generelt

Databasetilkobling (vert, bruker, passord, navn), synkroniseringstoken, organisasjonsnavn. DB-statusmerket viser om sanntidssynkronisering er aktiv.

Juridisk

Personvernerklæring og bruksvilkår vist til klienter i portalbunnteksten.

Integrasjoner

Integrasjoner-siden viser alle eksterne systemer Overture kan koble til. Hvert kort har et statusmerke, sist-testet-tid og en ⚙ Konfigurer-handling.

Overture API (innebygd)

Det innebygde REST-API-et er dokumentert under REST API nedenfor. To tokens styrer tilgang:

Synkroniseringstoken — full lese/skrive. Brukes internt; hold privat.
Skrivebeskyttet token — del med tredjeparter som bare trenger å lese.

Tixly

Kobler til Tixly billettplattformen for å synkronisere billettsalg og inntekt inn i arrangementer. Konfigurer Tixly-endepunkt og -nøkkel. Når tilkoblet fylles Oversiktspanelets inntektsrad og Rapporter-diagrammene automatisk.

Make (Integromat)

Innkommende og utgående webhooks for egendefinerte automatiseringer — Slack-varsler når et arrangement blir bekreftet, Google Calendar-speiling, osv. Kart JSON-payloads til Overture-felter per retning.

Google Drive

OAuth-koble Drive for å auto-opprette en mappe per arrangement til fillagring. Mappens URL vises som arrangementets Drive-lenke; stab bruker den via Produksjon-fanen.

Kalenderfeeder

iCal-abonnementsfeeder — se Kalenderfeeder.

Tips: ↻ Sjekk alle tester alle integrasjoner i ett klikk og oppdaterer statusmerkene.

Skiftplanlegger

Skiftplanleggeren er en applikasjon som følger Overture, med fokus på time-basert stabsplanlegging, fraværsporing, timebank-balanser, validering mot arbeidsregler, og lønnseksport. Den deler brukerkontoer og stabsposter med Overture, og leser arrangementer fra samme database — så et skift-utkast henter alltid de ferskeste arrangementene automatisk.

Sidemenyen inneholder: Uke, Ansatte, Fravær, Timebank, Kontrakter, Importer ICS, Timerapport, Avvik, Innstillinger.

Ukevisning

Hovedrutenettet: rader med ansatte (gruppert etter avdeling), kolonner med ukedager. Hver celle viser skift for den ansatte/dagen som fargede piller (start–slutt, valgfri "OT"-merke for overtid, status-indikator).

I dag-kolonnen er fremhevet i turkis; helger i rosa.
Sticky overskrift og venstre kolonne blir værende synlige under rulling.
Arrangementsrad øverst i rutenettet lister alle arrangementer for uken (fargeprikker etter lokale) så du kan dra et arrangement til en stabscelle for å auto-opprette et skift.
Avdelingsfilter-piller skjuler/viser hele team.
Komprimert visning-bryter reduserer kolonnebredden for tette uker.

Skift og fravær

Opprett et skift ved å klikke en celle eller dra et arrangement til den. Rediger skift inline — start, slutt, rolle, notater, status. Dra for å flytte et skift til annen ansatt eller dag. Flerdagers arrangementer oppretter flerdagers skiftsett i én slipp.

Skiftendringsforespørsler

Stab (via Overtures hovedportal eller Skiftplanleggerens selvbetjening) kan be om bytte: "kan du flytte meg til 10:00–18:00?". Ventende forespørsler vises som banner øverst i ukevisningen. Ledere godtar eller avslår hver. Godtatte skift vises med oransje stiplet kantlinje og en GODTATT-merke pluss kategori (overtid / staggered / annet).

Fravær

Fravær-fanen er en månedsvisning av ferie, sykedager, ulønnet tid, osv. Godkjente fravær vises inline på ukerutenettet så du kan planlegge dekning rundt dem. Noen fraværstyper (f.eks. syk) hopper over godkjenningsflyten.

Timebank

Sporer hvert stabsmedlems overtid- / komptid-balanse. Konfigurerbare terskler (f.eks. etter 40 t/uke → 1,5×) og valg mellom betalt overtid eller bankede komptid.

Validering

Validering-siden rapporterer skiftkonfigurasjoner som bryter arbeidsregler (maks timer/uke, min hvile mellom skift, kontraktet utilgjengelighet, osv.). Hvert avvik viser alvorlighetsgrad (advarsel / feil) og lenker tilbake til det aktuelle skiftet. Egendefinerte regler konfigureres i Innstillinger → Retningslinjer.

Live validering vises også inline: en rød kantlinje på et skift i ukevisningen betyr at det er flagget akkurat nå.

Timer og eksport

Timerapport — totale timer per ansatt/avdeling for et hvilket som helst datointervall; eksporterbart som CSV / PDF, kan e-postes til lønn.
ICS-import — last opp en ekstern .ics-fil for å bulk-opprette skift; konflikter og duplikater flagges for gjennomgang før import.
Lønnseksporter — planlegg gjentakende eksporter til ADP, Guidepoint eller eget CSV-format. Eksporthistorikk logges.

Månedlige arbeidslister (PDF)

Begge månedsvisningene har en 🖨 Skriv ut-knapp som åpner et rent, høykontrast ark for lagring som PDF. Den følger aktivt lag (turnusplan / aktiv turnus), valgt måned og avdelingsfilteret.

Per ansatt — en dag-for-dag-liste for valgt person: dato, ukedag, vakt, timer, merknader. Helger skyggelagt, helligdager uthevet, F-koder (fridager) merket, med sum planlagte timer nederst.
Per team — hele teamet × hver dag i måneden i ett liggende rutenett, med timesum per person.
Eventbookinger viser eventets navn og tidsslot; tiden er blå når den ligger innenfor en vakt, og rød når den ligger utenfor personens vakttid.
Fravær (permisjon, ferie, sykdom osv.) vises alltid — også på dager som også har en planlagt vakt.
Timer fra eventbookinger legges ikke til i summen av planlagte timer (de håndteres separat), og vakter sorteres alltid over eventbookinger.

Skriftlige unntak til avvik

Enkelte røde regelbrudd (brudd på arbeidstidsregler, f.eks. for kort hviletid) kan tillates med et dokumentert, dobbeltsignert unntak. Hver kontrakt setter et lovlig antall unntak per ansatt per kalenderår (Kontrakter → unntak/år, 0 = ingen grense).

Åpne en rød vakt (eller Avvik-siden) og velg Lag unntak. Velg omfang (denne vakten eller en periode), skriv begrunnelsen, og signer som godkjenner.
Den berørte ansatte signerer i Overture: de får et varsel, åpner det og bekrefter med navnet sitt.
Når begge signaturene er på plass, blir den berørte vakten fra rød til oransje med et 📝-ikon (klikk for logg og signaturer) i uke-, måneds- og teamvisning — og i Avvik-lista blir raden også oransje.
Signerte unntak telles per ansatt per år og sjekkes mot kontraktgrensen; overskridelse flagges.
En godkjenner kan annullere et unntak, som gjør vakten rød igjen.

Tilgang, roller og avdelings-scope

Skiftplanleggeren er ikke lenger kun for admin. Hvem som kan logge inn og hva de kan gjøre, styres av Shift Planner-rettighetene på brukerens Overture-rolle (se Roller og tillatelser).

Innlogging krever admin-rollen eller en rolle med Shift Planner → Access. Ikke-admin må ha 2FA aktivert (settes opp i Overture) for å logge inn med passord; en passkey teller som 2FA alene.
Avdelingsledere og tillitsvalgte scopes automatisk til sin(e) egen(e) avdeling(er): de ser og handler kun på ansatte i disse avdelingene. En ikke-admin ser aldri hele virksomheten.
Avdelingsledere tildeles per avdeling i Skiftplanlegger → Innstillinger → Avdelingsledere (kandidatlista = personer satt som department head i Overture). Én person kan lede flere avdelinger.
Tillitsvalgte settes per person via Shop steward-avkryssingen i Overtures stab-editor, og scopes til sin egen avdeling. Flere kan være tillitsvalgt.
En admin som også er avdelingsleder / tillitsvalgt får en veksleknapp i sidepanelet for å bytte mellom full admin (alle avdelinger) og «kun min avdeling».
Sider er beskyttet av rettigheter: visninger (uke/måned/team/ansatte/fravær) krever Access; Avvik og endringslogg krever Deviations; godkjenne/overføre turnus krever Approve; kontrakter, satser, import, rapporter og innstillinger krever Manage.

Roller og tillatelser

Hver bruker har en rolle. Roller defineres i Innstillinger → Brukere og hver rolle bærer et sett med tillatelsesflagg. Den innebygde Admin-rollen har alltid full tilgang. Andre roller kan konfigureres til å tillate eller begrense kombinasjoner av:

Tillatelse	Gir tilgang til
events_view	Kalender og arrangementsliste
events_edit	Opprette og redigere arrangementer
events_own_only	Begrens til arrangementer brukeren produserte eller er koblet til
staff_view / staff_edit	Stab-side, allokeringer og redigering av stabsposter
resources_view / resources_edit	Ressurs-side og inventar
contacts_view / contacts_edit	Kontakt-side
invoice_view	Faktura-fanen i inspektøren
contracts_view / contracts_edit	Kontrakter-fanen og kontraktgenerering
reports_view	Rapporter-side
settings_view / settings_edit	Innstillinger-side
page_catch / page_integrations	Catch og Integrasjoner-side
sp_access	Logge inn i skiftplanleggeren (avdelingsledere / tillitsvalgte). 2FA kreves for ikke-admin.
sp_approve	Godkjenne vakter og måneder, overføre turnus til aktiv, signere unntak
sp_avvik	Se Avvik-siden og lage / signere skriftlige unntak
sp_manage	Kontrakter, lønnssatser, integrasjoner og innstillinger i skiftplanleggeren

Tillatelser kan være fane-nivå (tab_schedule, tab_contracts, osv.) så en produsent kan få tilgang til bestemte inspektør-faner uten å få alt.

De fire Shift Planner-rettighetene (en «Shift Planner»-gruppe i matrisen) slipper ikke-admin inn i tilleggsappen. Tilgangen er alltid scopet per avdeling: en rolleinnehaver ser kun ansatte i avdelingene de leder (tildelt i skiftplanleggeren) eller er tillitsvalgt for (Shop steward-avkryssingen på stabskortet). Se Skiftplanlegger → Tilgang.

REST API

Overture eksponerer et REST API på https://ditt-domene/api.php. Alle forespørsler må inkludere et gyldig token som URL-parameter (?token=…) eller i HTTP-headeren X-CRM-Token.

Tokens

Full-tilgangs-token — tillater GET og POST. Brukt av Overture selv for synkronisering.
Skrivebeskyttet token — tillater bare GET. POST-forespørsler returnerer 403 Forbidden.

Nøkkel-endepunkter

Metode	Sti / Handling	Beskrivelse
GET	`?action=get&key=ov_events_v1`	Hent alle arrangementer
GET	`?action=get&key=ov_staff_v1`	Hent all stab
GET	`?action=get&key=ov_accounts_v1`	Hent alle kontakter
GET	`?action=get&key=ov_details_v1`	Hent detaljposter (kontrakter, timeplan, instruksjoner, osv.)
GET	`?action=get&key=ov_productions_v1`	Hent alle produksjoner
GET	`?action=timestamps`	Hent sist-oppdatert-tidsstempel per nøkkel (brukt av polling)
POST	`action=set`	Skriv nøkkel/verdi (kun full-tilgangs-token)
GET	`?action=health`	Helsesjekk — returnerer 200 OK

Merk: Alle data lagres som JSON-strenger under navngitte nøkler. Lesing av en nøkkel returnerer rå JSON; skriving erstatter hele nøkkelverdien. Samtidige skrivinger til samme nøkkel er siste-skriving-vinner, så konsumenter bør hente-modifisere-skrive innen et kort vindu.